Sổ quỹ và sổ cái là gì?

Sổ quỹ tiền mặt và sổ cái tận hưởng những gì có thể được coi là một mối quan hệ khó hiểu bởi vì sổ quỹ tiền mặt thực sự phục vụ như một sổ cái. Trong các công ty xử lý một lượng lớn các khoản ghi nợ tiền mặt và giao dịch tín dụng, sổ quỹ tiền mặt thay thế một tài khoản tiền mặt riêng biệt trong sổ cái công ty chính. Các doanh nghiệp có ít khoản thanh toán và biên lai tiền mặt hơn có thể không yêu cầu sổ quỹ tiền mặt và chỉ chọn sử dụng tài khoản tiền mặt.

Sổ cái

Sổ cái chung cho một công ty tuân theo một cấu trúc tổ chức khác với sổ quỹ. Một sổ cái phân tách tài chính của một công ty vào các tài khoản khác nhau như doanh thu, chi phí, tài sản, trách nhiệm và vốn chủ sở hữu. Các giao dịch riêng lẻ, chẳng hạn như thanh toán hoặc biên lai, được nhập vào tài khoản thích hợp khi sổ cái được cập nhật. Đôi khi, các giao dịch chuyển từ một tài khoản sổ cái chung sang một tài khoản khác. Ví dụ: một kế toán viên hoặc nhân viên kế toán phân loại các khoản thanh toán nhận được trước khi giao hàng hóa hoặc dịch vụ dưới dạng một tài khoản trách nhiệm có nhãn "Doanh thu chưa thu được". Khi sản phẩm thực tế được giao, mục nhập sẽ được chuyển sang "Tài sản".

Sổ quỹ tiền mặt

Một doanh nghiệp sử dụng sổ quỹ tiền mặt để theo dõi các khoản thu và thanh toán tiền mặt khác nhau đi qua một công ty. Trái ngược với cách mà hầu hết các cá nhân cân đối sổ quỹ cá nhân hoặc kiểm tra sổ cái tài khoản, một sổ quỹ kinh doanh coi các khoản thanh toán là tín dụng và chi tiêu là ghi nợ. Một kế toán ghi lại các giao dịch tiền mặt theo trình tự thời gian khi chúng xảy ra trong các cột ghi nợ hoặc tín dụng.

Sử dụng sổ quỹ

Mục nhập đầu tiên của sổ quỹ là số dư đầu kỳ khi bắt đầu kỳ kế toán. Mỗi mục trong cuốn sách nên chứa một ngày, một bản ghi nhớ hoặc "Đặc biệt" về chi tiêu hoặc biên lai và tổng số tiền của giao dịch. Sổ quỹ tiền mặt cũng chứa một hộp nhỏ để chỉ ra trang của sổ cái tương ứng với mục. Hộp này phải được dán nhãn "LF" cho "Ledger Folio" trong sổ quỹ tiền mặt chuyên dụng.

Ghi lại giao dịch Cashbook trong sổ cái

Một doanh nghiệp có trách nhiệm phải luôn cân bằng sổ quỹ với các báo cáo ngân hàng hàng tháng nhận được từ tổ chức tài chính của mình và tính đến bất kỳ sự khác biệt nào trong các quỹ. Các giao dịch từ sổ quỹ tiền mặt cũng phải được chuyển đến các tài khoản hoặc tiêu đề thích hợp trong sổ cái. Ví dụ: liệt kê các khoản thanh toán tiền mặt nhận được cho các dịch vụ trong phần "Tài sản" của sổ cái. Liệt kê chi tiêu tiền mặt cho vật tư kinh doanh và các vật liệu khác như chi phí. Số trang sổ cái được liệt kê trong sổ quỹ tiền mặt giúp đẩy nhanh quá trình này.