Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán có thể cung cấp cho doanh nghiệp nhỏ nhiều cách hiệu quả để quản lý các nhiệm vụ tài chính hàng ngày, cũng như cung cấp cho ban quản lý và quyền sở hữu các báo cáo hữu ích để giúp phân tích hiệu quả kinh doanh. Nếu không có sự cân nhắc đúng đắn, các chủ doanh nghiệp đôi khi mắc sai lầm tốn kém khi đầu tư vào phần mềm kế toán sai, và sau đó họ đấu tranh để làm cho phần mềm hoạt động hoặc chịu chi phí cao hơn bằng cách chuyển đổi sang phần mềm khác.

Phạm vi kinh doanh

Điều đầu tiên và quan trọng nhất mà các chủ doanh nghiệp nên ghi lại trước khi chọn phần mềm kế toán là phạm vi của doanh nghiệp và những nhiệm vụ kế toán mà phần mềm nên thực hiện một cách lý tưởng. Ngoài các yêu cầu kế toán cơ bản, hãy lập danh sách các mục khác mà bạn muốn phần mềm kế toán xử lý, chẳng hạn như bảng lương, quản lý hàng tồn kho và kế toán chi phí. Xem xét tương lai của doanh nghiệp trong quyết định của bạn cũng như các hoạt động hiện tại. Phần mềm phù hợp hoàn hảo ngày hôm nay có thể không đủ một năm kể từ bây giờ. Giữ cho sự phát triển và mở rộng kinh doanh trong tâm trí khi tạo danh sách phạm vi của bạn.

Bao gồm các mô-đun

Khi bạn đã xác định phạm vi kinh doanh và mục đích của gói kế toán, khả năng phần mềm sàng lọc trở thành một nhiệm vụ dễ dàng hơn, bởi vì bạn có thể dễ dàng loại bỏ những thứ không bao gồm các mục trong danh sách phạm vi của bạn. Đối với mỗi gói kế toán bao gồm phạm vi của bạn, hãy xác định mô-đun nào được bao gồm trong giá cơ sở và mô-đun nào có chi phí bổ sung. Ví dụ, một số nhà sản xuất phần mềm tính giá bổ sung cho mô-đun bảng lương. Ghi lại toàn bộ chi phí của từng gói phần mềm để bạn có thể so sánh chính xác các gói.

Truy cập và tính di động

Nếu bạn có một địa điểm kinh doanh duy nhất và không mong muốn điều đó thay đổi, bất kỳ gói kế toán nào được cài đặt trên máy chủ mạng đều phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Nhưng nếu bạn có, hoặc có ý định có nhiều địa điểm, bạn cần xem xét cách nhân viên hiện trường sẽ truy cập vào phần mềm kế toán, nếu cần. Nếu bạn không có nhân viên công nghệ thông tin, việc thiết lập thông tin đăng nhập máy chủ trao đổi có thể quá phức tạp để cài đặt hoặc khắc phục sự cố khi bạn gặp sự cố. Trong trường hợp một doanh nghiệp nhỏ có nhiều địa điểm hoặc nhân viên làm việc tại nhà, phần mềm dựa trên Internet có thể là lựa chọn tốt nhất.

Kiến thức cần có

Phần mềm kế toán mạnh mẽ, có thể làm được vẫn vô dụng nếu nhân viên của bạn không thể học cách sử dụng nó. Khi chọn phần mềm kế toán, bạn phải tính đến trình độ học vấn của nhân viên và độ khó của các lựa chọn phần mềm. Một số phần mềm kế toán yêu cầu kiến ​​thức kế toán cấp cao để thiết lập và sử dụng, trong khi các gói phần mềm khác hướng đến chủ doanh nghiệp và nhân viên không có giáo dục hoặc kinh nghiệm kế toán.

Giá cả

Khi bạn đã loại bỏ các gói phần mềm theo phạm vi, tính di động, mô-đun và yêu cầu kiến ​​thức, yếu tố cuối cùng cần xem xét là chi phí của các gói phần mềm còn lại. Khi xem xét chi phí, hãy tính đến phí nâng cấp, cấp phép và hỗ trợ hàng năm. So sánh các gói hỗ trợ kỹ thuật và các gói hỗ trợ phí bổ sung nhân tố vào chi phí chung của phần mềm kế toán. Nếu bạn không thể tự thực hiện cài đặt và thiết lập phần mềm kế toán, hãy lấy ước tính để cài đặt và thiết lập và đưa các số liệu đó vào chi phí chung.