Những cách tốt nhất để xử lý email của công ty tranh cãi

Đối phó với những nhân viên thất vọng và tức giận là một phần trách nhiệm của chủ doanh nghiệp nhỏ. Khi bạn nhận được một email tranh luận, có thể khó tập trung. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn phải cho phép cảm xúc của mình vượt khỏi tầm kiểm soát. Thay vào đó, hãy kiểm tra cảm xúc của bạn, phân tích tình huống và điều chỉnh hành động của bạn cho phù hợp.

Chờ đợi

Sau khi đọc một email tranh luận, việc cảm giác phòng thủ nổi lên là điều bình thường. Bình tĩnh. Hãy cho mình một chút thời gian để cho những bình luận lắng đọng trong tâm trí bạn. Đừng tắt email dựa trên phản ứng đầu tiên của bạn. Nếu bạn trả lời nhanh chóng, không cho phép mình có thời gian suy nghĩ, bạn có thể làm điều gì đó đáng tiếc. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, hãy nêu gương tốt và thực hành kiềm chế.

Phân tích

Sau khi bạn có thời gian để suy nghĩ, đọc lại email. Bỏ qua bất kỳ ý kiến ​​thách thức hoặc ngôn ngữ không chuyên nghiệp. Hãy tìm mục đích của tin nhắn. Tìm hiểu những gì làm phiền nhân viên. Một khi bạn biết vấn đề, bạn có thể cố gắng giải quyết nó. Hãy suy nghĩ về lập luận của nhân viên và quyết định cách trả lời anh ta.

Đối đầu

Gọi nhân viên qua điện thoại. Bình tĩnh giải thích rằng bạn đã nhận được email của anh ấy và bạn muốn thảo luận về các vấn đề quan tâm. Yêu cầu anh ta gặp bạn trong văn phòng của bạn. Bắt đầu cuộc họp với một bình luận như: "Tôi hiểu rằng bạn đang thất vọng về việc không được thăng chức. Hãy để tôi giải thích lý do tại sao tôi quyết định giữ bạn ở vị trí hiện tại của bạn." Giải thích quyết định của bạn cho nhân viên. Nếu anh ấy cố gắng ngắt lời bạn hoặc tranh luận, hãy bình tĩnh nói: "Tôi muốn nghe những gì bạn nói, nhưng làm ơn hãy để tôi nói xong".

Nghe

Sau khi bạn đã nêu vị trí của mình, hãy để nhân viên trả lời. Hãy chuẩn bị cho anh ấy trút giận hoặc cố gắng tranh luận quan điểm của mình. Đừng cho phép bản thân tham gia vào một cuộc tranh cãi với anh ta. Nghe này, đừng nói chuyện. Cuối cùng, nhân viên sẽ ngừng nói chuyện. Mở đầu câu trả lời của bạn bằng một tuyên bố trung lập như: "Tôi nghe thấy những gì bạn đang nói và tôi tôn trọng vị trí của bạn." Theo dõi với các giải pháp của bạn. Bạn có thể cần phải lặp lại những điều bạn đã nói trước đó để đưa ra quan điểm của mình.

Chính xác

Hãy chắc chắn rằng nhân viên biết rằng trong khi bạn quan tâm đến suy nghĩ và ý kiến ​​của anh ấy, bạn muốn anh ấy giải quyết chúng một cách lịch sự và tôn trọng. Nói điều gì đó như: "Tôi hiểu sự thất vọng của bạn, nhưng tôi muốn thúc đẩy văn hóa tôn trọng công ty. Vui lòng sử dụng giọng điệu tôn trọng trong tất cả các giao tiếp liên quan đến công việc của bạn với tôi và đồng nghiệp của bạn và tôi cũng sẽ làm như vậy."