Nghi thức xã giao

Ưu điểm của các cuộc họp ảo là người tham gia có thể gặp gỡ và thảo luận về các dự án hoặc các vấn đề khác mà không ở cùng một nơi. Các cuộc họp ảo có thể là một tiết kiệm chi phí tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ, vì chúng cho phép những người có thời gian hạn chế hoặc những người ở xa tham gia một cuộc họp mà không phải trả chi phí để xóa lịch hoặc đặt một chuyến công tác. Nhưng trong khi kết nối mọi người có thể dễ dàng, có một cuộc họp ảo chuyên nghiệp và hiệu quả có thể là một thách thức.

Công nghệ

Hãy chắc chắn rằng công nghệ bạn sẽ sử dụng hoạt động tốt trước cuộc họp, để cho mình thời gian để thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào. Mặc dù cuộc họp là ảo, những người tham gia vẫn phải dành thời gian ngoài ngày để tham dự. Không đảm bảo rằng công nghệ hoạt động đúng có thể dẫn đến một số người tham gia bị bỏ rơi hoặc tức giận vì lãng phí thời gian của họ. Giai đoạn một cuộc họp thử nghiệm với một người bạn hoặc đồng nghiệp ở một văn phòng khác để đảm bảo công nghệ hoạt động đúng và tín hiệu âm thanh và video rõ ràng. Âm thanh đầy tĩnh và video choppy sẽ khiến một số người tham gia không tham gia cuộc họp.

Cài đặt

Mặc dù bạn đang họp hầu như, bạn nên tham gia từ một môi trường chuyên nghiệp. Nếu tham gia từ nhà hoặc một địa điểm công cộng, hãy tìm một không gian yên tĩnh, riêng tư và tắt tivi và âm nhạc. Nếu có thể, hãy nhờ người khác giữ trẻ em hoặc thú cưng để chúng không làm gián đoạn cuộc họp. Ăn mặc chuyên nghiệp như bạn sẽ làm nếu bạn đang đến văn phòng và ngồi ở bàn làm việc hoặc trên ghế, thay vì nằm dài trên ghế dài hoặc trên giường của bạn.

Sự tham gia

Tham gia vào một cuộc họp ảo có thể khó khăn hơn so với trong một cuộc họp truyền thống vì khó có thể đọc tín hiệu hình ảnh từ màn hình máy tính và xác định khi nào người khác sẽ nói. Nếu bạn đang dẫn dắt cuộc họp, hãy thiết kế nó để mỗi người tham gia có thời gian đóng góp, bằng cách hướng câu hỏi đến những người tham gia cụ thể. Giới hạn quy mô của cuộc họp là tốt; số lượng người tham gia càng nhỏ thì mọi người càng dễ tham gia và được hiểu. Tránh đa nhiệm trong cuộc họp. Kiểm tra email hoặc làm việc trên các dự án khác rất hấp dẫn trong một cuộc họp ảo, nhưng nó sẽ khiến bạn không tham gia đầy đủ.

Tiêu điểm

Giữ cuộc họp tập trung. Gửi email chương trình nghị sự của cuộc họp cho những người tham gia trước và bao gồm các bản sao của bất kỳ tài liệu nào bạn sẽ thảo luận trong cuộc họp. Như với các cuộc gặp mặt trực tiếp, chỉ định ai đó chịu trách nhiệm về thời gian và khuyến khích mọi người bám sát chương trình nghị sự. Giữ cuộc họp ngắn để đảm bảo rằng tất cả những người tham gia được tham gia trong cuộc họp.

Bài ViếT Phổ BiếN