Nguyên tắc GAAP cho thủ tục kiểm soát nội bộ

Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung của Hội đồng Chuẩn mực Tài chính, hay GAAP, đặt ra các chuẩn mực kế toán mà một công ty Hoa Kỳ phải tuân theo. Kiểm soát nội bộ được thiết kế để ngăn chặn gian lận và lỗi văn thư có thể làm tổn hại đến tính chính xác của báo cáo tài chính của công ty. Kiểm soát nội bộ vững chắc cũng có thể làm giảm tổn thất do trộm cắp tài sản của công ty và xác định nhân viên làm việc kém hiệu quả. Những kiểm soát này nên được công ty thực hiện trước khi bất kỳ thông tin tài chính nào được cung cấp cho kiểm toán viên bên ngoài, người cho vay hoặc nhà đầu tư.

Sự phân chia nhiệm vụ

Tách nhiệm vụ giữa các nhân viên khác nhau làm giảm cơ hội cho bất kỳ một người nào phạm tội lừa đảo. Nó cũng tạo ra các thủ tục kiểm tra hai lần để cắt giảm các lỗi văn thư. Nhân viên xử lý việc lưu trữ hồ sơ không nên có quyền giám sát tài sản. Ví dụ, người chịu trách nhiệm đối chiếu ngân hàng cũng không nên nhận thanh toán từ khách hàng hoặc chuẩn bị tiền gửi ngân hàng.

Truy cập

Kiểm soát vật lý đảm bảo rằng chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có thể truy cập vào tài sản của công ty. Một số điều khiển phổ biến bao gồm hộp khóa để lấy tiền lẻ, thẻ chìa khóa cho kho và mật mã duy nhất cho nhân viên sử dụng máy tính tiền. Các điều khiển này cũng có thể là kỹ thuật số, chẳng hạn như yêu cầu mật khẩu để truy cập hệ thống máy tính của công ty.

Ủy quyền

Công ty của bạn cũng nên phát triển các quy trình bằng văn bản cụ thể cho các giao dịch tài chính, bao gồm danh sách những người có thẩm quyền phê duyệt từng loại giao dịch. Bạn có thể liệt kê các giao dịch tiêu chuẩn và số tiền được chấp nhận, sau đó yêu cầu phê duyệt của người quản lý để vượt quá các giới hạn này. Phê duyệt nên được xem xét để đảm bảo các nhà quản lý không cho phép các giao dịch gian lận. Các giao dịch chính có thể yêu cầu sự chấp thuận từ nhiều người. Ví dụ: bạn có thể cho phép tất cả nhân viên thực hiện các đơn đặt hàng dưới 5.000 đô la và yêu cầu sự chấp thuận của người quản lý đối với bất kỳ số tiền nào trong số này. Mức độ thâm niên cần thiết để phê duyệt sẽ tăng lên khi số tiền đô la tăng lên.

Lưu trữ hồ sơ

Tất cả các báo cáo tài chính nên được sao lưu bằng báo cáo sổ cái chung hoặc lịch trình bổ sung. Bạn cũng có thể giảm gian lận và lỗi vô ý bằng cách sử dụng các hình thức được tiêu chuẩn hóa cho các giao dịch tài chính bất cứ khi nào có thể, chẳng hạn như đơn đặt hàng hoặc hóa đơn bán hàng. Các biểu mẫu này phải được đánh số liên tục để bạn có thể xác định các biểu mẫu bị thiếu trong chuỗi hoặc các biểu mẫu mới được sử dụng để sao lưu một giao dịch không có giấy tờ trước đó.

xác minh

Một giám sát viên nên định kỳ xem xét tất cả các tài khoản sổ cái chính cho chính xác. Người giám sát phải là một nhân viên không tham gia vào việc chuẩn bị báo cáo. Một số công ty cũng sử dụng kiểm toán viên nội bộ để xác minh phê duyệt của người giám sát. Nhân viên xem xét phải ký và ghi ngày vào tài liệu để chứng minh sự chấp thuận của mình. Các giám sát viên cũng nên xem xét các số liệu tài chính có liên quan để tìm ra các lĩnh vực có thể gặp vấn đề về hiệu quả. Đây có thể là một dấu hiệu của gian lận hoặc giao dịch được ghi lại không đúng.

Bài ViếT Phổ BiếN