Cách tốt nhất để tạo ngân sách thời gian là gì?

Chủ doanh nghiệp nhỏ thường phục vụ nhiều chức năng trong công ty của họ, bao gồm Giám đốc điều hành, giám đốc tiếp thị, nhân viên bán hàng và nhân viên sản xuất. Người quản lý có thể làm việc nhiều ngày và vẫn cảm thấy như thể họ không có đủ thời gian để hoàn thành mọi việc. Quản lý thời gian là một kỹ năng thiết yếu cho phép các chủ doanh nghiệp nhỏ ưu tiên và tập trung vào thời gian họ có trong các vấn đề quan trọng nhất.

Khái niệm cơ bản về ngân sách thời gian

"Lập ngân sách thời gian" mô tả các hoạt động nhằm xác định nhiệm vụ nào là quan trọng nhất và đảm bảo dành đủ thời gian cho các hoạt động đó. Tương tự như ngân sách tài chính, bao gồm lập danh sách thu nhập và chi phí để kiểm soát chi tiêu tài chính, ngân sách thời gian liên quan đến việc liệt kê các hoạt động hàng ngày để ưu tiên chi tiêu thời gian.

Lưới quản lý thời gian

Lưới quản lý thời gian là một công cụ mà các nhà quản lý có thể sử dụng để xác định các hoạt động quan trọng và thời gian ngân sách phù hợp. Một mạng lưới quản lý thời gian bao gồm bốn danh sách được trình bày trong ma trận hai nhân hai: danh sách các hoạt động khẩn cấp và quan trọng; các hoạt động quan trọng nhưng không cấp bách; những thứ không quan trọng nhưng phục vụ như là phiền nhiễu; và những thứ không khẩn cấp cũng không quan trọng. Các vấn đề vừa cấp bách vừa quan trọng cần được giải quyết ngay lập tức, trong khi các hoạt động quan trọng nhưng không cấp bách có thể được viết thành một lịch trình để làm việc sau này. Các bước nên được thực hiện để hạn chế phiền nhiễu và giờ làm việc không nên dành cho những thứ không quan trọng cũng không khẩn cấp.

Ngân sách thời gian hàng ngày

Một trong những cách đơn giản và hiệu quả nhất để quản lý thời gian là tạo ngân sách thời gian hàng ngày. Vào cuối ngày, danh sách các hoạt động cho thấy thời gian được sử dụng và những hoạt động nào bị bỏ qua. Thông tin có thể được sử dụng để lập một kế hoạch lịch trình hàng ngày ưu tiên sử dụng thời gian tốt hơn. Ví dụ: nếu ngân sách hàng ngày tiết lộ rằng người quản lý dành 30 phút mỗi ngày để làm mạng xã hội và một giờ mỗi ngày để viết email, anh ta có thể nhận ra rằng mình đang dành quá nhiều thời gian cho những thứ ít giá trị và có thể tạo ra nỗ lực phối hợp để cắt giảm các hoạt động.

Ngân sách thời gian hàng tuần

Theo dõi việc sử dụng thời gian trong cả tuần có thể cung cấp những hiểu biết nhất định mà ngân sách thời gian hàng ngày không thể. Ví dụ, một người quản lý có thể làm việc rất hiệu quả vào đầu tuần nhưng có thói quen dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động không hiệu quả vào cuối tuần. Tạo lịch trình hàng tuần có thể giúp người quản lý dành một lượng thời gian thích hợp cho các hoạt động quan trọng mỗi ngày.