Các loại sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán truyền thống được thực hiện bằng một trong hai hệ thống. Kế toán và kế toán đã sử dụng các hệ thống để tự tính toán sổ sách công ty và trình bày báo cáo tài chính theo quy định của liên bang. Hai hệ thống chính vẫn tồn tại trong kỷ nguyên số ngày nay, nhưng thực hiện các nhiệm vụ kế toán cho công ty của bạn trên máy tính dễ dàng hơn nhiều so với bằng tay. Nhiều chủ doanh nghiệp lựa chọn làm sổ sách riêng của họ hoặc thuê ngoài nhiệm vụ cho các chuyên gia kế toán ngoài công trường.

Hệ thống đơn nhập cảnh

Hệ thống sổ sách kế toán đơn được sử dụng cho các doanh nghiệp có giao dịch tối thiểu hoặc không phức tạp. Hệ thống này ghi nhận doanh thu tiền mặt và chi phí kinh doanh được thanh toán khi phát sinh. Hệ thống này không được sử dụng theo truyền thống cho các doanh nghiệp có tài khoản phải thu, tài khoản phải trả hoặc nhiều giao dịch vốn. Các mục ghi sổ trong hệ thống này không khớp các giao dịch với các tài khoản tương ứng, điều này có thể khiến việc truy tìm các khoản thu và chi phí trở nên khó khăn hơn. Về bản chất, hệ thống nhập đơn bao gồm một tạp chí bán hàng tiền mặt, một tạp chí giải ngân tiền mặt và báo cáo ngân hàng của bạn. Một mục nhập được thực hiện cho tạp chí bán hàng khi nhận được doanh thu và một mục nhập được thực hiện cho tạp chí giải ngân khi chi phí được thanh toán. Các mục nhật ký của bạn nên đối chiếu với các giao dịch tài khoản ngân hàng của bạn.

Hệ thống nhập kép

Hệ thống sổ sách kế toán kép được sử dụng cho các doanh nghiệp thường xuyên có các giao dịch phức tạp hơn. Các công ty thu nhập thu nhập thông qua các khoản phải thu và nhận hàng hóa và hàng tồn kho về tín dụng phù hợp hơn với phương pháp này. Hệ thống này đăng các giao dịch đơn lẻ dưới dạng mục thu nhập hoặc chi phí, sau đó tạo mục nhập thứ hai để theo dõi giao dịch vào tài khoản tương ứng. Ví dụ: nếu bạn nhận được thu nhập từ khách hàng, doanh thu được đăng dưới dạng thu nhập và cũng được truy tìm vào tài khoản của khách hàng. Trong trường hợp bạn được kiểm toán hoặc cần biết nơi thanh toán thu nhập và chi phí được tạo ra, bạn sẽ có một dấu vết giấy để tìm thông tin nhanh chóng. Hệ thống này sử dụng các khoản ghi nợ và tín dụng, là ngôn ngữ tăng giảm của kế toán viên đối với từng tài khoản bị ảnh hưởng bởi các giao dịch của bạn.

Phần mềm kế toán

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi các hoạt động tài chính. Các chương trình như Quickbooks và Sage - trước đây là Peachtree - sử dụng hệ thống sổ sách kế toán kép, nhưng bạn không nhất thiết phải thành thạo phương pháp sử dụng phần mềm. Các chương trình này tương đối thân thiện với người dùng và nhắc bạn nhập thông tin để hoàn thành và đăng các giao dịch của bạn. Có nhiều phiên bản phần mềm khác nhau, từ năng lực cơ bản đến chuyên nghiệp và bạn có thể mua phần mềm ở phiên bản máy tính để bàn, trực tuyến hoặc trên đám mây.

Sổ sách ảo

Nếu toàn bộ ý tưởng về các phương pháp ghi sổ đơn nhập cảnh và nhập cảnh kép khiến bạn thấy khó chịu, bạn có thể được hưởng lợi từ các dịch vụ kế toán ảo. Một nhân viên kế toán ảo loại bỏ nhu cầu về phí CPA đắt đỏ hoặc một nhân viên kế toán nội bộ. Hầu hết các kế toán ảo chấp nhận hóa đơn bán hàng, biên lai chi phí và sổ cái bảng lương điện tử. Kế toán đăng các giao dịch của bạn lên các tạp chí và sổ cái thích hợp và gửi email cho bạn một bản sao các báo cáo của bạn. Kế toán ảo thường là các CPA hoặc kế toán viên có xu hướng có mức phí thấp hơn các công ty CPA tư nhân.