Email nghi thức cho các cuộc họp Outlook

Là chủ doanh nghiệp, bạn biết tầm quan trọng của việc có các cuộc họp với đồng nghiệp, khách hàng và nhân viên. Các cuộc họp cho phép bạn bán hàng hoặc cập nhật cho nhân viên về chính sách của công ty. Microsoft Outlook có tính năng yêu cầu họp cho phép bạn thiết lập các cuộc họp, gửi lời mời và quản lý danh sách người tham dự của bạn. Khi bạn sử dụng Outlook để lên lịch các cuộc họp, bạn có thể hiển thị lịch sự của người tham dự bằng cách cập nhật cho họ về các thay đổi, hủy bỏ và các chi tiết khác.

1.

Chấp nhận hoặc từ chối tất cả các yêu cầu họp Outlook một cách kịp thời. Phép lịch sự này giúp người tổ chức cuộc họp xây dựng một danh sách người tham dự chính xác. Chấp nhận hoặc từ chối các cuộc họp từ Hộp thư đến của bạn, không phải lịch của bạn.

2.

Vô hiệu hóa tự động chấp nhận các yêu cầu họp để tránh các vấn đề về quy trình làm việc. Để thực hiện việc này, nhấp vào "Công cụ", "Tùy chọn" và "Tùy chọn lịch". Nhấp vào "Lập lịch tài nguyên" và sau đó bỏ chọn "Tự động chấp nhận yêu cầu họp và hủy quy trình."

3.

Xem lại tên người được mời trước khi gửi yêu cầu họp cho mọi người trong danh sách phân phối (DL). Xóa tên của những người bạn muốn loại trừ khỏi cuộc họp. Nếu bạn không làm điều này, mọi người trong danh sách sẽ nhận được yêu cầu gặp mặt.

4.

Giữ cho người tổ chức cuộc họp được cập nhật với các thay đổi, chẳng hạn như những người tham dự thêm mà bạn muốn mời sau khi người tổ chức lên lịch cuộc họp.

5.

Cập nhật người tham dự với thông tin quan trọng nếu bạn là người tổ chức cuộc họp. Ví dụ: nếu thời gian cuộc họp thay đổi, hãy nhập thời gian mới vào phần thân của yêu cầu cuộc họp và nhấp vào "Gửi cập nhật".

6.

Thông báo người tham dự nếu bạn muốn hủy một cuộc họp. Để hủy cuộc họp, hãy xóa nó khỏi lịch của bạn và chọn "Gửi hủy và xóa cuộc họp."

7.

Giữ yêu cầu cuộc họp và thư từ khác chuyên nghiệp nhất có thể. Không gửi tin nhắn được nhập bằng phông chữ khó đọc hoặc tất cả chữ in hoa và không sử dụng lời châm biếm. Những người nhận được bình luận mỉa mai có thể không thấy họ hài hước.

tiền boa

• Chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu họp trước khi chuyển nó từ Hộp thư đến của bạn sang một thư mục khác. Nếu bạn di chuyển yêu cầu trước khi chấp nhận hoặc từ chối nó, cuộc họp sẽ không xuất hiện trong lịch của bạn. Điều này có thể khiến bạn bỏ lỡ cuộc họp.