Thủ tục kiểm soát tài liệu

Các quy trình kiểm soát tài liệu đảm bảo rằng nhân viên trong các hoạt động của công ty sử dụng đúng tài liệu để thực hiện công việc của họ. Các thủ tục là một thành phần chính của quy trình đảm bảo chất lượng. Họ theo dõi việc chuẩn bị và xử lý tài liệu để đảm bảo các nhân viên chịu trách nhiệm về tài liệu thay thế các tài liệu lỗi thời bằng các phiên bản mới nhất. Các quy trình này bao gồm hồ sơ của các nhân viên đã tạo, thay đổi và phê duyệt các tài liệu để công ty có thể xác định cách tránh sai lầm và cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình.

Sự sáng tạo

Quy trình kiểm soát tài liệu chỉ định ai chịu trách nhiệm tạo tài liệu cụ thể và cách người khởi tạo tài liệu phải xác định tài liệu đó. Ngoài việc đặt tên cho tài liệu theo định dạng quy định, nhân viên có trách nhiệm phải ký vào tài liệu để tự nhận mình là người khởi tạo. Ký tài liệu cho thấy rằng nhân viên coi công việc đã hoàn thành và anh ta phải bao gồm ngày hiển thị khi anh ta hoàn thành công việc.

Ôn tập

Nguyên tắc đảm bảo chất lượng yêu cầu các công ty xem xét nhiều tài liệu của họ về độ chính xác, đặc biệt là các bản vẽ kỹ thuật và thông số kỹ thuật. Thủ tục kiểm soát tài liệu chi tiết những tài liệu nào phải được xem xét, bởi ai và làm thế nào để ghi lại đánh giá đó. Thông thường, quy trình đánh giá chỉ định trình độ chuyên môn mà người đánh giá phải có và cách người đánh giá thực hiện bất kỳ thay đổi nào được yêu cầu trong tài liệu. Nó chi tiết cách ghi lại các thay đổi và nơi người đánh giá phải ký để cho biết rằng anh ta đã hoàn thành đánh giá thành công.

Sửa đổi

Ngoài những thay đổi được thực hiện trong quá trình đánh giá, những thay đổi bắt buộc trong tài liệu thường xuất phát từ những thay đổi trong dự án hoặc hoạt động. Thủ tục kiểm soát tài liệu xác định ai khởi xướng sửa đổi và ai thực hiện chúng. Sau khi sửa đổi hoàn tất, tài liệu sửa đổi sẽ nhận được một chỉ định cho phép nhân viên xác định đó là bản sửa đổi gần đây nhất kể từ một ngày cụ thể. Tài liệu cũ nhận được một chỉ định là lỗi thời và một dấu hiệu rằng nó không còn hiện hành.

Thay thế

Một phần quan trọng của quy trình kiểm soát tài liệu chi tiết về cách một công ty đảm bảo rằng các phiên bản tài liệu gần đây nhất thay thế các phiên bản lỗi thời tại các vị trí sử dụng tài liệu. Các thủ tục xác định ai chịu trách nhiệm cho việc đổi mới tài liệu, thường là người khởi xướng các sửa đổi. Mặt khác, các quy trình hướng dẫn người dùng tài liệu về việc xác định tài liệu lỗi thời và cách kiểm tra các bản sửa đổi gần đây nhất.

Tài liệu bên ngoài

Các doanh nghiệp thường xuyên phải sử dụng tài liệu đến từ bên ngoài công ty. Những tài liệu này không tuân theo các quy trình nội bộ khi chúng mới đến. Thủ tục kiểm soát tài liệu xác định ai chịu trách nhiệm tích hợp các tài liệu đó vào hệ thống công ty. Họ nêu chi tiết cách xác định các tài liệu bên ngoài, xem có cần xem xét lại không và cách tiến hành sửa đổi nếu được yêu cầu. Sau khi tích hợp, các nhân viên có trách nhiệm đảm bảo rằng các tài liệu bên ngoài có liên quan có sẵn ở những nơi cần thiết.