Các yếu tố trong hệ thống thông tin kế toán quản trị

Khi các doanh nghiệp phát triển trong giai đoạn khởi nghiệp và mở rộng cả về quy mô và sản phẩm hoặc dịch vụ, nhu cầu thông tin và kế toán của họ thay đổi. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ khởi nghiệp đều bắt đầu với gói kế toán ngoài luồng như Peachtree hoặc QuickBooks và chạy các báo cáo kế toán cơ bản từ họ. Khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn và hoạch định chiến lược trở nên quan trọng hơn, chủ doanh nghiệp và nhà quản lý cần thông tin tài chính và hoạt động tinh vi hơn để dựa vào quyết định của họ.

Thông tin kịp thời

Một hệ thống thông tin quản lý phải cung cấp thông tin kịp thời. Không có ích gì để tìm hiểu sáu tháng sau khi thực tế rằng doanh số bán hàng trong một dòng sản phẩm cụ thể hoặc khu vực địa lý đã giảm. Người quản lý cần thông tin nhanh về doanh số, lợi nhuận cuối cùng và các số liệu quan trọng khác ngay sau khi chúng xảy ra để thay đổi để tránh các vấn đề đang chờ xử lý. Ví dụ: nếu người quản lý nhận được báo cáo về doanh số của tuần trước cho thấy rằng có rất ít doanh số bán hàng ở Houston, cô ấy có thể chẩn đoán vấn đề; nó có thể là một thất bại vận chuyển, một vấn đề tiếp thị hoặc một trong vô số những thách thức kinh doanh khác có thể được giải quyết nhanh chóng một khi được xác định.

Thông tin quan trọng trong nháy mắt

Có thể có một hệ thống thông tin quản lý quá mạnh mẽ. Thật hấp dẫn khi in ra và phân tích tất cả 300 báo cáo mà một hệ thống có thể tạo ra; tuy nhiên, điều này thường dẫn đến tình trạng quá tải thông tin và có khả năng là điềm báo thành công hay thất bại quan trọng có thể bị bỏ lỡ trong hàng núi số. Những con số quan trọng mà một công ty cần phải giữ trên đầu phải có thể truy cập nhanh chóng. Những con số này phải phù hợp với ngân sách chung và các mục tiêu chiến lược của công ty để đảm bảo rằng nó đang đi đúng hướng.

Thông tin liên quan

Các số được trích xuất từ ​​một hệ thống thông tin quản lý phải là những con số phù hợp. Ví dụ: nếu một công ty bán một số sản phẩm ở một số cửa hàng bán lẻ, thông tin được tạo ra sẽ hiển thị kết quả theo cả sản phẩm và địa điểm. Chỉ có số kết hợp cho tất cả các sản phẩm hoặc tất cả các địa phương có thể ẩn các vấn đề riêng lẻ. Như với sự đơn giản cần thiết của hệ thống, có những con số phù hợp liên quan đến việc sắp xếp hệ thống báo cáo với các yếu tố thành công quan trọng của công ty.

Đào tạo và giáo dục đang thực hiện

Một hệ thống thông tin quản lý chỉ mạnh như những người vận hành nó và phân tích kết quả của nó. Nhân viên nên được đào tạo liên tục trong hệ thống, bao gồm nâng cấp. Họ cũng nên được đào tạo để hiểu thấu đáo ý nghĩa của những con số và cách xác định vấn đề sản xuất bia. Hệ thống nên có một hướng dẫn hoạt động để nhân viên mới có thể học đúng cách khi họ bắt đầu, thay vì dựa vào các nhân viên khác để truyền thông tin.