Chính sách chấm công liên bang cho hợp đồng dịch vụ chính phủ

Chính phủ liên bang có một số chương trình và công cụ hỗ trợ được thiết kế để giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ cạnh tranh các hợp đồng dịch vụ liên bang. Tuy nhiên, một khi được trao hợp đồng liên bang, các yêu cầu tuân thủ là như nhau bất kể quy mô của một doanh nghiệp hoặc dịch vụ mà nó cung cấp. Chính sách chấm công, tập trung vào cả phương pháp thủ công và điện tử, tuân theo các hướng dẫn được thiết lập trong Quy định mua lại liên bang và Chuẩn mực kế toán chi phí.

Chính sách chấm công bằng văn bản

Các nhà thầu dịch vụ liên bang phải có chính sách chấm công bằng văn bản cho thấy các hoạt động chấm công của doanh nghiệp tuân thủ các yêu cầu của liên bang. Chính sách phải phác thảo rõ ràng thông tin liên quan đến việc chuẩn bị bảng chấm công. Ví dụ: nếu một nhân viên đang thực hiện các dịch vụ tại nhiều địa điểm ngoài địa điểm, nhân viên sẽ có thời gian vì công việc thực tế được thực hiện thay vì vào đầu và cuối ngày làm việc. Chính sách cũng phải phác thảo các bước để đào tạo bảng chấm công cho nhân viên mới. Cuối cùng, chính sách bằng văn bản phải phác thảo các bước mà doanh nghiệp thực hiện, chẳng hạn như kiểm tra sàn và kiểm toán định kỳ, để đảm bảo bảng chấm công tuân thủ các yêu cầu chấm công của liên bang.

Thủ tục bảng thời gian

Mặc dù việc sử dụng rộng rãi các hệ thống chấm công điện tử, chính phủ liên bang chủ yếu dựa trên các yêu cầu chấm công đối với các hoạt động thủ công. Thực hành chấm công có thể chấp nhận ảnh hưởng đến cả nhân viên và giám sát viên. Ví dụ, nhân viên phải ghi lại thời gian cá nhân dành cho một công việc bằng mực và ghi lại thời gian thực tế, không phải thời gian ước tính. Người giám sát và quản trị viên không thể điền vào bảng chấm công cho nhân viên trừ khi có lý do chính đáng, chẳng hạn như nhân viên nghỉ việc sớm vì bệnh hoặc chấn thương. Mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về tính đầy đủ và chính xác của bảng thời gian và giám sát viên có trách nhiệm phê duyệt từng bảng thời gian trước khi gửi thanh toán.

Kiểm soát nội bộ điện tử

Yêu cầu đối với các doanh nghiệp sử dụng hệ thống chấm công điện tử tập trung chủ yếu vào các chính sách kiểm soát nội bộ. Ví dụ: chính sách mật khẩu an toàn và hệ thống để đảm bảo rằng chỉ những thay đổi được phê duyệt mới được nhập vào bảng chấm công là bắt buộc. Kiểm soát nội bộ cần đảm bảo rằng nhân viên nhập chính xác số giờ họ làm việc mỗi ngày. Nhật ký hệ thống bảng thời gian điện tử nên tạo ra một bản kiểm toán chi tiết. Điều này là do trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên chính phủ sẽ cần xác minh xem ai có quyền truy cập vào bảng chấm công của nhân viên, cũng như lý do.

Không tuân thủ và gian lận

Các quy định trong Đạo luật Yêu cầu Sai phác thảo các hình phạt cho hành vi gian lận và / hoặc không tuân thủ các chính sách bảng chấm công. Ngoài việc doanh nghiệp của bạn đối mặt với việc bị loại khỏi tất cả các giải thưởng hợp đồng dịch vụ trong tối đa ba năm, cả doanh nghiệp và nhân viên của bạn đều phải đối mặt với việc truy tố hình sự tiềm năng. Theo các điều khoản của Đạo luật Yêu cầu Sai, chính phủ có quyền khởi xướng tố tụng dân sự để phục hồi thiệt hại. Các hình phạt tiềm năng bao gồm tiền phạt, thời hạn tù và thiệt hại lên đến ba lần so với yêu cầu sai hoặc gian lận.