Nghi thức xã giao trong một cuộc gọi hội nghị

Các doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng các cuộc gọi hội nghị để tránh các cuộc họp trực tiếp đắt tiền. Điều này đặc biệt hữu ích để tiến hành một cuộc họp với khách hàng hoặc khách hàng đang đi máy bay cách xa địa điểm kinh doanh. Giao tiếp qua cuộc gọi hội nghị với khách hàng có thể khó khăn hơn so với thuyết trình trực tiếp vì doanh nghiệp không có lợi thế khi xem giao tiếp phi ngôn ngữ và tín hiệu từ khách hàng. Nhìn chung, các cuộc gọi hội nghị có thể là một lựa chọn khả thi có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

Trước cuộc gọi

Để tạo ấn tượng tốt trong cuộc gọi hội nghị, doanh nghiệp nhỏ nên hoàn thành một danh sách các nhiệm vụ trước khi cuộc gọi hội nghị được thực hiện. Điều này bao gồm tìm ra một căn phòng yên tĩnh trong văn phòng nơi có thể thực hiện cuộc gọi. Nó nên thoải mái chứa tất cả những người có trong cuộc gọi. Tốt hơn là, điều này sẽ bao gồm một bàn tròn với điện thoại ở giữa để mọi người đều cách điện thoại như nhau. Điều này sẽ tránh những lần khó xử khi lặp lại cụm từ vì bên kia không thể nghe rõ.

Trong suốt cuộc gọi

Tất cả những người tham gia cuộc gọi hội nghị nên có một chương trình nghị sự trước mặt họ. Điều này sẽ giữ cuộc gọi theo dõi. Ngoài ra, một người nên được chỉ định làm người hỗ trợ cho cuộc gọi. Người này sẽ là người nói chính và sẽ đảm bảo rằng cuộc gọi vẫn ở chủ đề và trên nhiệm vụ. Người điều phối cũng có thể giới thiệu người khác trước khi họ nói hoặc trả lời một câu hỏi. Nghi thức đúng đắn ra lệnh rằng khách hàng hoặc khách hàng luôn biết họ đang nói chuyện với ai trong một cuộc gọi hội nghị.

Sau cuộc gọi

Biên soạn ghi chú và gửi email hoặc fax chúng cho khách hàng là một cử chỉ tốt đẹp thay mặt cho doanh nghiệp nhỏ. Nó không chỉ cung cấp một lý do để theo dõi với khách hàng, nó còn vượt lên trên cả dịch vụ. Bằng cách cho khách hàng biết trước điều này sẽ xảy ra, điều đó có thể khiến họ cảm thấy như họ phải ghi chú trong suốt cuộc gọi và có thể bỏ lỡ những thông tin quan trọng cố gắng theo kịp cuộc trò chuyện trong khi ghi chú.

Người tham gia

Tất cả những người tham gia cuộc gọi nên được khuyến cáo tuân thủ nghi thức cuộc gọi hội nghị thích hợp trong suốt cuộc gọi. Điều này bao gồm tránh các cử động không cần thiết, xào xạc giấy tờ, nói ngoảnh mặt, ngắt lời người khác và ăn hoặc uống trong suốt cuộc gọi. Một số doanh nghiệp nhỏ có thể thấy thuận lợi khi có một bài thuyết trình được hiển thị trong cuộc họp để mọi người đều biết về những điểm cần được thực hiện. Điều này cũng có thể ngăn mọi người nói chuyện với nhau và do đó tránh được những tình huống khó xử trong suốt cuộc gọi.

Cân nhắc

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các thiết bị phù hợp có sẵn cho cuộc gọi hội nghị. Chờ cuộc gọi và khả năng ngắt cuộc gọi thông qua hệ thống liên lạc nội bộ nên bị vô hiệu hóa. Trước mỗi cuộc gọi hội nghị, hệ thống nên được kiểm tra để đảm bảo rằng tất cả đều hoạt động tốt. Không chuẩn bị cho cuộc gọi hội nghị có thể gửi thông điệp rằng doanh nghiệp nhỏ sẽ không thể xử lý hiệu quả các bộ phận khác của doanh nghiệp. Chuẩn bị là chìa khóa khi tiến hành các cuộc gọi hội nghị.