Cách kiểm soát kế toán & hàng tồn kho

Hệ thống kế toán và hàng tồn kho có thể đặc biệt dễ bị đánh cắp, gian lận hoặc quản lý hoàn toàn sai. Kiểm soát tính toàn vẹn của hồ sơ kế toán của bạn và bảo mật hàng tồn kho của bạn có thể đóng góp trực tiếp vào dòng dưới cùng của bạn bằng cách giảm các chi phí không cần thiết. Các chủ doanh nghiệp nhỏ có sẵn một loạt các tùy chọn kiểm soát nội bộ và mỗi doanh nghiệp yêu cầu một bộ kiểm soát duy nhất để bảo đảm đầy đủ tài sản của mình.

Hệ thống an ninh

Tất cả dữ liệu kế toán và hàng tồn kho nên được giữ an toàn nhất có thể. Hạn chế quyền truy cập vào khu vực lưu trữ hàng tồn kho và cài đặt camera an ninh với các thiết bị ghi âm. Thực hiện đếm hàng tồn kho thường xuyên và ngẫu nhiên để phát hiện ra các vấn đề trộm cắp hoặc lãng phí một cách nhanh chóng.

Dữ liệu kế toán có thể bị xâm phạm dễ dàng như hàng tồn kho hoặc tiền mặt, và bọn tội phạm có thể gây ra thiệt hại tài chính tương tự bằng cách thao túng hồ sơ kế toán như trộm cắp vật lý. Bảo vệ tất cả các máy chủ và máy trạm bằng mật khẩu và thuê chuyên gia bảo mật mạng nội bộ hoặc bên thứ ba để truy cập an toàn vào các tệp của bạn. So sánh dữ liệu tài chính nội bộ với báo cáo ngân hàng và tài liệu tài chính để đảm bảo rằng hồ sơ của bạn vẫn chính xác.

Tách nhiệm vụ

Triết lý đằng sau sự phân chia nhiệm vụ là việc trộm cắp bằng cách thông đồng trở nên khó khăn hơn khi có nhiều người tham gia vào một quá trình gồm nhiều bước. Nhiệm vụ kế toán và hàng tồn kho liên quan đến một số hoạt động và các bước; tách biệt các nhiệm vụ này giữa các nhân viên ở các cấp khác nhau trong công ty của bạn có thể giúp giảm bớt các sự cố thông đồng. Không cho phép cùng một người đặt hàng tồn kho và kiểm tra tính chính xác của các lô hàng đến, ví dụ. Không cho phép cùng một người thực hiện gửi tiền ngân hàng và nhập biên lai tiền mặt vào hệ thống kế toán, như một ví dụ khác.

Kiểm toán độc lập

Kiểm toán tài chính của bên thứ ba có thể tốn kém và gây trở ngại cho năng suất bình thường, nhưng chúng rất đáng giá nếu chúng phát hiện ra các trường hợp gian lận tài chính hoặc trộm cắp. Kiểm toán viên sẽ đào sâu vào hệ thống kế toán và hồ sơ tài chính của bạn để đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ kế toán đang được thực hiện một cách có đạo đức và chuyên nghiệp.

Cung cấp cho nhân viên của bạn chỉ đủ thông báo trước để cho phép họ chuẩn bị cho vai trò của họ trong cuộc kiểm toán; không cung cấp thông báo đủ xa trước cho kẻ trộm để che dấu vết của chúng.

Báo cáo nội bộ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả phải cung cấp báo cáo trạng thái thường xuyên cho người quản lý và những người ra quyết định khác. Một hệ thống thông tin quản lý có thể kết hợp bất kỳ dữ liệu vận hành hoặc thống kê nào và trình bày nó cho các nhà quản lý theo định dạng logic, dễ đọc. MIS có thể tạo báo cáo về thông tin cơ bản, chẳng hạn như doanh thu và chi phí hàng ngày tại mỗi cửa hàng bán lẻ và dữ liệu phức tạp hơn, chẳng hạn như số lỗi trung bình không thể chấp nhận và hầu như không chấp nhận được trên một phần dây chuyền sản xuất cụ thể.

Bài ViếT Phổ BiếN