Các loại phần mềm quản lý để giúp phối hợp nhiều người trong một dự án

Một dự án duy nhất có thể đại diện cho hàng trăm nhiệm vụ. Quản lý tất cả các nhiệm vụ đó cho đến khi hoàn thành đòi hỏi sự phối hợp cẩn thận của lịch trình và tài nguyên. Phần mềm quản lý dự án cung cấp các công cụ cần thiết để điều hướng thành công thông qua tất cả sự phối hợp đó. Các tùy chọn phần mềm có sẵn bao gồm máy tính, máy chủ và các ứng dụng dựa trên Internet. Chọn tùy chọn tốt nhất cho một dự án nhất định không chỉ phụ thuộc vào yêu cầu của dự án mà còn phụ thuộc vào số lượng dự án và người quản lý dự án hoặc PM, tại nơi làm việc, những người sẽ được hưởng lợi từ việc sử dụng ứng dụng.

Khả năng phần mềm

Hầu hết các nhà quản lý dự án đều dựa vào phần mềm có thể cung cấp, ở mức tối thiểu, khả năng biểu đồ Gantt. Biểu đồ Gantt liên kết chi tiết phối hợp như các cột mốc, nhiệm vụ và tài nguyên. Chế độ xem lịch cung cấp chế độ xem nhanh về thời lượng của từng nhiệm vụ theo ngày, tuần hoặc tháng và hiển thị trạng thái dựa trên tỷ lệ phần trăm hoàn thành. Thủ tướng có thể thấy nếu các tài nguyên bị quá tải, các nhiệm vụ chồng chéo hoặc các vấn đề khác tồn tại có thể gây ra rủi ro cho việc hoàn thành dự án thành công. Microsoft Project là phần mềm quản lý dự án nổi tiếng nhất. Các khả năng biểu đồ Gantt cũng tồn tại trong các ứng dụng khác của Microsoft, như Excel và Visio, nhưng Microsoft Project bao gồm các tính năng bổ sung, chẳng hạn như đồng bộ hóa với Outlook và SharePoint để theo dõi cuộc hẹn và chia sẻ tệp.

Phần mềm máy tính để bàn

Phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp như Microsoft Project có thể được cài đặt trực tiếp trên máy tính của PM. Thông thường, phần mềm được sử dụng bởi chủ nhân của Thủ tướng và được cấp phép cho mỗi lần sử dụng của nhân viên. Cách tiếp cận này có thể được sử dụng khi điều phối một số lượng lớn người trong một dự án. Dựa trên tính chất của dự án và số lượng đồng nghiệp có thể cần xem kế hoạch dự án, lịch trình dự án có thể được đăng trên máy chủ quản lý tài liệu để truy cập và xem xét thành viên nhóm. Sử dụng phương pháp này cho phép một PM duy nhất quản lý lịch trình dự án, trong khi hệ thống quản lý tài liệu cung cấp cho các thành viên trong nhóm dự án một cái nhìn về sự phân công công việc, nhiệm vụ và ngày đáo hạn của họ.

Phần mềm mã nguồn mở

Phần mềm nguồn mở cung cấp các PM về ngân sách eo hẹp với một giải pháp miễn phí để sử dụng phần mềm quản lý dự án. Phần mềm nguồn mở được tạo bởi các nhà phát triển từ khắp nơi trên thế giới và các PM có thể truy cập các trang web nguồn mở để tải xuống phần mềm trực tiếp. Mặc dù phần mềm nguồn mở là miễn phí, một công ty xem xét tùy chọn này nên xem xét bản chất của dự án và đánh giá phần mềm để xác minh rằng nó đáp ứng các yêu cầu bảo mật tại nơi làm việc. Nếu phần mềm sẽ được sử dụng trong một thời gian dài, điều quan trọng là phải điều tra các bản vá bảo mật để hỗ trợ các yêu cầu tuân thủ công nghệ thông tin. Các tùy chọn nguồn mở hiện có cho các PM bao gồm ProjectPier, TaskJuggler và Todoyu, trong số những thứ khác.

Phần mềm như là một dịch vụ

Một tùy chọn khác để tải xuống phần mềm quản lý dự án liên quan đến việc sử dụng các ứng dụng trực tuyến thông qua mô hình phần mềm dưới dạng dịch vụ hoặc SAAS. Phần mềm SAAS được sử dụng trên cơ sở đăng ký và được truy cập từ mạng của công ty phần mềm. Một PM có tùy chọn đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm. Cách tiếp cận này cho phép Thủ tướng trả một khoản phí thuê bao cố định hàng tháng mà không cần hợp đồng. Microsoft cung cấp tùy chọn này cho phần mềm Microsoft Project của mình. Basecamp, Intuit QuickBase, FogBugz, Huddle và Clarizen Work Management cũng cung cấp các ứng dụng quản lý dự án SAAS.

Giải pháp dựa trên máy chủ

Các giải pháp phần mềm dựa trên máy chủ cung cấp một giải pháp thay thế khác cho tải xuống phần mềm máy tính để bàn trực tiếp. Các giải pháp dựa trên máy chủ nằm trong phòng máy tính tại nơi làm việc của bạn và được quản lý bởi bộ phận công nghệ thông tin. Trong tình huống tồn tại nhiều dự án không liên quan, phương pháp này cho phép mỗi người quản lý dự án quản lý lịch trình, thời gian biểu và phân công tài nguyên dự án mà không cần phải quản trị phần mềm. Có phần mềm được cài đặt tập trung cũng đảm bảo máy chủ lưu trữ phần mềm đáp ứng các yêu cầu bảo mật tại nơi làm việc. Các nhà cung cấp cung cấp các ứng dụng dựa trên máy chủ để quản lý dự án bao gồm Microsoft Project Server 2013 và Oracle Primavera.