Cách soạn thảo Nghị quyết của Tập đoàn phi lợi nhuận

Các tập đoàn phi lợi nhuận, giống như tất cả các tập đoàn, hành động thông qua ban giám đốc, cán bộ và đại diện ủy quyền khác của họ. Bởi vì ban giám đốc chịu trách nhiệm định hướng chung và ra quyết định cho tập đoàn, điều quan trọng là phải ghi lại các quyết định của hội đồng bằng văn bản. Nghị quyết của công ty là tài liệu thường được sử dụng cho mục đích này. Nghị quyết thường được soạn thảo sau một cuộc họp và bỏ phiếu của các giám đốc về một vấn đề quan trọng đối với tập đoàn.

Định dạng độ phân giải cơ bản

Soạn thảo một nghị quyết của công ty không yêu cầu tuân thủ bất kỳ luật hoặc quy tắc định dạng cụ thể nào. Nghị quyết có thể có bất kỳ hình thức nào miễn là nó phục vụ mục đích của nó - nghĩa là, miễn là nó xác định rõ ràng hành động của công ty được hội đồng quản trị phê duyệt. Trong hầu hết các trường hợp, độ phân giải một trang là đủ để bao gồm tất cả các thông tin cần thiết. Một số thông tin cơ bản mà một nghị quyết nên bao gồm là tên của công ty; ngày họp của hội đồng quản trị khi nghị quyết được thông qua; và tên của các thành viên hội đồng đã tham dự cuộc họp, hoặc một tuyên bố rằng tất cả các thành viên hội đồng hoặc một đại biểu có mặt. Nghị quyết cũng phải bao gồm một tuyên bố xác nhận hoặc chứng thực nó là hợp lệ và mang chữ ký của chủ tịch hội đồng quản trị hoặc nhân viên công ty khác, chẳng hạn như chủ tịch hoặc thư ký.

Vấn đề giải quyết vấn đề

Trọng tâm của nghị quyết là hành động của tập đoàn được hội đồng quản trị phê duyệt. Ví dụ, một nghị quyết thường được chuẩn bị khi hội đồng quản trị chấp thuận ký hợp đồng quan trọng với khách hàng hoặc nhà cung cấp mới. Nghị quyết cũng thường được sử dụng để phê duyệt mở, đóng hoặc chuyển tài khoản ngân hàng. Khi soạn thảo chủ đề của nghị quyết, nên sử dụng tên, địa điểm và ngày cụ thể khi thích hợp để xác định rõ hành động được hội đồng phê duyệt. Trong trường hợp hợp đồng được phê duyệt hoặc tài liệu khác, có thể nên thận trọng khi đính kèm một bản sao của tài liệu vào nghị quyết. Mặc dù một nghị quyết có thể bao gồm bất kỳ số lượng quyết định nào của hội đồng quản trị, trong hầu hết các tình huống, nghị quyết nên được giới hạn trong các quyết định chỉ giải quyết một vấn đề. Lý do cho điều này là các bản sao nghị quyết hội đồng quản trị thường được trao cho các công ty hoặc cá nhân mà tập đoàn đang hợp tác để chứng minh sự chấp thuận của hội đồng quản trị đối với hành động của công ty. Nếu nghị quyết bao gồm các quyết định về các hành động không liên quan, việc đưa một bản sao nghị quyết cho bên thứ ba sẽ tiết lộ một cách không cần thiết thông tin bí mật, không công khai cho các bên này.

Nghị quyết mô hình cơ quan chính phủ

Các tập đoàn phi lợi nhuận thường đối phó với các cơ quan chính phủ về các vấn đề quan tâm của công chúng, có thể liên quan đến việc xin tài trợ, cho vay hoặc phê duyệt khác của chính phủ. Trong nhiều tình huống, cơ quan chính phủ yêu cầu một nghị quyết của công ty để xác minh sự chấp thuận của hội đồng quản trị để làm đơn xin chính phủ. Trong một số trường hợp, cơ quan chính phủ thậm chí có thể yêu cầu ngôn ngữ cụ thể được đưa vào nghị quyết của công ty. Không có gì lạ khi cơ quan chính phủ cung cấp cho tập đoàn phi lợi nhuận một nghị quyết mô hình đặt ra ngôn ngữ bắt buộc. Soạn thảo một độ phân giải trong tình huống này nên được thực hiện bằng cách sử dụng độ phân giải mô hình.

Những ý kiến ​​khác

Một công ty phi lợi nhuận được thành lập theo luật tiểu bang nơi nó sẽ tiến hành các hoạt động của mình. Một số bang yêu cầu các tập đoàn phi lợi nhuận chấp nhận nghị quyết nếu họ tham gia vào một số hoạt động nhất định. Ví dụ: mục 22.251 (d) của Bộ luật Tổ chức Kinh doanh Texas yêu cầu mọi công ty phi lợi nhuận có thành viên phải thông qua một nghị quyết cụ thể nếu công ty là một bên tham gia sáp nhập. Khi soạn thảo một nghị quyết để tuân thủ một đạo luật, nghị quyết cần tham chiếu cụ thể đến đạo luật và tuyên bố rằng nghị quyết của hội đồng quản trị nhằm tuân thủ quy chế.