Kỹ thuật tổ chức tập tin

Có rất nhiều lợi ích để duy trì một hệ thống nộp đơn có tổ chức và trong thế giới kinh doanh, loại kỹ năng tổ chức này có thể giúp bạn tăng năng suất và hiệu quả. Vì hệ thống quản lý tệp có nhiều dạng, điều quan trọng là đưa ra các kỹ thuật nộp đơn phù hợp với bạn và phục vụ mục đích dự định của chúng.

Biết những gì bạn cần nộp

Đã đến lúc tổ chức, vì vậy hãy bắt đầu bằng cách đi qua chồng tệp trên bàn của bạn và xác định những gì bạn cần để nộp. Sắp xếp thông qua các tài liệu sẽ cho bạn ý tưởng về các loại kỹ thuật tổ chức để tạo ra, dựa trên loại thông tin bạn phải gửi đi. Tạo các cọc phụ theo các danh mục mà bạn xác định, chẳng hạn như các tệp khách hàng, các tập tin tài chính của Cameron, các tập tin tiếp thị hoặc các tập tin tiếp thị. trong kho lưu trữ của công ty bạn.

Nếu bạn cần tổ chức các tệp điện tử, hãy thực hiện cùng một hoạt động bằng cách sử dụng các tài liệu điện tử. Tạo thư mục con điện tử và thả tài liệu của bạn vào thư mục tùy thuộc vào loại tệp. Di chuyển các tài liệu cũ và lỗi thời vào thùng rác máy tính của bạn.

Thứ tự ABC

Khi bạn đã hoàn thành tất cả các cọc phụ của mình và bạn biết những gì bạn cần phải nộp, bạn có thể tìm ra cách giữ các tài liệu được sắp xếp theo cách cho phép bạn truy cập thông tin một cách dễ dàng. Theo Ủy ban Lưu trữ và Thư viện Tiểu bang Texas, hệ thống nộp đơn theo bảng chữ cái là một trong những kỹ thuật tổ chức tệp cơ bản và được ưa thích nhất. Việc sắp xếp theo thứ tự chữ cái phải được thực hiện với việc sắp xếp các tài liệu của bạn theo các chữ cái trong bảng chữ cái và có thể được thực hiện bằng bản in hoặc điện tử. Nếu bạn chọn sắp xếp thứ tự các tài liệu của mình, hãy sắp xếp các thư mục tệp được gắn nhãn từ A đến Z và đang nộp.

Thứ tự thời gian

Bạn có thể sử dụng một kỹ thuật tổ chức theo thời gian để sắp xếp, sắp xếp các tệp theo ngày hoặc chuỗi ngày. Mạng Doanh nhân (một nguồn tài nguyên trực tuyến dành cho doanh nhân) khuyên bạn nên sử dụng kỹ thuật tổ chức theo thời gian vì nó giúp việc nộp đơn và truy cập hồ sơ thuận tiện hơn. Loại hệ thống tổ chức này có thể đặc biệt tiện dụng khi cất các tệp khỏi các cuộc họp. Đối với các tệp cứng và điện tử, hãy tạo các thư mục được chia thành tuần, tháng, quý hoặc năm - tùy theo nhu cầu của bạn.

Duy trì quy trình

Thật dễ dàng để cho những giấy tờ đó chồng chất lên nhau, nhưng thiết lập một quy trình nộp đơn sẽ có lợi. Khi tài liệu mới hạ cánh trên bàn của bạn, hãy thử nộp chúng ngay khi bạn có thể. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian để có một dự án nộp đơn lớn. Nếu bạn không thể gửi tài liệu ngay lập tức, hãy đặt chúng vào khay lưu trữ theo cùng thứ tự bạn đã thiết lập (theo bảng chữ cái hoặc theo thời gian). Điều này sẽ làm cho những nỗ lực nộp đơn của bạn, sau này, sẽ nhanh hơn.

Bài ViếT Phổ BiếN