Làm thế nào để xử lý sự vắng mặt của nhân viên

Chủ lao động có nhiều vĩ độ trong việc lựa chọn chính sách nghỉ phép, miễn là chính sách này được áp dụng cho tất cả nhân viên đủ điều kiện một cách công bằng và nhất quán. Nhân viên có thể được bảo vệ bởi Đạo luật nghỉ phép gia đình và y tế hoặc Đạo luật về việc làm và quyền sử dụng lao động thống nhất. Nếu một nhân viên được bảo hiểm yêu cầu nghỉ việc theo một trong các luật này, bạn phải xử lý sự vắng mặt của nhân viên theo cách tuân thủ luật pháp liên quan. Bạn cũng có thể được yêu cầu cấp giấy vắng mặt theo luật tiểu bang hoặc địa phương.

Chính sách nghỉ phép

1.

Tạo một chính sách rõ ràng, bằng văn bản nêu rõ cách thức doanh nghiệp của bạn xử lý các trường hợp vắng mặt. Chính sách này sẽ giải thích các lựa chọn cho nghỉ phép có lương, chẳng hạn như nghỉ phép hoặc thời gian ốm. Phác thảo lý do có thể chấp nhận để cấp phép nghỉ không lương. Nếu thời gian nghỉ tích lũy, hãy giải thích tỷ lệ tích lũy và khi nhân viên đủ điều kiện sử dụng thời gian. Bạn có thể cần bao gồm thời gian mất điện. Ví dụ: nếu bạn điều hành một cửa hàng bán lẻ phụ thuộc nhiều vào doanh số bán hàng mùa lễ, bạn có thể từ chối cấp lá trong giai đoạn này. Hãy nhớ rằng thời gian mất điện không được phép nếu thời gian nghỉ được yêu cầu theo luật liên bang và một số luật tiểu bang.

2.

Thông báo cho tất cả nhân viên của chính sách nghỉ phép của công ty bạn. Cung cấp các tờ thông tin và bao gồm một tuyên bố chính sách đầy đủ trong sổ tay nhân viên của bạn. Thực hiện theo các yêu cầu pháp lý để phổ biến thông tin về lá vắng. Ví dụ: bạn phải hiển thị một áp phích nêu rõ các quyền FMLA của nhân viên.

3.

Thực hiện theo các quy tắc địa phương và tiểu bang để cấp lá vắng mặt, nếu áp dụng. Ví dụ, một số chính quyền tiểu bang và địa phương yêu cầu chủ lao động dành thời gian nghỉ phép cho công việc tình nguyện hoặc hiến máu.

4.

Cấp tối đa 12 tuần nghỉ phép không lương mỗi năm cho nhân viên đủ điều kiện. FMLA bao gồm nhân viên của các doanh nghiệp có từ 50 công nhân trở lên làm việc từ 20 tuần trở lên trong năm trước. Nhân viên đủ điều kiện nếu họ đã ở với bạn từ một năm trở lên và làm việc ít nhất 1.250 giờ trong năm trước. Nghỉ phép FMLA được cấp nếu một nhân viên hoặc một thành viên trong gia đình trực tiếp của cô bị ốm hoặc cần được chăm sóc. Nhân viên cũng được nghỉ phép FMLA do các biến chứng liên quan đến mang thai hoặc để điều chỉnh sự xuất hiện của một đứa con nuôi hoặc con nuôi. Chủ lao động có thể yêu cầu nhân viên yêu cầu nghỉ phép FMLA để cung cấp chứng nhận không có khả năng làm việc từ nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe của họ. Bảo hiểm y tế phải được tiếp tục trong thời gian nghỉ phép FMLA.

5.

Cho phép nhân viên nghỉ tối đa 15 ngày làm việc để được đào tạo tự nguyện hoặc không tự nguyện với tư cách là thành viên của Quân đội, Hải quân, Không quân, Thủy quân lục chiến, Cảnh sát biển hoặc Dịch vụ Y tế Công cộng. Chỉ những nhân viên được coi là công nhân tạm thời không được bảo vệ bởi các yêu cầu của USERRA. Các doanh nghiệp có thể không yêu cầu một nhân viên sắp xếp lại thời gian nghỉ đào tạo. Tuy nhiên, bạn có thể yêu cầu nhân viên gửi thông báo nghỉ việc trước thời hạn.

6.

Cấp phép nghỉ không lương cho nhân viên được gọi đến hoặc tình nguyện làm nhiệm vụ tích cực trong một chi nhánh của nghĩa vụ quân sự. Người sử dụng lao động không phải trả tiền cho nhân viên làm nhiệm vụ tích cực hoặc tiếp tục lợi ích. Khi một nhân viên được thả ra khỏi nhiệm vụ tích cực, anh ta phải được giới thiệu lại trong công việc cũ của anh ta hoặc trong công việc mà anh ta đã đảm nhiệm nếu anh ta không đi nghĩa vụ quân sự tích cực. Nhân viên trở về phải đưa ra yêu cầu giới thiệu việc làm trong vòng 90 ngày kể từ khi được thả ra khỏi nhiệm vụ đang hoạt động. Nếu một nhân viên đã bị tàn tật, người sử dụng lao động được yêu cầu cung cấp chỗ ở hợp lý để cho phép anh ta tiếp tục công việc trước đây. Nếu khuyết tật loại trừ điều này, anh ta phải được đặt ở một vị trí thay thế với mức lương và lợi ích tương đương, trong trường hợp có thể làm như vậy.

Lấp đầy khoảng trống

1.

Tạo một kế hoạch để trang trải trách nhiệm công việc của nhân viên khi họ nghỉ phép. Yêu cầu tất cả nhân viên yêu cầu nghỉ trước bất cứ khi nào có thể. Điều này sẽ cho bạn thời gian để sắp xếp. Viện một chương trình đào tạo chéo đang diễn ra để các nhiệm vụ thiết yếu có thể được hoàn thành với sự gián đoạn tối thiểu.

2.

Thay đổi trách nhiệm công việc của nhân viên vắng mặt giữa các đồng nghiệp. Đây là chiến lược phổ biến nhất để bảo hiểm cho nhân viên nghỉ phép, theo Bộ Lao động Hoa Kỳ. Tuy nhiên, việc phân công lại công việc có thể không khả thi đối với một doanh nghiệp nhỏ. Ví dụ, trong một văn phòng nhỏ có thể chỉ có một vài người, những người sẽ làm việc quá sức hoặc phải làm thêm giờ nếu họ đảm nhận khối lượng công việc của một nhân viên vắng mặt.

3.

Thuê một công nhân tạm thời. Trợ giúp tạm thời là một chiến lược để quản lý các lá có thể hoạt động cho cả các doanh nghiệp rất nhỏ. Nếu bạn có nhân viên được đào tạo chéo, họ có thể đảm nhận các nhiệm vụ thiết yếu trong khi nhân viên tạm thời thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên như nộp giấy tờ hoặc trả lời điện thoại.

4.

Yêu cầu nhân viên nghỉ phép để làm việc tại nhà khi thích hợp và có sự chấp thuận của y tế. Ví dụ, một nhân viên phục hồi sau phẫu thuật có thể có thể làm việc từ xa trong một số giờ giới hạn để giúp thực hiện các chức năng chính. Bạn có thể phải cung cấp máy tính xách tay hoặc thiết bị khác và kết nối với mạng công ty.