Ví dụ về chi phí hoạt động

Chi phí hoạt động, thường được gọi là chi phí hoạt động, là tiền mà nó cần để điều hành doanh nghiệp của bạn. Đây là những chi phí kinh doanh hàng ngày cần thiết để duy trì ánh sáng và để có nhân viên cần thiết để bán và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Chi phí hoạt động thường được phản ánh trên báo cáo thu nhập, được ghi nhận cho một công ty mỗi năm; báo cáo thu nhập xem xét các chỉ số tài chính rộng như doanh thu tổng thể, chi phí bán hàng, chi phí hoạt động và lợi nhuận ròng. Khi thiết lập sổ sách tài chính cho công ty của bạn, việc hiểu những gì được coi là chi phí hoạt động so với các chi phí khác sẽ giúp giải quyết đúng đắn chi phí. Điều này giúp dễ dàng tạo báo cáo hàng năm và hồ sơ kế toán, khi xác định sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.

Chi phí hoạt động là gì?

Nói rằng chi phí hoạt động bao gồm các khoản tiền cần thiết để thực hiện các hoạt động hàng ngày không phân biệt hoàn toàn các chi phí này với các chi phí kinh doanh khác. Khi nghĩ về chi phí vận hành, hãy nghĩ về những gì cần thiết để giữ cho đèn sáng trong văn phòng hoặc nhà kho. Những loại chi phí này bao gồm thanh toán tiền thuê và tiền thuê nhà, chi phí tiện ích, vật tư văn phòng, tiền lương nhân viên và phí ngân hàng, ít nhất là. Cũng có thể có phí kế toán hoặc phí pháp lý được bao gồm trong những con số này, cũng như chi phí giải trí, chi phí đi lại và chi phí bán hàng và tiếp thị. Các doanh nghiệp nên có các chi phí này được phân loại trong các hệ thống sổ sách kế toán, để họ có thể dễ dàng chạy các báo cáo và báo cáo tài chính.

Chi phí hoạt động cũng bao gồm chi phí mua hoặc sản xuất các sản phẩm và dịch vụ của bạn. Chúng thường được gọi là giá vốn hàng bán (giá vốn hàng bán). Đây là các chi phí được trừ vào tổng doanh thu để tạo ra tổng doanh thu. Chi phí hoạt động sau đó được trừ vào khoản này, với thuế và lãi cho các khoản vay để xác định lợi nhuận ròng của công ty. Có vẻ như chi phí hoạt động và chi phí hoạt động có nghĩa là điều tương tự, nhưng chúng không. Chi phí hoạt động đề cập đến chi phí cụ thể sau khi tổng doanh thu được xác định trong báo cáo thu nhập. Chúng bao gồm tiền thuê nhà, chi phí bán hàng và tiếp thị, chi phí hành chính, bảng lương và chi phí văn phòng. Nói một cách đơn giản, chi phí là một phần của tổng chi phí. Chi phí bao gồm chi phí, cộng với giá vốn hàng bán. Không hiểu sự khác biệt này có thể dẫn đến việc đọc sai các báo cáo và không có một bức tranh chân thực về sức khỏe tài chính của công ty bạn.

Các chi phí hoạt động bao gồm một hỗn hợp của chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chi phí cố định là chi phí không thay đổi thường xuyên, trong khi chi phí biến đổi thì có. Chi phí cố định bao gồm thanh toán tiền thuê, trong khi chi phí biến đổi bao gồm tiền lương, tiện ích và thậm chí cả nguyên liệu thô. Đừng cho rằng tất cả các chi phí hoạt động là một hoặc khác. Nếu một công ty muốn mở rộng quy mô sản xuất lên mức cao hơn, nó sẽ cần nhiều nguyên liệu thô hơn, nhiều nhân lực hơn và trả nhiều tiền hơn cho các tiện ích, nhưng địa điểm kinh doanh chính vẫn hoạt động trong cùng một hợp đồng thuê.

