Nhược điểm của việc sử dụng phần mềm kế toán

Hầu như mọi bài báo hoặc báo cáo bạn đọc ngày hôm nay đều nói về những lợi thế và đôi khi sự cần thiết của chủ doanh nghiệp để kết hợp công nghệ vào mọi khía cạnh kinh doanh của họ. Nhưng một gói phần mềm kế toán không nhất thiết là ý tưởng tốt nhất cho mọi doanh nghiệp nhỏ. Nếu bạn tự làm chủ hoặc sở hữu một doanh nghiệp nhỏ, bạn nên xem xét nhược điểm của việc sử dụng phần mềm kế toán cũng như những lợi thế đạt được.

Giá cả

Mặc dù một số gói kế toán doanh nghiệp nhỏ có giá hợp lý, chi phí của phần mềm không phải là chi phí duy nhất để sử dụng phần mềm. Phần mềm kế toán yêu cầu các tiêu chuẩn tối thiểu để sử dụng máy tính liên quan đến RAM, tốc độ xử lý và bộ nhớ ổ cứng. Tạo bản sao lưu dữ liệu kế toán của bạn cũng có thể cần nhiều dung lượng lưu trữ hơn bảng tính Excel, dễ dàng sao chép vào ổ đĩa flash. Hỗ trợ kỹ thuật cho phần mềm có thể phải trả thêm chi phí và bạn có thể phải chịu phí cấp phép hàng năm để nhận được các bản nâng cấp. Nếu bạn không có kỹ năng cài đặt phần mềm hoặc thiết lập kế toán, bạn cũng có thể phải trả chi phí thuê chuyên gia tư vấn để thực hiện các nhiệm vụ đó cho bạn.

Khó khăn

Một số gói phần mềm kế toán được thiết kế dành riêng cho người không phải là kế toán, nhưng bạn vẫn sẽ gặp phải một lộ trình học tập khi chuyển đổi sang bất kỳ gói phần mềm nào. Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng phần mềm kế toán trước đây, việc học các thuật ngữ kế toán, bố cục và xác định một thiết lập phù hợp có thể khó khăn hơn so với lợi ích nhận được từ việc sử dụng phần mềm. Điều hành doanh nghiệp của riêng bạn đã đi kèm với đủ căng thẳng và trầm trọng. Bạn không nên thêm căng thẳng của việc học phần mềm kế toán vào hỗn hợp trừ khi thực sự cần thiết hoặc lợi ích từ việc sử dụng phần mềm lớn hơn các khoản lỗ.

Thời gian

Xử lý chi phí và hóa đơn trong phần mềm kế toán thường sẽ mất nhiều thời gian hơn là chỉ ghi nhật ký chi phí trên sổ cái hoặc phần mềm bảng tính và tạo hóa đơn viết tay hoặc hóa đơn dựa trên bảng tính. Nếu việc sử dụng máy tính không phải là một phần lớn trong thói quen hàng ngày của bạn, thời gian cần thiết để xử lý dữ liệu tài chính hàng ngày cơ bản có thể lớn hơn bất kỳ lợi ích nào có được từ phần mềm.

Bảo trì

Duy trì phần mềm kế toán không chỉ bao gồm thực hiện nâng cấp gói phần mềm kế toán mà còn duy trì và nâng cấp tất cả các thiết bị cần thiết để sử dụng phần mềm kế toán vì các phiên bản mới có thể yêu cầu nâng cấp thiết bị. Thiết bị đó thường bao gồm PC hoặc máy tính xách tay, màn hình, máy in, kết nối Internet và modem, ổ đĩa dự phòng và hệ điều hành. Nếu bạn không muốn dành thời gian và tiền bạc để giữ cho thiết bị của bạn tuân thủ phần mềm kế toán, tốt nhất bạn nên bám vào bảng tính hoặc sổ cái kế toán.

Bài ViếT Phổ BiếN