Chức năng Vs. Bộ phận sản phẩm

Các tổ chức phân chia nhiệm vụ thành các bộ phận riêng biệt để các chuyên gia trong một nhiệm vụ cụ thể có thể làm việc với các chuyên gia khác trong cùng một nhiệm vụ, tăng hiệu quả và năng suất. Khi một công ty sử dụng bộ phận chức năng, các chuyên gia tiếp thị, ví dụ, làm việc cùng nhau trong cùng một bộ phận. Khi một công ty sử dụng bộ phận sản phẩm, các chuyên gia trong một dòng sản phẩm sẽ làm việc với các chuyên gia khác trong cùng dòng sản phẩm. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ sử dụng bộ phận chức năng trừ khi họ có nhiều dòng sản phẩm hoặc dịch vụ riêng biệt.

Bộ phận chức năng

Bộ phận chức năng tổ chức nhân viên dựa trên chức năng hoặc bộ kỹ năng. Nhân viên bán hàng và tiếp thị làm việc cùng nhau trong bộ phận tiếp thị, nhân viên tham gia làm cho sản phẩm của công ty làm việc trong bộ phận sản xuất và nhân viên tham gia thiết kế sản phẩm mới làm việc trong bộ phận nghiên cứu và phát triển. Các bộ phận cụ thể khác nhau từ công ty đến công ty nhưng luôn được thiết kế để nhân viên làm việc với những người khác có chung kỹ năng hoặc chức năng. Kiểu cấu trúc tổ chức này hoạt động tốt nhất trong các tổ chức nhỏ hơn mà không có quá nhiều dòng sản phẩm riêng biệt. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn sản xuất và phân phối hai loại bóng golf khác nhau, việc chia hai sản phẩm đó thành các bộ phận riêng biệt sẽ không có ý nghĩa gì.

Bộ phận sản phẩm

Bộ phận sản phẩm tổ chức nhân viên dựa trên dòng sản phẩm hoặc bộ dịch vụ họ làm việc cùng. Mỗi dòng sản phẩm có một bộ phận riêng và mỗi bộ phận có các chuyên gia trong tất cả các chức năng cần thiết để sản xuất và bán sản phẩm đó, chẳng hạn như tiếp thị, sản xuất, kế toán và nhân sự. Các phòng ban trong loại công ty này hoạt động tự chủ với nhau và thường tốt hơn trong việc ứng phó với các tình huống thay đổi một cách linh hoạt. Ví dụ, nhân viên bán hàng có thể nói chuyện với các chuyên gia thiết kế và sản xuất trong bộ phận của họ để giải quyết các vấn đề về sự hài lòng của khách hàng thay vì phải đi ra ngoài bộ phận. Các doanh nghiệp nhỏ hơn sẽ chỉ sử dụng loại cấu trúc này nếu họ cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ khác biệt. Chẳng hạn, nếu công ty của bạn cung cấp cả bản sao và in, việc vận hành các dịch vụ này như các bộ phận riêng biệt và tự trị có thể có ý nghĩa.

Ưu điểm và nhược điểm

Bộ phận chức năng có lợi thế về hiệu quả, bởi vì tất cả các nhân viên trong mỗi bộ phận là các chuyên gia trong các kỹ năng tương tự hoặc liên quan chặt chẽ. Nó có nhược điểm tiềm tàng là tính không linh hoạt, bởi vì bất kỳ vấn đề nào liên quan đến nhiều hơn một bộ kỹ năng đều yêu cầu giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận. Điều này ít có khả năng là một vấn đề đối với một tổ chức nhỏ hơn, bởi vì các bộ phận khác nhau có thể đã liên lạc thường xuyên. Bộ phận sản phẩm có lợi thế về tính linh hoạt nhưng nhược điểm tiềm tàng là các bộ phận có thể cạnh tranh không chủ ý. Ví dụ: vì mỗi dòng sản phẩm hoạt động như một bộ phận tự trị, các hành động hoặc chiến lược của một bộ phận có thể can thiệp vào các bộ phận của một bộ phận khác trong cùng một công ty.

Cách tiếp cận kết hợp

Bộ phận ma trận kết hợp các cấu trúc tổ chức của bộ phận sản phẩm và chức năng bằng cách sử dụng các cấu trúc quản lý song song. Nhân viên được tổ chức thành các bộ phận chức năng dựa trên bộ kỹ năng nhưng cũng làm việc với các nhà quản lý dự án, người giám sát tất cả các nhân viên liên quan đến một dòng sản phẩm cụ thể. Kiểu cấu trúc tổ chức này nhằm kết hợp các lợi thế của bộ phận sản phẩm và chức năng, nhưng nó có nhược điểm tiềm tàng là nhân viên phải báo cáo cho hai giám sát viên riêng biệt, những người có thể đưa ra các hướng dẫn trái ngược nhau. Các công ty nhỏ hơn thường có thể duy trì sự linh hoạt trong khi chỉ sử dụng cấu trúc bộ phận chức năng, bởi vì số lượng sản phẩm và nhân viên tương đối nhỏ tạo điều kiện giao tiếp dễ dàng hơn giữa các chức năng khác nhau.