Tính toán chi phí hoạt động sử dụng một công thức đơn giản:

Chi phí hoạt động = giá vốn + chi phí hoạt động

Một doanh nghiệp nên biết chi phí hoạt động cần thiết của mình để đảm bảo rằng đó là định giá sản phẩm hoặc dịch vụ đúng cách để tạo ra đủ doanh thu để trả tất cả các chi phí. Một nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần xem xét chu kỳ bán hàng kinh doanh hàng năm và xem xét số lượng hàng năm, cũng như chi phí hoạt động hàng quý và hàng tháng nhỏ hơn, để phá vỡ sản xuất liên tục trong năm, mà không làm quá tải công ty trong thời gian bận rộn hơn. Ví dụ, một công ty đồ chơi biết rằng họ sẽ bán nhiều hơn trong mùa lễ, có thể chọn sản xuất theo một trong hai cách: bán một số lượng đơn vị cố định hàng tháng trong cả năm hoặc giảm phi hành đoàn, cho đến khi công ty muốn tăng tốc sản xuất gần với mùa cao điểm. Hiểu tổng chi phí hoạt động hàng năm liên quan đến doanh thu giúp chủ doanh nghiệp tạo ra một chiến lược phù hợp hơn với doanh nghiệp của mình.

Chi phí hoạt động so với chi phí khởi nghiệp

Bằng cách xem xét các chi phí hoạt động là gì, có vẻ như đây là tất cả các chi phí. Đối với một số mô hình kinh doanh, điều này là đúng. Đối với các mô hình kinh doanh khác, có những chi phí khác phải được xem xét. Mô hình khởi động xem xét các chi phí hoạt động, cộng với bất kỳ chi phí khởi động. Chi phí khởi động bao gồm số tiền cần thiết để có được hợp đồng thuê, mua hoặc thanh toán xuống trên thiết bị, máy tính và vật tư. Chi phí khởi nghiệp cũng bao gồm xây dựng địa điểm và mua đồ nội thất. Đây không phải là chi phí hoạt động bình thường, nhưng chúng phải được cân nhắc vào những gì một công ty mới cần có được trong tài chính để khởi động doanh nghiệp đúng cách.

Nếu một startup chỉ tìm kiếm một khoản vay doanh nghiệp nhỏ (SBA) cho chi phí hoạt động, cố vấn SBA chắc chắn sẽ đặt câu hỏi tại sao không có chi phí khởi động được liệt kê. Có thể là chủ doanh nghiệp tự tài trợ cho startup, đó là một điều tích cực, nhưng chi phí khởi nghiệp vẫn cần được tính trong bất kỳ kế hoạch kinh doanh nào, và trong bất kỳ báo cáo tài chính nào đang tìm kiếm tài trợ cho một doanh nghiệp mới. Nếu doanh nghiệp chỉ tìm kiếm vốn khởi nghiệp, câu hỏi tương tự sẽ xuất hiện.

Văn phòng SBA hoặc nhà đầu tư mạo hiểm sẽ muốn biết công ty sẽ hoạt động nhanh như thế nào và tạo ra doanh thu. Lý tưởng nhất, công ty có thể bắt đầu tự tài trợ chi phí hoạt động một cách nhanh chóng, nhưng nếu không có những con số được xem xét và hạch toán, các nhà đầu tư có thể do dự để tài trợ ngay cả những ý tưởng tốt nhất của công ty. Các nhà lãnh đạo kinh doanh của các công ty khởi nghiệp cần cho người cho vay và các nhà đầu tư biết chính xác nhu cầu và kế hoạch tài trợ cho nhu cầu đó trong ít nhất ba đến năm năm. Không ai muốn bỏ tiền vào một dự án để chỉ hy vọng rằng nó kiếm được tiền; họ muốn xem chính xác làm thế nào bán hàng và tiếp thị sẽ tạo ra doanh thu cần thiết để đưa công ty từ nhà đầu tư phụ thuộc vào tự chủ về tài chính.

