Năm câu hỏi để phân tích giao dịch

Độ chính xác của báo cáo tài chính của bạn phụ thuộc vào phân tích chính xác và kế toán các giao dịch kinh doanh của bạn. Bạn có thể nhập bất kỳ giao dịch nào vào hệ thống kế toán của mình một cách chính xác bằng cách trả lời năm câu hỏi phân tích. Các câu hỏi được thiết kế để xác định loại giao dịch, tài khoản bị ảnh hưởng bởi giao dịch và cách giao dịch ảnh hưởng đến số dư tài khoản. Quy trình này có hiệu quả cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp sản xuất hoặc bán lẻ, hoặc sử dụng hệ thống kế toán tiền mặt hoặc tích lũy.

Những tài khoản nào bị ảnh hưởng?

Tài liệu nguồn ghi lại các hoạt động làm phát sinh giao dịch. Xem xét tài liệu nguồn xác định các tài khoản có liên quan đến giao dịch. Nếu một khách hàng thực hiện mua hàng bằng tiền mặt, các tài khoản bị ảnh hưởng là doanh số và tiền mặt. Nếu bạn mua vật tư bằng tiền mặt, các tài khoản bị ảnh hưởng là vật tư và tiền mặt. Một số giao dịch liên quan đến nhiều hơn hai tài khoản. Nếu bạn mua hàng tồn kho bằng tiền mặt và thực hiện chiết khấu mua hàng, các tài khoản bị ảnh hưởng là hàng tồn kho, tiền mặt và chiết khấu mua hàng.

Danh mục tài khoản nào bị ảnh hưởng?

Giao dịch được ghi trên tài liệu nguồn cho thấy danh mục kế toán bị ảnh hưởng. Năm loại danh mục kế toán là tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu hoặc cổ đông, doanh thu và chi phí. Ví dụ: các giao dịch liên quan đến tiền mặt, thiết bị văn phòng và hàng tồn kho ảnh hưởng đến tài khoản tài sản của bạn. Các giao dịch liên quan đến các khoản nợ chưa thanh toán của bạn và hóa đơn nhà cung cấp mở ảnh hưởng đến các tài khoản trách nhiệm pháp lý. Giao dịch bán hàng của bạn ảnh hưởng đến các tài khoản doanh thu. Thanh toán hóa đơn kinh doanh ảnh hưởng đến tài khoản chi phí của bạn.

Số dư tài khoản là gì?

Mỗi danh mục tài khoản có số dư nợ hoặc tín dụng. Các tài khoản tài sản như tiền mặt và thiết bị thường có số dư nợ. Các tài khoản trách nhiệm như tài khoản phải trả và ghi chú phải trả có số dư tín dụng. Tài khoản vốn chủ sở hữu hoặc cổ đông của chủ sở hữu thường có số dư tín dụng. Tài khoản doanh thu bao gồm doanh thu gộp và doanh thu thuần có số dư tín dụng. Các tài khoản chi phí như tiện ích và chi phí thuê thường có số dư nợ.

Tài khoản có tăng hay giảm không?

Giao dịch xác định số dư tài khoản tăng hay giảm. Ví dụ: mua một tài sản làm tăng số dư nợ của tài khoản đó. Vay ra một khoản vay kinh doanh làm tăng số dư tín dụng của tài khoản nợ. Bán tiền mặt hoặc tín dụng làm tăng số dư tín dụng trong tài khoản doanh thu. Trả lương nhân viên và hóa đơn điện thoại di động kinh doanh làm tăng số dư nợ trong tài khoản chi phí.

Số dư Nợ và Tín dụng?

Sau khi phân tích và tham gia giao dịch, tổng số nợ và tín dụng phải cân bằng. Chạy một số dư thử nghiệm trả lời câu hỏi này. Số dư dùng thử liệt kê tất cả các tài khoản có số dư nợ trong một cột và các tài khoản có số dư tín dụng ở cột khác. Tổng số cột ghi nợ và tổng số cột tín dụng phải giống nhau. Nếu không, bạn có thể xem lại các tài khoản bị ảnh hưởng bởi giao dịch để tìm và sửa lỗi.