Làm thế nào để thiết kế làm việc ảnh hưởng đến hiệu suất nhóm?

Năng suất nhóm bị ảnh hưởng bởi các thành viên nhóm riêng lẻ, bao gồm chuyên môn và khả năng giao tiếp và làm việc cùng nhau. Thiết kế công việc, hoặc cách các nhóm làm việc và dự án được cấu trúc, có thể được điều chỉnh theo dự án và sự sẵn có của các chuyên gia và tài nguyên đối tượng. Đã có một số thay đổi trong cơ cấu tổ chức, môi trường làm việc và công nghệ cho phép các thành viên trong nhóm làm việc hiệu quả cho dù họ ở văn phòng tiếp theo hay cách nửa vòng trái đất.

Bài tập cá nhân

Bất kể quá trình làm việc, các cá nhân thường tham gia vào kết quả cuối cùng của dự án. Ví dụ: xử lý hóa đơn có thể liên quan đến thanh toán, CNTT, dịch vụ khách hàng, bộ sưu tập và các bộ phận pháp lý. Khi các thành phần thiết kế công việc này được coi là các nhiệm vụ không liên quan, mỗi tác vụ có thể được hoàn thành một cách hiệu quả nhưng không liên quan đến cách chúng phối hợp và ảnh hưởng đến nhiệm vụ tiếp theo trong quy trình. Ngay cả những công nhân làm việc hiệu quả cao cũng có thể gây ra sự chậm trễ hoặc sai sót trong quy trình chung khi họ không biết rằng họ thực sự là một phần của một nhóm.

Giám sát thiết kế làm việc theo chỉ đạo

Một bộ phận đứng đầu bởi một giám sát viên hoặc người quản lý là một thiết kế công việc truyền thống hơn. Người giám sát phân công công việc và theo dõi với các nhân viên để trả lời các câu hỏi và đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành theo thông số kỹ thuật. Cô chủ trì bất kỳ cuộc họp nhân viên nào và đưa ra quyết định về quy trình làm việc. Người giám sát có thể phân công các nhân viên làm việc cùng nhau, nhưng mọi người đều tìm đến người giám sát để được hướng dẫn và hỗ trợ. Công việc được hoàn thành, nhưng không có sự sáng tạo hay ra quyết định cá nhân.

Thiết kế nhóm tự định hướng

Khi các dự án được giao cho một nhóm các chuyên gia về vấn đề, họ tạo thành một nhóm tự định hướng. Nhóm chịu trách nhiệm lãnh đạo, thiết lập quy trình làm việc, theo dõi tiến độ, thiết lập lịch trình và đánh giá kết quả. Họ làm việc cùng nhau để giải quyết xung đột, trả lời các câu hỏi và quyết định các cách tốt nhất để tiếp cận từng nhiệm vụ để đạt được kết quả mong muốn. Họ chịu trách nhiệm trước một giám sát viên về kết quả của một dự án nhưng có thể đưa ra quyết định về cách thức thực hiện công việc. Các nhóm tự định hướng có thể tạo ra kết quả hiệu suất cao, vì mỗi thành viên trong nhóm có cổ phần trong kết quả.

Thiết kế công việc ảo

Với nền kinh tế toàn cầu ngày nay và công nghệ truyền thông tiên tiến, các nhóm làm việc có thể được đặt tại các tòa nhà, thành phố hoặc thậm chí các quốc gia khác nhau. Các nhóm ảo này không bị ràng buộc bởi vị trí: Họ có thể hoạt động bằng cách sử dụng công nghệ chia sẻ tệp như Google Docs hoặc Dropbox và họ có thể gặp nhau qua Skype, GoToMeeting hoặc các công nghệ họp ảo khác. Người quản lý dự án hoặc trưởng nhóm có thể được kéo từ bất kỳ vị trí nào theo chuyên môn. Các nhóm ảo có thể tận dụng tốc độ của Web để liên lạc. Khi các nhiệm vụ dự án được phân phối cho các thành viên trong nhóm ở các địa điểm khác nhau, kết quả dự án phản ánh một viễn cảnh rộng lớn có lợi cho lực lượng lao động toàn cầu.