Cách thiết lập Bàn trợ giúp trong nhà

Có một bàn trợ giúp trong nhà có thể giúp tăng năng suất trong toàn tổ chức bằng cách giữ cho máy tính và các thiết bị kỹ thuật khác hoạt động trơn tru. Yếu tố lớn nhất khi quyết định thêm bộ phận Trợ giúp trong nhà thường là chi phí. Tuy nhiên, khi nhân viên có thể thực hiện công việc của họ với một vài gián đoạn kỹ thuật, bộ phận mới nhanh chóng tự trả tiền. Sự tự tin của nhân viên có thể tăng lên nếu nhân viên cảm thấy rằng một nhóm hỗ trợ có thẩm quyền đang đáp ứng nhu cầu kỹ thuật của họ.

1.

Xác định các chức năng cụ thể của Bàn trợ giúp, chẳng hạn như các loại sự cố, máy tính hoặc máy móc mà nó sẽ giải quyết. Càng nhiều càng tốt, xác định từng nhân viên và máy tính cần có thể phát sinh trong các tham số đó. Có một ý tưởng thực tế về các loại câu hỏi mà Bộ phận Trợ giúp sẽ nhận được có thể giúp bạn lên kế hoạch và ngân sách tốt hơn.

2.

Tính toán ngân sách của bạn để xác định số lượng nhân viên và chi phí vận hành cho Bộ phận Trợ giúp. Tạo hai ngân sách khác nhau: một cho chi phí khởi nghiệp ban đầu và một cho ngân sách cố định hàng tháng. Bao gồm chi phí phỏng vấn và đào tạo trong ngân sách khởi nghiệp. Chi phí hàng tháng nên bao gồm các chi phí về lợi ích của nhân viên cùng với tiền lương.

3.

Căn chỉnh nhu cầu của bộ phận với ngân sách của bạn để xác định cấu trúc. Dựa trên những gì bạn có khả năng chi trả, hãy xác định bạn sẽ có bao nhiêu nhân viên trong bộ phận và chức năng của họ. Quyết định nếu bộ phận cần một trợ lý hành chính, ví dụ, hoặc nhiều hơn một người quản lý. Quan trọng nhất, phân tích nếu số lượng nhân viên được thuê sẽ đủ để hỗ trợ công ty.

4.

Thiết lập hướng dẫn cho các bộ phận. Ví dụ: có thể tất cả các yêu cầu đến sẽ đi qua một điều phối viên của Bộ phận Trợ giúp. Quyết định cách bạn sẽ theo dõi và làm theo từng yêu cầu để đảm bảo rằng tất cả các vấn đề được giải quyết kịp thời.

5.

Phần mềm hệ thống Research Help Desk, nếu bạn chọn sử dụng. Các chương trình phần mềm này, như TechExcel ServiceWise, FrontRange Solutions và Epicor, tổ chức mở vé, theo dõi tiến trình và phân tích xu hướng. Chi phí cho phần mềm khác nhau, tùy thuộc vào công ty và gói mua. Chọn phần mềm phù hợp với ngân sách của bạn nhưng cũng cho phép bộ phận phát triển về quy mô và phạm vi.

6.

Phỏng vấn ứng viên để làm việc trong bộ phận Trợ giúp. Chỉ thuê những người có kinh nghiệm phù hợp với nhu cầu của công ty bạn. Mở rộng cung cấp cho những người bạn cảm thấy là tài năng và có khả năng nhất.

7.

Tài liệu tất cả các giao thức và thủ tục trong một bản ghi nhớ. Phân phối bản ghi nhớ cho nhân viên để họ biết cách truy cập các dịch vụ của Bộ phận Trợ giúp.