Vắng mặt không có lý do và luật lao động

Vắng mặt nhân viên có thể tốn kém, đặc biệt nếu bạn cần thuê nhân viên tạm thời hoặc trả lương ngoài giờ cho các nhân viên khác để đảm bảo đủ nhân viên cho doanh nghiệp của bạn. Vắng mặt thuộc ba loại: miễn (được chấp thuận trước bởi người giám sát); không được phép (không được chấp thuận trước) và không có lỗi (những người không được phân loại). Sự vắng mặt có lý do và không có lỗi nói chung được coi là một chi phí kinh doanh, nhưng kiểm soát chi phí từ sự vắng mặt không có lý do là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp nhỏ. Hiểu các luật liên quan đến vắng mặt có thể giúp doanh nghiệp của bạn kiểm soát chi phí trong khi tránh những cạm bẫy pháp lý.

Nhân viên được miễn và không được miễn

Luật về việc trả lương trong thời gian vắng mặt áp dụng khác nhau cho nhân viên được miễn và không được miễn. Hầu hết các nhân viên, được phân loại là không được miễn trừ, được bảo vệ bởi các quy tắc lương và giờ của Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng và có thể được cập cảng cho tất cả thời gian bị mất việc. Nhân viên miễn thuế được miễn các quy tắc FLSA; miễn trừ phổ biến nhất là cho nhân viên hành chính, điều hành và chuyên nghiệp cổ trắng, các chuyên gia CNTT và nhân viên bán hàng bên ngoài.

Nếu một nhân viên được miễn đã làm việc bất cứ lúc nào trong tuần lương, lương của anh ta không thể được cập bến mà không có nguy cơ mất trạng thái được miễn. Mất trạng thái miễn trừ có nghĩa là bạn sẽ phải trả 1 1/2 lần tỷ lệ của anh ấy cho mỗi giờ anh ấy đã làm việc ngoài 40 hồi tố và tiếp tục. Tuy nhiên, một chính sách bằng văn bản chỉ định một số ngày bệnh hoặc cá nhân nhất định sẽ cho phép bạn đếm số ngày bị bỏ lỡ so với con số này; nếu nhân viên được miễn vượt quá con số đó, bạn có thể trả lương và trừ khi nhân viên đáp ứng các tiêu chí khác, sẽ có biện pháp kỷ luật.

Ốm đau, tàn tật và thương tích

Hai luật liên bang khác chi phối sự vắng mặt vì ốm đau hoặc khuyết tật và áp dụng cho cả nhân viên được miễn và không được miễn. Đạo luật nghỉ phép y tế gia đình áp dụng cho các doanh nghiệp sử dụng hơn 50 công nhân; nó đòi hỏi người sử dụng lao động phải cho người lao động nghỉ phép tới 12 tuần không được trả lương nhưng được bảo vệ công việc hàng năm vì bệnh nghiêm trọng của họ hoặc chăm sóc cho các thành viên gia đình mới sinh, mới nhận nuôi hoặc bị bệnh. Nó cũng cho phép rời đi khi các thành viên gia đình trong quân đội. Việc nghỉ phép có thể được thực hiện liên tục hoặc không liên tục. Đạo luật người Mỹ khuyết tật áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng hơn 15 công nhân và yêu cầu bạn cho phép nghỉ phép dài hạn nếu cần thiết để đáp ứng nhu cầu của một nhân viên khuyết tật. Nó cũng yêu cầu bạn không phân biệt đối xử với nhân viên này trong việc tuyển dụng hoặc thăng chức vì khuyết tật của anh ta hoặc cần thêm thời gian nghỉ. Ngoài các quy tắc của liên bang, các tiểu bang có luật riêng bảo vệ người lao động phải nghỉ làm vì những tổn thương kéo dài trong công việc.

Chính sách tham dự

Cách tốt nhất để đối phó với sự vắng mặt là xây dựng chính sách tham dự đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp của bạn và tuân thủ luật pháp. Một chính sách tham dự hợp lý sẽ bao gồm tất cả những điều sau đây: chậm trễ, bệnh tật, kinh doanh cá nhân, nghỉ phép gia đình và y tế (bao gồm cả nghỉ phép trong quân đội) và nghỉ phép. Chính sách phải cụ thể. Chẳng hạn, ngay sau khi ca làm việc bắt đầu, nhân viên phải gọi nếu cô ấy bị ốm để tránh bị xử lý kỷ luật? hoặc nhân viên phải thông báo cho người giám sát bao nhiêu lần vắng mặt? Chính sách cũng cần nêu rõ những gì gây ra hành động kỷ luật và cách thức kỷ luật đó sẽ tiến triển; ví dụ, trường hợp đầu tiên của sự vắng mặt không có lý do hoặc vắng mặt khẩn cấp mà không gọi sẽ kích hoạt cảnh báo bằng lời nói; cảnh báo thứ hai bằng văn bản và lần thứ ba có thể là căn cứ để chấm dứt. Truyền đạt chính sách bằng văn bản cho nhân viên và đào tạo giám sát viên. Sau khi được phát triển, áp dụng chính sách một cách nhất quán để tránh khiếu nại phân biệt đối xử.

Vắng mặt không có lỗi

Một số công ty phát triển chính sách vắng mặt không có lỗi. Theo hệ thống này, không có nỗ lực nào được thực hiện để phân loại sự vắng mặt là lý do hoặc không được phép; thay vào đó, mỗi nhân viên được phép nghỉ làm một số ngày nhất định để sử dụng như mong muốn. Kỷ luật tiến bộ được sử dụng khi nhân viên vượt quá số lần vắng mặt được phép. Mặc dù hệ thống này có vẻ dễ quản trị, nhưng không hiểu tại sao nhân viên của bạn vắng mặt có thể gây ra vấn đề trong việc chứng minh rằng bạn đã tuân thủ FMLA. Loại hệ thống này cũng có thể không đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn trong các tình huống bán lẻ hoặc trung tâm cuộc gọi khi bảo hiểm trong những giờ nhất định là rất quan trọng.

Lưu trữ hồ sơ

Lưu trữ hồ sơ thích hợp là rất quan trọng để tránh các vụ kiện. Ví dụ, công nhân có thể tuyên bố rằng họ đã làm việc trong nhiều năm trong một "thời gian bù" ngẫu nhiên, theo dõi thời gian làm thêm của chính họ và sau đó nghỉ thêm để bù giờ làm thêm. Nếu bạn thiếu hồ sơ thời gian chính thức, bạn không thể chứng minh khác nhau. Nhiều hệ thống bảng lương có thể theo dõi sự vắng mặt và phân biệt giữa các loại vắng mặt. Nếu công ty của bạn không có loại tùy chọn này, hãy phát triển một cách khác để theo dõi sự vắng mặt của từng cá nhân và loại và lập bảng tổng số toàn công ty.