Cách viết một bản ghi nhớ quản lý

Các doanh nghiệp sử dụng các bản ghi nhớ quản lý để phổ biến thông tin đến nhiều người. Các bản ghi nhớ như vậy chi tiết tin tức về các chính sách, sự kiện hoặc sáng kiến, ví dụ, và cung cấp thông tin cho tất cả các nhà quản lý thích hợp cùng một lúc. Tạo một bản ghi nhớ quản lý hiệu quả đòi hỏi phải hiểu đối tượng của bạn và nhận ra các nhà quản lý nhận được rất nhiều thư từ trong suốt cả ngày. Viết ghi nhớ để rõ ràng và súc tích, với một dòng chủ đề quan tâm, để tăng sự chú ý.

1.

Gửi bản ghi nhớ chỉ cho những người quản lý yêu cầu thông tin. Phân phối các bản ghi nhớ cho tất cả các giám sát viên trong tổ chức mỗi khi viết một lần có thể làm giảm cơ hội đọc bản ghi nhớ. Bằng cách chọn lọc, các nhà quản lý sẽ biết nếu họ đã nhận được một, nội dung có thể quan trọng.

2.

Viết một chủ đề mạnh, hoặc dòng Re:, để thu hút sự chú ý của người đọc. Thay vì một cái gì đó thông thường, chẳng hạn như, Cập nhật chương trình lợi ích sức khỏe, bạn có thể viết, hấp dẫn Những lợi ích mới được thêm vào chương trình chăm sóc sức khỏe!

3.

Tóm tắt mục đích của bài viết trong câu đầu tiên. Các nhà quản lý sẽ sử dụng điều này như một hướng dẫn để xác định xem họ có nên tiếp tục đọc hay không. Việc mở chung cho bản ghi nhớ có thể khiến người quản lý bận rộn kết luận thông tin không có giá trị thời gian của cô ấy, vì vậy hãy bao gồm đủ chi tiết trong dòng đầu tiên để thuyết phục người quản lý bản ghi nhớ là xứng đáng.

4.

Giữ bản ghi nhớ ngắn gọn và súc tích. Sử dụng kết hợp các đoạn văn và dấu đầu dòng để đọc nhanh. Đồng thời, bao gồm đủ nội dung để giải thích rõ ràng thông tin. Nhiều người đã trở nên có điều kiện để các bài đăng trên phương tiện truyền thông xã hội ngắn để có được một điểm trên; hiểu sự khác biệt giữa một bản ghi nhớ hướng đến các nhà quản lý và một bản cập nhật Twitter chẳng hạn. Bản ghi nhớ cần cung cấp một bản tóm tắt thỏa đáng về vấn đề này.

5.

Làm rõ bất kỳ bước tiếp theo hoặc trách nhiệm của độc giả. Nói rõ nếu họ cần thu thập thông tin nhất định, tham dự hội thảo, giáo dục cấp dưới về vấn đề này hoặc bất cứ điều gì khác đòi hỏi phải có hành động bổ sung. Bao gồm thời hạn cụ thể cho các hành động nếu có.

6.

Liệt kê một tên liên lạc và thông tin nếu bất kỳ người quản lý nào có câu hỏi liên quan đến nội dung của bản ghi nhớ.

Cảnh báo

• Đừng cho rằng bản ghi nhớ sẽ được bảo mật, ngay cả khi nó được dán nhãn như vậy. Bất kỳ tài liệu bằng văn bản có thể rơi vào tay kẻ xấu hoặc được nhìn thấy bằng con mắt tò mò. Thông tin bí mật nên được gửi bằng miệng chứ không phải ở dạng văn bản.