Những thách thức của giao tiếp email kinh doanh

Các nhà quản lý doanh nghiệp ngày nay thường xuyên liên lạc với nhân viên, khách hàng và các bên liên quan khác qua email. Mặc dù giao tiếp qua email nhanh chóng và có thể được gửi từ PC, điện thoại hoặc thiết bị di động khác một cách dễ dàng, các nhà quản lý giải mã email cho những thách thức đối với các phương tiện trung bình trong các công ty lớn và nhỏ.

Hiệu ứng

Gửi một tin nhắn email không giống như gửi một phong bì niêm phong thông qua dịch vụ bưu chính. Thông tin liên lạc trên giấy ít có khả năng được đọc bởi ai đó mà tin nhắn không dành cho. Điều này không đúng với email, có thể được người nhận chuyển tiếp đến bất cứ ai anh ta chọn. Thách thức đối với bất kỳ người kinh doanh nào là suy nghĩ rõ ràng về nội dung của thông điệp email mà anh ta sắp gửi và hậu quả không lường trước của thông tin kết thúc trong hộp thư sai.

Khung thời gian

Đôi khi một thông điệp email bị tắc trong "hệ thống" và không được gửi trong nhiều giờ hoặc đôi khi thậm chí vài ngày kể từ khi được gửi. Bạn mong đợi giao hàng gần như ngay lập tức, nhưng đó không phải là luôn luôn như vậy. Ngày và thời gian chính xác dập có thể làm giảm bớt một phần của vấn đề này. Nhưng điều quan trọng là phải xem xét máy chủ thư nằm trong múi giờ nào và cơ chế gửi thư ngớ ngẩn như thế nào.

Cân nhắc

Email được thiết kế để tăng cường liên lạc bằng cách làm cho nó nhanh hơn và nhiều hơn. Nhưng in thông điệp email trên máy in của công ty đánh bại mục đích này. Văn phòng "không giấy" là một chặng đường dài nếu có quá nhiều nhân viên khăng khăng giữ các tập tin giấy của tất cả các tin nhắn email họ gửi hoặc nhận.

Cảnh báo

Email đã làm cho nó dễ dàng để lười biếng. Mặc dù có những hiệu quả rõ ràng đạt được bằng cách sử dụng email, hãy đảm bảo nhóm bán hàng của bạn không sử dụng email như một cái nạng. Không có gì giống như một cuộc gặp mặt trực tiếp ấm áp để kết thúc bán hàng hoặc tạo một sự hấp dẫn cho một khách hàng tiềm năng.

cái nhìn chuyên sâu

Giống như nhân viên bán hàng cần phải trực tiếp đối mặt với khách hàng, các nhà quản lý cũng cần phải liên lạc trực tiếp với nhân viên, Shawn Smith của Next Level Consulting, một nhà tư vấn có trụ sở tại New York cho các doanh nghiệp đang phát triển. Thật quá dễ dàng để các nhà quản lý ngồi trong văn phòng kín và gửi email cho nhân viên mà không nói chuyện trực tiếp với họ. Ngay cả giao tiếp email ngắn gọn nhất cũng sẽ cần một số nhân viên làm rõ.