Các loại chính sách công nghệ

Việc truy cập thông tin dễ dàng và các cách nhanh chóng để phân phối thông tin được cung cấp bởi Internet và công nghệ kinh doanh khác đòi hỏi bạn phải điều chỉnh việc sử dụng công nghệ trong công ty của mình. Công nghệ có thể làm hỏng nhân viên của bạn với việc sử dụng cá nhân, giữ cho họ không làm việc hiệu quả. Việc lạm dụng công nghệ của bạn có thể gây tổn hại đến uy tín của công ty và dẫn đến mối quan hệ xấu với khách hàng, vì vậy hãy thực hiện các kế hoạch để kiểm soát việc sử dụng công nghệ tại nơi làm việc.

Hậu quả

Khi soạn thảo chính sách công nghệ của bạn, hãy bao gồm các hậu quả tiềm ẩn nếu các chính sách không tuân theo. Đối với các vi phạm lớn, bạn có thể chọn chấm dứt việc làm của ai đó. Đối với các vi phạm nhỏ hơn, bạn có thể quyết định phạt tiền hoặc loại bỏ các lợi ích, chẳng hạn như một tuần nghỉ phép. Nhưng hãy chắc chắn rằng mọi phần đều nêu rõ hậu quả và ai là người xác định liệu các chính sách có bị vi phạm hay không. Giải thích một quy trình kháng cáo nếu bạn có.

E-mail

Email là một trong những cách chính mà mọi người giao tiếp trong môi trường làm việc. Ngay cả những người ngồi trong các ô liền kề cũng thường gửi email cho nhau. Đó là một cách để theo dõi liên lạc, mời mọi người tham gia các cuộc họp, thêm các nhiệm vụ vào danh sách của họ và gửi một ghi chú nhanh mà không dừng công việc của bạn cho một cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, đó cũng là một cách dễ dàng để khiến công ty của bạn gặp rắc rối. Thực hiện các chính sách email hạn chế sử dụng email của công ty để sử dụng cá nhân bất cứ lúc nào. Nếu một nhân viên vô tình gửi một email riêng có ý nghĩa cho vợ của anh ta đến khách hàng trả tiền cao nhất của bạn, thì khách hàng bị xúc phạm của bạn có thể quyết định đưa doanh nghiệp của anh ta đi nơi khác. Chính sách nên nêu rõ rằng thô tục bị cấm, cũng như các tài liệu tham khảo về tình dục. Nói rõ ràng về sự trang trí mà bạn mong đợi trong các email từ công ty của bạn; một số công ty thậm chí còn đánh vần chính xác chữ ký email có thể chứa gì và màu sắc nào có thể được sử dụng cho loại trong email.

Chấp thuận sử dụng

Chính sách sử dụng được chấp nhận sẽ giải thích cách sử dụng Internet tại nơi làm việc. Ngay cả khi một nhân viên nghỉ, anh ta vẫn không thể xem những hình ảnh không phù hợp trên máy tính của mình. Bất kỳ hoạt động nào có thể được coi là bất hợp pháp, chẳng hạn như cờ bạc trực tuyến, nên bị cấm như là một phần của chính sách công nghệ của bạn. Ngoài ra, hãy cho nhân viên biết để giữ bí mật mật khẩu của họ và tần suất nên thay đổi mật khẩu. Điều này giúp ngăn chặn tin tặc hoặc người dùng trái phép khác truy cập vào máy chủ của bạn.

Thiết bị làm việc

Nhiều doanh nghiệp cho phép nhân viên mang máy tính xách tay làm việc hoặc điện thoại di động về nhà - một số công việc ở nhà hầu hết thời gian hoặc đi du lịch thường xuyên. Mặc dù nhân viên có thể sử dụng thiết bị cho mục đích cá nhân trong những trường hợp này, nhưng hãy đặt ra các hướng dẫn rõ ràng cho họ. Ví dụ, nhân viên có thể sử dụng máy tính xách tay làm việc để truy cập tài khoản email cá nhân của họ, nhưng họ vẫn không nên gửi email cá nhân từ tài khoản công việc của mình, cũng như không nên thực hiện bất kỳ hoạt động bất hợp pháp nào trên thiết bị làm việc. Ngoài ra, chính sách thiết bị làm việc của bạn không nên cho phép nhân viên kiếm tiền bằng thiết bị của bạn nếu nó không liên quan đến doanh nghiệp của bạn; nếu họ có một doanh nghiệp phụ phục vụ đám cưới, họ nên sử dụng điện thoại di động và máy tính xách tay của riêng họ cho doanh nghiệp đó.

Chính sách bảo mật

Với mối đe dọa mạnh mẽ của các cuộc tấn công vi-rút, hãy đánh vần cho nhân viên khi thích hợp để mở tệp đính kèm trên máy tính làm việc - ngay cả tệp đính kèm được tìm thấy trong email cá nhân và trên điện thoại thông minh. Những thứ này có thể lây nhiễm không chỉ máy tính của nhân viên, mà mọi máy tính hoặc thiết bị đã đăng nhập vào máy chủ khi virus lây nhiễm vào máy chủ. Điều này có thể đóng cửa năng suất và chi phí hàng ngàn đô la để sửa chữa và mất doanh thu. Chính sách cũng nên bao gồm các thủ tục chính xác để đăng nhập vào máy chủ từ xa; sử dụng mạng không dây không bảo mật chẳng hạn, không được chấp nhận.