Cách kiểm soát chi phí trên cao

Chi phí công ty, nếu không được kiểm soát, có thể ăn hết lợi nhuận của bạn và có khả năng tạo ra khoản lỗ ròng trước khi bạn nhận ra. Nếu không chia nhỏ chi phí của bạn thành các hạng mục sản xuất và chi phí chung, bạn có thể không nhận ra mình thực sự chi bao nhiêu để điều hành công ty của mình. Báo cáo tài chính chi tiết và phân tích phương sai ngân sách sẽ giúp bạn giữ chi phí hoạt động ở mức có thể quản lý được.

Tổng công ty

Các chi phí bạn phải điều hành doanh nghiệp của mình và bán sản phẩm của bạn tạo nên chi phí chung cho công ty. Đây là những chi phí bạn có ngay cả khi bạn không tạo ra sản phẩm của mình. Chúng bao gồm các chi phí như tiền thuê nhà, tiếp thị, điện thoại, bảo hiểm, nhân viên hành chính, thiết bị văn phòng, tiền lãi và vật tư. Giống như chi phí chung của công ty, chi phí chung bao gồm các chi phí bạn có khi bạn không sản xuất sản phẩm của mình, nhưng chúng áp dụng trực tiếp cho một bộ phận. Ví dụ, bảo trì máy móc là một ví dụ về chi phí chung.

Xác định tất cả các chi phí chung

Bước đầu tiên trong việc xác định chi phí công ty của bạn là xác định nó. Nếu bạn không ghi lại mọi chi phí bạn có trên một bảng ngân sách hoặc báo cáo tài chính khác, hãy làm như vậy. Bắt đầu bằng cách tạo báo cáo chi phí sản xuất và doanh nghiệp. Chi phí sản xuất là chi phí áp dụng trực tiếp vào việc sản xuất sản phẩm của bạn, chẳng hạn như vật liệu và nhân công. Tiếp theo, chia nhỏ chi phí công ty của bạn theo chức năng, chẳng hạn như tiếp thị, nguồn nhân lực, công nghệ thông tin, quản trị văn phòng và bán hàng.

Làm việc với các trưởng phòng

Cung cấp cho mỗi người quản lý của bạn danh sách chi phí mà bộ phận của họ tạo ra. Yêu cầu họ tìm cách giảm chi tiêu mà không làm giảm năng suất, hiệu quả và chất lượng. Quản lý bộ phận của bạn có thể là người hiểu biết nhất về cách làm điều này. Nếu bạn chưa làm điều đó, hãy yêu cầu các trưởng bộ phận của bạn gửi yêu cầu ngân sách hàng năm. Lao động thường là một trong những chi phí lớn nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào; có các trưởng bộ phận so sánh việc thuê ngoài so với nhân viên nội bộ cho các dự án và vị trí khác nhau để xác định xem họ có thể tìm thấy cơ hội tiết kiệm chi phí hay không.

Tạo quy trình mua hàng

Chỉ định một người xem xét và phê duyệt mua hàng để anh ta có thể thấy tất cả các chi phí mà người quản lý dự định thực hiện trước khi họ được thanh toán. Đặt chính sách cho chi tiêu, chẳng hạn như yêu cầu chào giá cạnh tranh để mua hàng trên một số tiền nhất định. Có cửa hàng quản lý mua hàng của bạn cho giao dịch tốt hơn về các mặt hàng phổ biến bạn mua. Xem xét cung cấp tiền thưởng nếu đại lý mua hàng của bạn đáp ứng các mục tiêu tiết kiệm cụ thể mà không làm giảm chất lượng.

Đánh giá hợp đồng

Nếu bạn thuê ngoài các chức năng hoặc ký hợp đồng thuê, hãy lập lại hợp đồng hàng năm, ngay cả khi bạn kết thúc sử dụng cùng một nhà cung cấp và nhà cung cấp mỗi năm. Hợp đồng sắp xếp lại ngăn các nhà thầu lâu năm tăng phí, hoặc khuyến khích họ cung cấp nhiều dịch vụ hơn để giữ cho doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn không mua bảo hiểm trong hai năm qua, hãy làm như vậy và thảo luận với nhà cung cấp hiện tại của bạn về cách giảm phí bảo hiểm của bạn. Yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ tiện ích của bạn đến thăm nơi làm việc của bạn để thực hiện kiểm toán và đề xuất cách bạn có thể cắt giảm hóa đơn nước, gas và điện hàng tháng.