Chi phí hoạt động so với chi phí vốn

Tương tự như chi phí khởi nghiệp, chi phí vốn không phải là một phần của chi phí hoạt động bình thường. Ngoài ra, chi phí khởi nghiệp có thể được coi là chi phí vốn, nhưng có những chi phí khác rơi vào chi tiết đơn hàng này cho các công ty hiện tại. Sự phân biệt là quan trọng để hiểu. Như đã thảo luận, chi phí hoạt động là kinh phí cần thiết cho hoạt động kinh doanh hàng ngày. Chi phí vốn là tài trợ được sử dụng để tạo ra lợi ích trong tương lai; đó là một sự tăng trưởng vào sự phát triển lâu dài của công ty.

Chi phí vốn được đối xử khác nhau cho mục đích thuế kinh doanh, bởi vì chúng thường liên quan đến đầu tư vào một tài sản dài hạn như đất đai hoặc phát triển phần mềm. Mặc dù có các chi phí liên quan đến chi phí vốn, chúng được liệt kê là tài sản trên bảng cân đối kế toán, trong khi tất cả các chi phí hoạt động được coi là chi phí trên báo cáo thu nhập. Hầu hết các tài sản được phép khấu hao thuế theo thời gian, giúp công ty bù đắp doanh thu trong tương lai do tăng trưởng, trong khi nắm bắt tổng giá trị của tài sản theo thời gian.

Một doanh nghiệp bắt đầu có thể cần hai năm chi phí hoạt động cũng như đầu tư vốn để bắt đầu công ty. Một doanh nghiệp hiện tại vượt quá nhu cầu về chi phí khởi nghiệp có thể tìm kiếm đầu tư vốn cho tăng trưởng hoặc sử dụng thu nhập giữ lại cho chi phí vốn được sử dụng trong chiến lược mở rộng và tăng trưởng dài hạn. Một doanh nghiệp hiện tại đang tìm kiếm vốn đầu tư không cần số tiền đó cho chi phí hoạt động. Doanh nghiệp có thể chứng minh việc tạo doanh thu phù hợp để trả chi phí hoạt động và mang lại lợi nhuận, ngay cả khi đó là một khoản nhỏ.

Ví dụ về chi phí hoạt động kinh doanh

Chúng tôi đã liệt kê nhiều ví dụ về chi phí hoạt động được tìm thấy trong thực tiễn kinh doanh hàng ngày. Hãy xem xét cách thức hoạt động trong doanh nghiệp nhỏ trung bình. Một nhà sản xuất gốm tài năng muốn mở một cửa hàng với một xưởng và khu vực lưu trữ ở phía sau của cửa hàng. Chi phí khởi nghiệp là sự cân nhắc đầu tiên. Hợp đồng thuê là 2.000 đô la mỗi tháng, bao gồm các tiện ích yêu cầu giảm hai tháng hoặc 4.000 đô la. Anh ta cũng cần màn hình, kệ, quầy bán hàng cơ bản với máy tính và phần mềm điểm bán hàng. Tất cả đồ nội thất có giá tổng cộng 6.000 đô la, và phần cứng và phần mềm máy tính là 1.000 đô la. Anh ta cũng cần biển hiệu cho cửa hàng, có giá 1.000 đô la, và thiết bị gốm cập nhật có giá 2.000 đô la. Chi phí khởi nghiệp của anh là: 14.000 đô la (4.000 đô la + 6.000 đô la + 1.000 + 1.000 đô la + 2.000 đô la).

Bây giờ, hãy xem xét chi phí hoạt động của anh ấy, bắt đầu với chi phí để làm đồ gốm của anh ấy. Anh ta cần đất sét, sơn và các chi phí khác được sử dụng để làm cho mỗi tác phẩm nghệ thuật. Để tạo ra 100 sản phẩm mới mỗi tháng, anh ước tính rằng anh cần khoảng 2.000 đô la vật tư. Đây là một chi phí biến đổi, và vì mỗi phần được tùy chỉnh, sẽ có hư hỏng và anh ta có thể sử dụng nhiều nguồn cung cấp hơn cho các đơn đặt hàng tùy chỉnh. Ông ước tính mình sẽ bán tối thiểu 80 chiếc mỗi tháng, trung bình 100 đô la mỗi mảnh hoặc 8.000 đô la trong tổng doanh thu.

