Làm thế nào để một điều phối viên sự kiện dành một ngày làm việc?

Sẵn sàng cho những chuyện bất ngờ. Đó có thể là phương châm của mọi điều phối viên sự kiện. Hầu hết các nhà hoạch định sự kiện đều đồng ý rằng không có ngày nào là một ngày bình thường. Chỉ cần hỏi Carol Rosen, một nhà hoạch định sự kiện đặc biệt được chứng nhận từ Los Angeles. Một ngày nọ, Rosen kết nối với các nhà cung cấp mới. Tiếp theo, cô ấy đang soạn thảo hợp đồng sự kiện. Với các chức năng phạm vi rộng và thời hạn không đổi, lĩnh vực này có nhịp độ nhanh và đòi hỏi cao. Nói tóm lại, không có đủ thời gian trong ngày và không có đủ ngày cuối tuần trong năm, Lou nói, Ann Ann Dunn, một chuyên gia tư vấn về Master Wedding được chứng nhận và chủ sở hữu của Artful Party ở Salina, Kansas. Sự căng thẳng có thể đáng giá, tuy nhiên. Các nhà hoạch định sự kiện cho biết không có gì bổ ích hơn là mang đến cho khách hàng sự kiện mơ ước của họ. Lập kế hoạch sự kiện là một trong những ngành nghề tốt nhất hiện nay, theo US News & World Report. Các số từ Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ cho thấy an ninh công việc, với việc làm của các nhà hoạch định hội nghị và hội nghị được thiết lập để tăng tổng cộng 16 phần trăm từ năm 2008 đến 2018.

Công việc thường ngày

Các nhà hoạch định sự kiện dành phần lớn thời gian của họ trong văn phòng. Đối với Rosen, điều đó có nghĩa là rất nhiều giờ trên máy tính hoặc điện thoại với các nhà cung cấp hoặc khách hàng, thực hiện các hợp đồng, lịch trình sản xuất, kế hoạch sàn và các chi tiết khác. Rosen cho biết cô nhận được nhiều, rất nhiều email của các nhà cung cấp muốn làm việc với cô ấy hoặc nằm trong danh sách ưa thích của cô ấy và cô ấy dành thời gian mỗi ngày để giới thiệu chúng đến các nguồn giáo dục và mạng. Từ văn phòng, điều phối viên sự kiện cũng nghiên cứu và chọn địa điểm tổ chức sự kiện, sắp xếp các dịch vụ hỗ trợ như phục vụ ăn uống, thiết lập liên lạc điện tử cho các sự kiện, đàm phán thỏa thuận với các cơ sở và nhà cung cấp và tạo ngân sách chi phí dự án sự kiện.

Ngoài công việc văn phòng có thể bao gồm chạy việc vặt liên quan đến sự kiện và tổ chức các cuộc họp xây dựng mối quan hệ với các địa điểm và nhà cung cấp như nhiếp ảnh gia, người cung cấp thực phẩm và người bán hoa.

Phát triển ý tưởng là một phần của công việc, quá. Khi cô ấy không tạo ra đếm ngược cho các sự kiện lớn, Tiffany Klein, một nhà lập kế hoạch sự kiện được chứng nhận với Rosecrest Special Events ở San Francisco, cho biết cô lùng sục các tạp chí, Internet, bảo tàng, nhà hàng và cửa hàng để trang trí, nhà cung cấp và ý tưởng địa điểm. Tôi thích mỗi bên có một sự thay đổi và tôi không nghĩ mình đã làm điều tương tự hai lần, Klein Klein nói. Nếu một sự kiện đang chờ xử lý, Klein đang bận rộn xác nhận thực đơn, nói chuyện với những người bán hoa và người cung cấp thức ăn một triệu lần để giải quyết các chi tiết vào phút cuối, ghim xuống ánh sáng, tạo sự ủng hộ cho bữa tiệc và sắp xếp đỗ xe và kiểm tra áo khoác, trong số các nhiệm vụ khác. Klein Đó là những chi tiết nhỏ - ban nhạc jazz chơi trong giờ cocktail, hay đế lót ly bia cổ điển của Đức trong các bữa tiệc lễ hội tháng mười - làm cho một bữa tiệc thực sự đặc biệt và đáng nhớ đối với khách, "Klein nói.

