Cách viết một bản ghi nhớ từ nhân sự

Các bộ phận nhân sự thường xuyên gửi thông tin liên lạc cho nhân viên về nhiều chủ đề khác nhau - từ ghi chép lại việc chấm dứt nhân viên đến mở rộng lời mời đến buổi dã ngoại của công ty. Truyền thông nhân sự hiệu quả nhất được xây dựng tốt, giữ cho khán giả trong tâm trí và được phân phối phù hợp. Nó cũng chứa ngôn ngữ không để người đọc giải thích ý nghĩa, nghĩa là một bản ghi nhớ nhân sự phải rõ ràng và không mơ hồ.

1.

Dự thảo mục đích và phác thảo thông điệp của bạn. Các bản ghi nhớ từ nguồn nhân lực có thể là thông tin, chẳng hạn như cập nhật chính sách hoặc thủ tục, hoặc chúng có thể được xác nhận bằng văn bản về các hành động việc làm, chẳng hạn như tài liệu để xem xét kỷ luật hoặc chấm dứt. Khi bạn phác thảo phác thảo, hãy xác định vị trí hoặc tiêu đề, trình độ và trình độ của người đọc.

2.

Chuẩn bị danh sách nhân viên mà bản ghi nhớ của bạn sẽ được phân phối. Yêu cầu bộ phận CNTT của bạn cung cấp cho bạn danh sách email cho tất cả nhân viên hoặc cho một số nhóm nhân viên nhất định. Nếu bạn đang viết một bản ghi nhớ thông tin cho nhân viên, hãy sao chép các giám sát viên và người quản lý của họ. Lãnh đạo phải luôn nhận thức được thông tin được cung cấp cho nhân viên báo cáo với họ.

3.

Thu thập dữ liệu cần thiết để chứng minh chủ đề của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang viết về thay đổi chính sách, hãy lấy bản sao của sổ tay hiện tại và quy trình vận hành tiêu chuẩn. Ngoài ra, có được các tuyên bố chính sách sửa đổi đã được phổ biến sau khi sổ tay của bạn được xuất bản. Nếu các chính sách phải thực hiện với các quy trình, chẳng hạn như công nghệ, hãy lấy hướng dẫn từng bước để sử dụng công nghệ mới.

4.

Liệt kê các nhân viên mà bạn đang viết bản ghi nhớ. Xác định độc giả của bạn là ai và điều chỉnh ngôn ngữ cho phù hợp. Ví dụ: nếu bạn viết thư cho các chuyên gia CNTT về các vấn đề thủ tục, họ sẽ hiểu về công nghệ. Tuy nhiên, nếu bạn đang viết một bản ghi nhớ về các quy trình CNTT và đối tượng của bạn bao gồm nhiều hơn nhân viên CNTT, hãy chuẩn bị nó để có thể hiểu được đối tượng rộng lớn.

5.

Đặt bản sao của bản ghi nhớ hướng đến từng nhân viên trong hồ sơ nhân sự của họ. Một số bản ghi nhớ bí mật có thể cần được trình bày trong cuộc gặp mặt trực tiếp và nếu bản ghi nhớ phải làm với việc chấm dứt, giám sát viên hoặc người quản lý của nhân viên nên có mặt trong cuộc họp khi bản ghi nhớ được trao cho nhân viên.

6.

Cho biết liệu ghi nhớ nhân sự là bí mật. Thư tín nhân sự có thể chứa thông tin nhạy cảm về tiền lương và các điều khoản và điều kiện về các vấn đề việc làm như lợi ích, kỷ luật, số liệu nhân sự và kế hoạch chiến lược nhân sự. Các bản sao của bản ghi nhớ nhân sự bí mật nên được lưu trữ trong các tệp có quyền truy cập hạn chế.