Ví dụ về lập ngân sách cơ sở

Ngân sách không có cơ sở là một công cụ quản lý hiệu quả được sử dụng rộng rãi trong kinh doanh, phi lợi nhuận và chính phủ. Điều này là do nó cung cấp sự xem xét kỹ lưỡng và minh bạch hơn trong quá trình lập ngân sách. Mặc dù ban đầu được giới thiệu để sử dụng cho chính phủ, các doanh nghiệp nhỏ có thể hưởng lợi từ việc sử dụng ngân sách dựa trên số 0 bằng cách tìm cách cắt giảm chi phí, đầu tư nguồn lực hạn chế hơn và cân nhắc lợi ích của các nhiệm vụ hoặc dự án được ngân sách.

Khái niệm cơ bản

Ngân sách cơ sở bằng không là một hệ thống lập kế hoạch cho các chi phí của dự án bằng cách giả sử ban đầu là ngân sách bằng 0 và bổ sung một cách thận trọng các chi phí cần thiết cho hiệu suất. Trong ngân sách dựa trên số không, mỗi chi tiêu riêng lẻ được xem xét kỹ lưỡng và hợp lý. Các chi phí không được giả định chỉ vì chúng diễn ra trong một năm trước hoặc ngân sách trước, thay vào đó chúng phải được chứng minh là cần thiết trên cơ sở mỗi mục. Mỗi mục chi tiêu cũng được xem xét dựa trên các lựa chọn thay thế tiềm năng và các ưu tiên được phát triển để lựa chọn giữa các đề xuất thay thế khác nhau.

Sử dụng trong chính phủ

Ngân sách không có cơ sở đã được giới thiệu trong chính phủ liên bang bởi Tổng thống Jimmy Carter vào năm 1977 như một phương tiện để kiểm soát chi phí chương trình. Kể từ đó, nó đã được sửa đổi hoặc thay thế rất nhiều ở các chính phủ khác nhau, nhưng một số tiểu bang, chẳng hạn như Iowa, vẫn sử dụng một phiên bản sửa đổi của ngân sách cơ sở bằng không để phân bổ tài trợ. Ở Iowa, các cơ quan nhà nước chuẩn bị cho các biện pháp và mục tiêu thực hiện của thống đốc dựa trên nhiệm vụ theo luật định của họ và mỗi mục ngân sách được xem xét theo mối liên hệ nhân quả với các biện pháp thực hiện đó. Các nhà lập pháp có thể lựa chọn xem xét hoặc áp dụng phương pháp ngân sách không có cơ sở này trong các quyết định chiếm đoạt của họ.

Sử dụng trong kinh doanh tư nhân

Ngân sách không có cơ sở trở nên phổ biến với các doanh nghiệp tư nhân về cùng thời gian nó được thông qua để sử dụng trong chính phủ liên bang. Trong một số trường hợp, các doanh nghiệp tư nhân đã thành công hơn khi thực hiện so với chính phủ. Trong một ví dụ, Công ty Điện và Ánh sáng Florida bắt đầu sử dụng ngân sách dựa trên số 0 vào năm 1977 - cùng năm được giới thiệu tại Quốc hội Hoa Kỳ - để quản lý ngân sách cho từng bộ phận nhân viên của mình. Hệ thống của công ty đã xử lý các vấn đề mới và cũ giống nhau khi ban lãnh đạo phát triển ngân sách, nơi ngân sách dựa trên chi tiêu của những năm trước có thể sẽ coi các vấn đề cũ là ưu tiên cao hơn vì tiền đã được ngân sách dành cho họ. Theo Encyclopedia of Management, giám đốc của công ty đã tìm thấy chiến lược này có hiệu quả cao trong việc kiểm soát chi phí.

Hạn chế

Mặc dù có những ví dụ về ngân sách cơ sở bằng không hoạt động tốt trong chính phủ và doanh nghiệp nhỏ, điều quan trọng là phải xác định và ghi nhớ một số nhược điểm của nó. Ở một số chính phủ, ngân sách không có cơ sở đã tỏ ra quá tốn thời gian và tốn nhiều công sức, với sự cần thiết phải xem xét cẩn thận từng chương trình. Vì lý do này, hầu hết các chính phủ đều sử dụng một phiên bản sửa đổi của ngân sách cơ sở bằng không hoặc một hệ thống thay thế. Đối với kinh doanh, các vấn đề tương tự có thể phát sinh, mặc dù ngân sách cơ sở bằng không vẫn có các ứng dụng đáng giá khi điều kiện thị trường hoặc tổ chức lại buộc phải thay đổi mạnh mẽ ngân sách của công ty.