Họp khách hàng

Kết hợp với khách hàng là một phần rất lớn trong công việc của bất kỳ điều phối viên sự kiện nào. Rosen lên lịch các cuộc họp trong những ngày gặp gỡ trực tuyến để tham khảo ý kiến ​​khách hàng trong một bầu không khí thoải mái nhưng chuyên nghiệp tại phòng làm việc của cô ấy. Cô phù hợp với hai cuộc họp một ngày, với thời gian giữa mỗi lần để tổ chức các tệp liên quan đến sự kiện. Cô đặc biệt thích làm việc với những khách hàng yêu cầu sự khác thường hoặc không thực tế - và tìm cách để làm cho dịp này xảy ra. Chẳng hạn, cô từng sản xuất một đám cưới trong bảy tuần cho một cô dâu có ngân sách nhỏ và một người mẹ bị ung thư Giai đoạn 4. Người mẹ đã ở đó để nhảy múa trong đám cưới của con gái và qua đời nhiều tuần sau đó. Không có gì tốt hơn là có thể làm việc một chút phép màu, 180 Rosen nói.

Nhưng làm việc với khách hàng không phải lúc nào cũng đi theo kế hoạch. Mong đợi những người đi bộ hoặc những khách hàng tiềm năng ghé vào mà không hẹn trước. Một người đi bộ có thể phá hủy một ngày, leo Dunn nói. Đây là một đánh giá về cách xử lý một bước đi. Rất khó để từ chối một khách hàng tiềm năng. Nhưng mặt khác, bạn phải đưa ra quyết định về những gì tốt nhất cho bạn và doanh nghiệp của bạn. Đó là nơi mà một người lập kế hoạch sự kiện có kinh nghiệm giúp đỡ.

Hiển thị thời gian

Thời gian khủng hoảng cho các điều phối viên sự kiện đến trong các sự kiện. Các nhà hoạch định phải có mặt cho mỗi sự kiện, giám sát việc giao hàng và thiết lập các sản phẩm bán hàng tự động như gian hàng thực phẩm, ánh sáng hoặc triển lãm, và giúp đăng ký người tham dự và cấp phù hiệu tên. Họ sắp xếp vận chuyển đến và đi từ sự kiện và giúp người tham dự đặt chỗ ở. Cũng trong danh sách việc cần làm: Kiểm tra phòng họp để có đủ chỗ ngồi và thiết bị nghe nhìn, và đảm bảo các sự kiện tuân theo quy định về hỏa hoạn và lao động. Các điều phối viên phải đánh giá xem sự kiện có đáp ứng mục tiêu của khách hàng hay không, thường thông qua các cuộc khảo sát yêu cầu phản hồi về trải nghiệm của người tham dự. Sau buổi trình diễn, một người lập kế hoạch có thể so sánh chi phí và lợi ích của sự kiện để giúp khách hàng xác định xem chi phí đó có đáng giá hay không. Đối với Klein, ngày sự kiện là sự đóng băng trên chiếc bánh của cô. Cô nhìn thấy một lớp học, phòng ăn hoặc sân sau biến thành một bữa tiệc thực sự rất vui và hài lòng, cô nói.

Nhu cầu vật chất

Đừng mong đợi một lịch trình chín đến năm. Các nhà hoạch định có thể làm việc đáng kể hơn 40 giờ một tuần dẫn đến một sự kiện lớn. Trong một sự kiện, giờ có thể chạy từ 5 giờ sáng đến nửa đêm. Giờ cuối tuần là phổ biến là tốt. Các điều phối viên hội nghị và triển lãm thương mại thường phải đối mặt với hàng giờ đứng, đi lại và nâng vật tư. Đối với Rosen, người chuyên tổ chức đám cưới, áp lực mang lại một khoản tiền lớn: niềm vui lớn nhất là giúp ai đó tạo ra một sự kiện xã hội đúng như những gì họ hình dung và là nơi tất cả các yếu tố kết hợp với nhau một cách liền mạch.