Cách sử dụng Excel cho kế toán GAAP

Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung đưa ra một hướng dẫn kế toán cho phép các bên thứ ba đánh giá công bằng hồ sơ tài khoản. Hội đồng tư vấn chuẩn mực kế toán liên bang giữ một cuốn sổ tay về GAAP cho các thực thể liên bang. Kế toán theo GAAP và giao dịch với các công ty làm tương tự giúp dễ dàng tìm thấy dữ liệu liên quan trong hồ sơ vì chúng được duy trì theo cùng một cách. Áp dụng GAAP vào Excel cũng đơn giản như sử dụng các danh mục và công thức GAAP để tính toán các danh mục kế toán như hàng tồn kho, thuế, lợi nhuận và khấu hao.

1.

Tạo bảng cân đối sử dụng các danh mục theo yêu cầu của GAAP. Nhấp vào ô "A2" và nhập "Tài sản" và sau đó liệt kê các tài sản trong cột A. Bao gồm các mục sau: tiền mặt và các tài sản tiền tệ khác, đầu tư, khoản phải thu, hàng tồn kho và tài sản vật chất. Ngoài ra, bao gồm các khoản nợ, chẳng hạn như tài khoản phải trả, nợ và bất kỳ khoản nợ nào khác.

2.

Nhập tài sản bằng số dương và nợ phải trả bằng số âm. Nhập số âm trong Excel bằng cách bao gồm dấu trừ trước số đó, vì vậy năm âm sẽ là "-5" trong Excel.

3.

Thêm tài sản và nợ phải trả bằng lệnh "Tổng". Trong ô bên dưới các tài sản và nợ được liệt kê, hãy nhập công thức "= SUM (B2: B24)", trong đó B2 là ô đầu tiên trong phạm vi và B24 là ô cuối cùng. Excel sẽ tính tổng của tất cả các ô trong phạm vi đó.

4.

Định dạng các ô để sử dụng kiểu kế toán. Nhấp và kéo vào bảng tính để chọn tất cả các ô có giá trị tiền tệ. Nhấp vào tab "Trang chủ" trong Excel và sau đó nhấp vào menu thả xuống trong phần "Số". Chọn "Kế toán" từ các tùy chọn.

Lời khuyên

• Khi nhập công thức hoạt động với một phạm vi, chẳng hạn như Sum, bạn có thể nhấp và kéo vào bảng tính để chọn phạm vi. Khi bạn hoàn thành, nhấn "Enter."
• Excel có một số hàm công thức được thiết kế dành riêng cho kế toán. Ví dụ: ACCRINT sẽ trả lại tiền lãi tích lũy, PMT cung cấp khoản thanh toán định kỳ của một niên kim và DB cung cấp khấu hao của một tài sản bằng phương pháp số dư giảm dần cố định.