Yêu cầu về tài liệu cho chi phí kinh doanh với IRS

Mặc dù Dịch vụ Doanh thu Nội bộ yêu cầu doanh nghiệp của bạn chỉ gửi một số giấy tờ, chẳng hạn như 1099 mẫu, tài liệu phù hợp là rất quan trọng nếu doanh nghiệp của bạn từng phải đối mặt với kiểm toán thuế. Trừ khi bạn có đầy đủ các ghi chú và biên lai ghi lại từng chi phí kinh doanh mà bạn đã khấu trừ vào các tờ khai thuế trước đây, IRS có thể thấy bạn phải chịu thuế ngược lại ngoài các khoản tiền phạt và tiền lãi.

Bằng chứng chụp ảnh

Để yêu cầu khấu trừ cho một văn phòng tại nhà, bạn phải dành riêng khu vực văn phòng của bạn cho mục đích làm việc. Số tiền thuê hoặc thế chấp, các tiện ích và thậm chí hóa đơn điện thoại của bạn có liên quan trực tiếp đến diện tích vuông của không gian chuyên dụng này. Bonnie Lee của tạp chí Doanh nhân đề nghị chụp ảnh ngày không gian văn phòng tại nhà của bạn để bảo vệ trong trường hợp kiểm toán, đặc biệt nếu vị trí hoặc khu vực văn phòng của bạn thay đổi theo thời gian. Trong một số trường hợp, video về một người nào đó đo không gian có thể loại bỏ nhu cầu về thăm nhà trong quá trình kiểm toán.

Hình ảnh về các tài sản hoặc chi phí liên quan mà bạn không có hóa đơn, chẳng hạn như một tủ sách được tái sử dụng mà bạn hiện đang sử dụng trong văn phòng nhà của bạn, cũng rất hữu ích.

Lưu giữ hồ sơ dài hạn

IRS có thể kiểm tra lợi nhuận từ nhiều năm trước, vì vậy điều quan trọng là giữ các hồ sơ cũ. Trong một cuộc phỏng vấn với tạp chí Inc., công ty kế toán Hirsch & Silberstein đề nghị giữ tất cả các hóa đơn, séc bị hủy và báo cáo ngân hàng trong ít nhất bảy năm. Luôn giữ hồ sơ bất động sản và bản sao của mỗi tờ khai thuế trước đó, bất kể bao nhiêu tuổi.

Tài liệu nhân viên

Theo IRS, bạn phải yêu cầu mọi nhân viên điền vào Mẫu I-9: Xác minh Đủ điều kiện Việc làm. Bạn cũng phải yêu cầu nhân viên điền vào Mẫu W-4: Giấy chứng nhận khấu trừ của nhân viên để tính số tiền bị giữ lại từ tiền lương của họ. Nhà thầu tự do và nhân viên không thường xuyên khác nên điền vào Mẫu W-9: Yêu cầu Số Chứng nhận và Chứng nhận Người nộp thuế. Giữ các bản gốc của tất cả các hình thức này vô thời hạn.

Nếu bạn có nhân viên, doanh nghiệp của bạn phải nộp Mẫu W-2: Báo cáo tiền lương và thuế với IRS và phân phối một bản sao cho nhân viên và Cơ quan quản lý an sinh xã hội trước ngày 31 tháng 1 mỗi năm. Nếu bạn thuê bất kỳ nhà thầu độc lập nào, bạn phải nộp Mẫu 1099-MISC cho IRS và cung cấp một bản sao cho nhà thầu trước ngày 31 tháng 1 mỗi năm.

Biên lai mua hàng và chi phí

IRS Publication 583 phác thảo một danh sách đầy đủ các giao dịch mua và chi phí để khuyến khích các chủ doanh nghiệp duy trì hồ sơ. Một phương pháp lưu trữ hồ sơ cụ thể là không bắt buộc, nhưng bạn nên có đủ tài liệu để xác minh bất kỳ chi phí hoặc mua hàng nào bạn đã yêu cầu trên tờ khai thuế của mình, ngoài việc xác minh tất cả thu nhập của doanh nghiệp. Tổ chức biên lai theo năm tài chính và danh mục để dễ dàng tham khảo trong tương lai.