Mã sổ cái chung là gì?

Mã sổ cái chung là các chữ số bạn gán cho các mục ghi nợ hoặc tín dụng khác nhau để làm cho kế toán dễ dàng hơn và có nhiều chức năng hơn. Bằng cách chỉ định số cho các loại khoản phải trả hoặc khoản phải thu khác nhau, bạn có thể mất ít thời gian hơn để nhập dữ liệu, nhanh chóng sắp xếp thông tin của bạn và chuẩn bị các báo cáo đơn giản bạn có thể sử dụng một lần hoặc thường xuyên.

Sổ cái

Một sổ cái chung là một danh sách đơn giản về thu nhập và chi phí thực tế của bạn. Không giống như bảng ngân sách liệt kê thu nhập và chi phí dự kiến của bạn, hoặc báo cáo khoản phải thu hoặc phải trả cho thấy những gì bạn nợ hoặc đang nợ, một sổ cái chỉ ghi lại các giao dịch khi chúng xảy ra. Ngay cả khi bạn chỉ có một tài khoản ngân hàng mà bạn sử dụng cho doanh nghiệp của mình, bạn vẫn nên giữ một sổ cái chung để phát hiện ra bất kỳ sai lầm nào mà bạn hoặc ngân hàng của bạn có thể mắc phải. Thực hiện việc này bằng cách thực hiện đối chiếu hàng tháng hoặc so sánh sổ cái với bảng sao kê ngân hàng của bạn. Nếu bạn sử dụng tài khoản séc, thẻ tín dụng và hạn mức tín dụng để thanh toán hóa đơn của doanh nghiệp, một sổ cái chung cho phép bạn giữ tất cả các chi phí của mình trong một tài liệu.

Mã sổ cái

Mã sổ cái là những con số bạn sử dụng để chỉ định một khoản phải trả hoặc phải thu theo loại. Ví dụ: bạn có thể chỉ định thanh toán điện thoại của mình với mã 100. Thanh toán tiền điện của bạn có thể là 101. Bất cứ lúc nào, bạn có thể sắp xếp tài liệu của mình theo mã sổ cái để xem bạn đã trả bao nhiêu cho điện thoại hoặc tiện ích.

Mã hóa

Cách đơn giản nhất để gán mã sổ cái chung là bắt đầu bằng một chữ số, chẳng hạn như 100, gán cho mỗi loại tín dụng hoặc ghi nợ tiếp theo một chữ số thêm một chữ số vào số đó. Trong trường hợp này, năm mã đầu tiên của bạn sẽ là 100, 101, 102, 103 và 104. Để làm cho mã của bạn hữu ích hơn, hãy gán các số có ý nghĩa cụ thể để sắp xếp dễ dàng hơn. Ví dụ: bắt đầu tất cả các danh mục ghi nợ với số 1 và tất cả các danh mục tín dụng với số 2. Hai mã ghi nợ đầu tiên của bạn có thể là 100 và 101 và hai mã tín dụng đầu tiên của bạn sẽ là 200 và 201. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm thấy tất cả các khoản ghi nợ hoặc tín dụng của bạn. Thêm các chữ số bổ sung để nhóm các loại thu nhập và chi phí khác.

Ví dụ mã hóa

Nếu bạn bán quảng cáo in tạp chí, biểu ngữ trên trang web của mình và bạn thuê danh sách lưu hành, bạn có thể chỉ định tất cả thu nhập in với số 2 sau số mã tín dụng đầu tiên, thu nhập biểu ngữ của bạn với 3 và số danh sách của bạn bằng 4. Trong trong trường hợp này, mục nhập của bạn cho quảng cáo in sẽ là 120, cho quảng cáo banner 130 và cho thuê danh sách 140. Bạn có thể tiếp tục gia hạn này. Ví dụ: nếu bạn bán quảng cáo in màu và đen trắng, bạn có thể chỉ định chữ số thứ ba của mã của mình là 1 cho quảng cáo màu và 2 cho thêm màu đen và trắng. Nếu bạn đã sử dụng mã bốn chữ số, mã của bạn cho quảng cáo in màu sẽ là 1210 và mã của bạn cho quảng cáo đen trắng sẽ là 1220. Điều này cho phép bạn nhanh chóng xác định tổng doanh số in của mình và thoát ra bao nhiêu từ quảng cáo màu.

Tên Vs. Chữ số

Thay vì mã sổ cái thay thế cho các từ mô tả, bao gồm cả hai. Ngay cả khi bạn biết rằng mã sổ cái 130 có nghĩa là doanh thu quảng cáo biểu ngữ, một nhân viên kế toán mới hoặc người thay thế hoặc người khai thuế có thể không biết mã của bạn. Nếu bạn hoặc một nhân viên kế toán tạm thời vô tình làm sai mục của bạn, có những từ bên cạnh mỗi từ có thể giúp bạn nhanh chóng sửa chữa sai lầm.

Sắp xếp / Tổng cộng / Tính trung bình

Ngoài việc sử dụng mã sổ cái để chạy báo cáo một lần, hãy sử dụng chúng để tạo tổng và trung bình cho các loại thu nhập và chi phí. Điều này tạo ra các cập nhật theo thời gian thực mỗi khi bạn thực hiện một mục. Ví dụ: theo dõi tổng chi tiêu điện thoại hoặc chi phí vật tư văn phòng trung bình hàng tháng của bạn với các tế bào của Total Total và trung bình cho phép bạn so sánh hiệu suất hiện tại của mình với ngân sách mà không phải chạy các báo cáo riêng biệt.

Biểu đồ mẫu của các tài khoản

Khi nghi ngờ về khả năng thiết lập hệ thống mã sổ cái của bạn, hãy xem xét việc thuê một nhân viên kế toán hoặc kế toán tạm thời để thiết lập hệ thống kế toán hoặc phần mềm kế toán của bạn. Bảo trì một hệ thống hiện có thường dễ hơn so với xây dựng từ đầu.

Ví dụ về tài khoản tiền mặt: