Ai xây dựng kế hoạch quản lý dự án?

Để thành công dự án, bạn cần một kế hoạch quản lý dự án, một tài liệu lập kế hoạch nắm bắt toàn bộ dự án và bao gồm tất cả các giai đoạn từ khởi đầu đến thực hiện và đóng cửa. Kế hoạch dự án thường là các tài liệu chính thức, được phê duyệt được sử dụng làm hướng dẫn trong thực hiện và kiểm soát dự án. Mặc dù người quản lý dự án thường xây dựng kế hoạch quản lý dự án, các bên liên quan chính và các thành viên trong nhóm dự án cũng cung cấp đầu vào và phê duyệt trước khi thực hiện.

Nội dung kế hoạch dự án

Kế hoạch quản lý dự án của bạn phải đủ toàn diện để bao gồm tất cả các thành phần thích hợp của dự án. Nó sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về dự án và các mục tiêu chính của nó. Nó phải xác định phạm vi của dự án, bao gồm các yêu cầu kinh doanh, khả năng cung cấp, cấu trúc phân chia công việc và các ràng buộc. Kế hoạch phải xác định lịch trình, chi phí, thành viên nhóm, rủi ro và kế hoạch dự phòng và phải có các thủ tục để theo dõi các thay đổi của dự án. Nó cũng cần chỉ ra cách tiếp cận đo lường chất lượng của dự án, quy trình mua sắm, phương pháp đóng cửa và chi tiết truyền thông.

Quản lý dự án

Bạn có thể chỉ định một người quản lý dự án chuyên nghiệp để dẫn dắt dự án của bạn. Người quản lý dự án đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng trong một dự án cụ thể được đáp ứng, bao gồm đảm bảo rằng các thành viên dự án hoàn thành vai trò của họ và dự án vẫn nằm trong mục tiêu thông qua việc hoàn thành trong các hướng dẫn ngân sách. Mặc dù họ hiếm khi tham gia tích cực vào việc tạo ra kết quả cuối cùng của dự án, các nhà quản lý dự án vẫn duy trì các nhiệm vụ, tương tác và tiến độ của dự án để hạn chế chi phí, giảm rủi ro thất bại và tối đa hóa lợi ích. Các nhà quản lý dự án thường bao gồm các kế hoạch của họ trong một đề xuất chính thức trong đó dự án được xem xét. Họ sử dụng các kế hoạch dự án để đảm bảo rằng các dự án được liên kết với các mục tiêu kinh doanh của công ty.

Chủ doanh nghiệp, chủ cửa hàng

Bởi vì họ có hứng thú với kết quả thành công của dự án, chủ doanh nghiệp thường là người đứng đầu dự án. Là người lãnh đạo chính của dự án, họ có trách nhiệm đảm bảo kinh phí và thực hiện thành công. Họ phê duyệt và chứng thực các sản phẩm dự án, tạo lịch trình và đưa ra phản hồi thường xuyên cho các thành viên trong nhóm. Với vai trò là người ra quyết định cuối cùng cho các vấn đề ảnh hưởng đến doanh nghiệp, họ cung cấp phê duyệt cuối cùng cho các kế hoạch tổng thể của dự án và thay đổi phạm vi chính.

Thành viên trong nhóm

Thành viên trong nhóm là những người được phân công toàn thời gian hoặc bán thời gian để tham gia vào các hoạt động của nhóm dự án. Mỗi người có một vai trò khác nhau để đóng góp cho các mục tiêu tổng thể của dự án và các sản phẩm nhóm cụ thể. Họ cũng có một vai trò trong việc lập kế hoạch dự án, xác định cụ thể các mốc thời gian dự án và ngày hoàn thành. So với các nhà quản lý dự án, các thành viên trong nhóm có một ý tưởng tốt hơn về việc sẽ mất bao lâu để đạt được một cột mốc quan trọng. Có ảnh hưởng lớn trong phong cách quản lý dự án có sự tham gia, họ cũng tham gia lập kế hoạch và giám sát một dự án.