Giá vốn hàng bán của anh ấy là 2.000 đô la, được trừ vào tổng doanh thu của anh ấy để mang lại cho chúng tôi lợi nhuận gộp là 6.000 đô la (8.000 đô la - 2.000 đô la = 6.000 đô la). Từ đó, anh ta phải trả 2.000 đô la tiền thuê hàng tháng, 500 đô la tiếp thị, 1.000 đô la cho một nhân viên của mình, 100 đô la cho khoản vay cho khởi nghiệp của mình và 500 đô la khác cho thuế, vật tư văn phòng và đường dây điện thoại kinh doanh. Tổng chi phí hoạt động của anh là $ 4, 100 ($ 2.000 + $ 500 + $ 1.000 + $ 100 + $ 500). Khi anh ta trừ đi những khoản này, anh ta có lãi ròng 1.900 đô la. Đây là trước khi anh ta phân phối lợi nhuận của mình cho chính mình hoặc đã đầu tư vào sự phát triển kinh doanh của mình.

Chi phí hoạt động của anh ấy là giá vốn, cộng với chi phí hoạt động. Do đó, chi phí hoạt động hàng tháng của anh là $ 6.100. Nhân số này với 12 để có được chi phí hoạt động hàng năm là 73.200 đô la. Tổng doanh thu hàng năm của ông là 96.000 đô la, để lại cho chủ doanh nghiệp với 22.800 đô la lợi nhuận ròng. Xem xét rằng anh ta chưa tự trả tiền, thu nhập của anh ta được phân phối từ con số này.

Lập kế hoạch chiến lược cho các công ty

Chủ doanh nghiệp nhỏ nên xem xét các chi phí dành cho việc có được lợi nhuận gộp, giá vốn hàng bán, cũng như chi phí hoạt động, để anh ta có thể tìm cách cải thiện lợi nhuận ròng. Nhiều chủ doanh nghiệp có thể tự đưa mình vào biên chế với một số tiền nhỏ và phân phối vào cuối năm, với các khoản lợi nhuận khác. Nếu không có nhiều lợi nhuận, điều này có nghĩa là chủ doanh nghiệp chỉ kiếm được một khoản lương nhỏ từ công ty.

Hãy xem xét chủ cửa hàng gốm của chúng tôi. Nếu anh ta muốn có được màn hình mới ba năm vào kinh doanh để hiện đại hóa cửa hàng, anh ta sẽ không có nhiều tiền để làm việc đó. Anh ta không lấy một mức lương trong ví dụ, vì vậy anh ta chỉ kiếm được tối đa 1.900 đô la mỗi tháng trong ví dụ. Anh ta sẽ cần phải xác định làm thế nào để giảm giá vốn hàng bán hoặc chi phí hoạt động của mình, để anh ta có thể tăng lợi nhuận của mình. Ngược lại, anh ta sẽ cần xác định làm thế nào để tăng quy mô hoạt động của mình, để anh ta có thể bán được nhiều sản phẩm hơn, trong khi vẫn giảm chi phí.

Có lẽ chủ doanh nghiệp có thể mua một số vật tư với số lượng lớn, trả ít hơn và lưu trữ những gì anh ta có thể mà không phải lo lắng về sự hư hỏng. Anh ta cũng có thể làm một phân tích giá trên thị trường để xác định sản phẩm nào bán chạy nhất, và sau đó anh ta có thể tăng giá. Chủ doanh nghiệp cũng có thể xem xét các mùa bán hàng cao điểm để đảm bảo rằng anh ta không chỉ có các kệ chứa sản phẩm mà còn có các chương trình khuyến mãi để lôi kéo càng nhiều doanh số càng tốt. Anh ta có thể cần tăng thêm vài tháng từ 50 chiếc lên 70 chiếc, để anh ta có đủ cổ phiếu cho doanh thu mùa cao điểm, khi anh ta có thể tối đa hóa doanh thu. Đây là một số chiến lược mà các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể xem xét để tạo ra nhiều lợi nhuận hơn mà không phải chịu thêm chi phí.