Làm thế nào để thu nhỏ kế hoạch dự án

Thu hẹp dự án có thể cần thiết vì bất kỳ lý do nào, chẳng hạn như đánh giá thấp thời gian hoặc các nguồn lực cần thiết khác để đạt được mục tiêu của dự án. Các công cụ cần thiết để thu hẹp quy mô dự án của một tổ chức kinh doanh sẽ phụ thuộc phần lớn vào các điều kiện cụ thể của công ty, chẳng hạn như mức độ hoàn thành của dự án. Các khái niệm cốt lõi cần ghi nhớ khi thu hẹp dự án là đưa các mục tiêu mới vào trọng tâm, quản lý tinh thần và đại tu lịch và ngân sách.

Dự án Premortem

Trong ngành y tế, một hậu họa là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả một đánh giá về nguyên nhân cái chết của một người. Trong kinh doanh, tiền tố là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả quá trình đánh giá xuất hiện khi bắt đầu, và không phải là kết thúc của một dự án. "Tưởng tượng rằng một sự kiện đã xảy ra làm tăng khả năng xác định chính xác lý do cho kết quả trong tương lai lên 30%", Gary Klein viết trong bài tiểu luận "Thực hiện một dự án dự án", được công bố trên Harvard Business Review. Tiền đề dựa trên tất cả kinh nghiệm và hiểu biết của các thành viên trong nhóm để đánh giá các nguyên nhân tiềm ẩn của sự thất bại cho các mục tiêu và mục tiêu của dự án. Đánh giá các điểm yếu của dự án ngay từ đầu làm tăng tiềm năng cuối cùng của dự án cho một kết quả thành công.

Tái triển khai tài nguyên dự án

Thường xuyên hơn, giảm quy mô xảy ra sau khi dự án đã bắt đầu. Trong trường hợp này, đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm nắm lấy các sản phẩm dự án được thu hẹp. Điều này có thể yêu cầu tái phát triển nguồn lực và cung cấp đào tạo và khuyến khích bổ sung để tạo ra các mục tiêu và nhiệm vụ dự án mới hoặc bổ sung. Ngoài ra, các mục tiêu dự án có thể phải được lên lịch lại khi dự án bị thu hẹp, bao gồm các mốc mới và ngày kết thúc cho các mục tiêu, hoạt động và nhiệm vụ của dự án.

Chính quyền dự án

Quản trị trong một dự án liên quan đến các chức năng hàng ngày của nó và phân bổ nguồn lực. Các công cụ quản trị cần thiết bởi một nhóm dự án sẽ thay đổi nếu dự án bị thu hẹp. Điều này có thể ảnh hưởng đến các hệ thống kinh doanh và quy trình được sử dụng bởi nhóm. Nó cũng có thể tác động đến hợp đồng nhà cung cấp và hệ thống đặt hàng được phát triển để thực hiện các mục tiêu dự án. Trong những trường hợp như vậy, hợp đồng nhà cung cấp có thể cần phải được xem xét. Ngoài ra, các hệ thống đặt hàng mua dự án phải được đánh giá để đảm bảo rằng các nguồn lực được phân bổ hợp lý.

Nắm bắt bài học kinh nghiệm

Đánh giá và trang bị lại tài nguyên dự án là một quá trình cần thiết và liên tục cho các nhà quản lý dự án. Khi một dự án phải được thu hẹp, người quản lý dự án và các bên liên quan của dự án nên xem lại lý do tại sao dự án yêu cầu thu hẹp. Đánh giá này có thể củng cố các kế hoạch dự án trong tương lai và trong các đánh giá tiền xử lý trong tương lai. Nó cũng có thể hỗ trợ phát triển các công cụ đánh giá như thử nghiệm beta dự án cho các dự án trong tương lai.