Làm thế nào để viết một báo cáo kinh doanh cho một giám đốc điều hành

Giám đốc điều hành kinh doanh sử dụng các báo cáo để hiểu rõ hơn về các quy trình và giao thức trong một bộ phận hoặc sự kiện. Báo cáo kinh doanh bao gồm các lĩnh vực đánh giá rất cụ thể. Mặc dù việc viết báo cáo kinh doanh lên cấp trên có vẻ đáng sợ, nhưng việc tuân theo một số nguyên tắc chuẩn giúp tác giả của báo cáo theo dõi để anh ta có thể tạo ra một tài liệu có ý nghĩa.

Kiểm tra mẫu văn phòng

Một số tổ chức kinh doanh có mẫu hoặc hướng dẫn bằng văn bản về cách viết báo cáo cụ thể theo tiêu chuẩn của công ty. Kiểm tra với người giám sát về việc bạn có quyền truy cập vào bất kỳ mẫu thích hợp nào hay không. Một mẫu giúp dễ dàng đi từng phần trong việc hoàn thành các dữ liệu cần thiết. Nếu bạn không có mẫu hiện có, hãy tuân thủ các nguyên tắc cơ bản, làm mẫu cho báo cáo.

Nói chung, văn bản kinh doanh sử dụng định dạng khối để các phần sẽ chảy xuống trang được căn lề lề trái. Sử dụng các phông chữ dễ đọc như Courier hoặc Times New Roman, giữ kích thước phông chữ ở mức 12. Sử dụng chữ đậm cho các phần đầu để chúng nổi bật. Các báo cáo dài hơn được hưởng lợi từ một trang bìa và một bảng nội dung.

Mục đích của báo cáo

Trong phần này của báo cáo, hãy suy nghĩ như một nhà báo. Hãy suy nghĩ về khán giả của bạn và mục đích của báo cáo. Tiêu đề báo cáo một cách rõ ràng xác định mục đích của báo cáo để người điều hành có thể dễ dàng biết chủ đề là gì. Sử dụng đoạn đầu tiên hoặc hai để xác định mục đích chi tiết hơn. Nêu các mục tiêu của báo cáo. Ví dụ: một báo cáo có tiêu đề "Tóm tắt việc thực hiện Giao thức an toàn tại các vị trí trang web" có thể có một số mục tiêu. Những mục tiêu này có thể bao gồm, "để xem xét giao thức an toàn hiện có, xác định mối quan tâm và xác định mục tiêu để cải thiện hướng dẫn huấn luyện và an toàn."

Xem lại dữ liệu nền

Lấy một đoạn văn để xây dựng trên nền phù hợp với từng mục tiêu. Nhìn vào bất kỳ dữ liệu nào bạn có sẵn, bao gồm các báo cáo sự cố gần đây, phản hồi của khách hàng hoặc khảo sát nhân viên. Đối với ví dụ về báo cáo an toàn, hãy xem lại dữ liệu lịch sử bạn có về sự an toàn của công ty hiện tại, bao gồm mọi thống kê đã biết. Bao gồm các tiêu chuẩn ngành, nếu thích hợp. Trích dẫn bất kỳ quy định hiện hành hoặc mới và thảo luận về đào tạo và giao thức hiện có cho các vị trí trang web. Thảo luận về những gì công ty hoặc bộ phận đang làm tốt, những gì có thể không phải là một thực tiễn tốt nhất và những gì có thể sai.

Thảo luận về các biện pháp khắc phục tiềm năng

Nếu biện pháp khắc phục tồn tại, dành một đoạn giải thích chúng. Một lớp an toàn mới được cung cấp bởi Cơ quan quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OSHA) có thể có sẵn như là một hội thảo tại chỗ. Bộ dụng cụ sơ cứu được cập nhật và giao thức phản ứng đầu tiên được cải thiện có thể giúp cải thiện sự an toàn của bộ phận. Đây chỉ là một vài ví dụ về cách tìm kiếm các lĩnh vực trong ngành công nghiệp cụ thể của bạn có thể đưa ra các biện pháp khắc phục các vấn đề.

Tóm tắt các ý tưởng cốt lõi

Một đoạn tóm tắt toàn bộ báo cáo, mục tiêu và biện pháp khắc phục tiềm năng của nó, giúp người điều hành dễ dàng quét tài liệu để tìm thông tin liên quan. Đoạn này cần ngắn gọn và cần nhắc lại mục đích của báo cáo, tư vấn cho các giải pháp hoặc cải tiến tiềm năng.

Sử dụng ngôn ngữ cụ thể

Nói chung, các giám đốc điều hành thích ý tưởng cuối cùng và không có thời gian cho ngôn ngữ hoa mỹ. Mặc dù ý kiến ​​của bạn có thể có liên quan khi thảo luận về các biện pháp khắc phục, tránh ngôn ngữ tình cảm quá mức. Ví dụ, có một sự khác biệt giữa câu nói: " Các lớp sơ cứu giảm chấn thương nghiêm trọng trong ngành của chúng tôi " và " Các lớp sơ cứu là hoàn toàn cần thiết bởi vì đồng nghiệp của tôi sẽ buồn bã chết nếu không có nó ." Bất cứ khi nào có thể, hãy bám vào sự thật để hỗ trợ ý kiến.

Điều quan trọng là tránh phán xét về những gì nhân viên đang làm. Chỉ ra một cái gì đó sai là một điều, nhưng truyền đạt phán đoán không giúp chuyển cuộc trò chuyện sang thay đổi năng suất. Một lần nữa, hãy suy nghĩ như một nhà báo đang cố gắng chuyển tiếp sự thật một cách khách quan nhất có thể.