Dự báo trong nhân sự là gì?

Dự báo nguồn nhân lực (HR) liên quan đến dự báo nhu cầu lao động và những ảnh hưởng mà họ sẽ có đối với một doanh nghiệp. Một bộ phận nhân sự dự báo cả nhu cầu nhân sự ngắn hạn và dài hạn dựa trên doanh số dự kiến, tăng trưởng văn phòng, sự tiêu hao và các yếu tố khác ảnh hưởng đến nhu cầu lao động của công ty. Ngoài việc dự báo số lượng và loại công nhân bạn sẽ cần, lập kế hoạch nhân sự bao gồm phân tích các chi phí khác nhau và công việc hành chính đi kèm với việc thêm công nhân hoặc thu hẹp quy mô.

Sử dụng sơ đồ tổ chức

Một trong những nhiệm vụ dự báo cơ bản nhất cho người quản lý nhân sự là tạo và duy trì sơ đồ tổ chức của công ty. Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng một cấu trúc tổ chức phẳng bao gồm một vài nhân viên chủ chốt làm việc trực tiếp với bạn, bạn nên tạo một biểu đồ cho thấy công ty của bạn sẽ được tổ chức như thế nào trong một hoặc hai năm. Bạn có thể bắt đầu thêm các bộ phận, chẳng hạn như kế toán, tiếp thị, bán hàng và nhân sự, mỗi bộ phận đòi hỏi một trưởng bộ phận và nhiều nhân viên.

Một sơ đồ tổ chức giúp bạn thuê một cách chủ động và tránh kết thúc với những nhân viên không phù hợp với tổ chức tương lai của bạn.

Sản xuất và lập kế hoạch

Nếu bạn làm một sản phẩm, nhu cầu lao động của bạn thay đổi khi doanh số tăng và giảm. Người quản lý nhân sự của bạn nên giữ liên lạc chặt chẽ với người quản lý bán hàng của bạn để nhận biết bất kỳ sự tăng đột biến hoặc giảm doanh số nào ảnh hưởng đến nhu cầu lao động của bạn. Điều này ngăn chặn việc tụt lại phía sau khi thực hiện đơn hàng hoặc trả lương cho những người lao động nhàn rỗi.

Một ví dụ đơn giản về dự báo lao động là một nhà hàng có đêm với nhiều đặt chỗ và các bữa tiệc lớn và các đêm khác khi ít thực khách đặt chỗ trước. Người quản lý dự báo nhu cầu của nhân viên phục vụ nhà hàng, quầy bar và nhà bếp. Tại một nhà máy, các nhà quản lý bán hàng, sản xuất và nhân sự làm việc cùng nhau để giải quyết các đột biến theo mùa, các đơn đặt hàng lớn hoặc mất một khách hàng lớn hoặc nhà bán lẻ.

Dự báo và kế hoạch kế nhiệm

Dự báo nguồn nhân lực giúp bạn tránh được những lỗ hổng lâu dài trong nhu cầu nhân sự của mình bằng cách giữ trên đó nhân viên của bạn có thể nghỉ hưu, nghỉ việc hoặc yêu cầu rời đi. Sử dụng thông tin này, người quản lý nhân sự của bạn có kế hoạch lấp đầy những lỗ hổng này với nhân viên nội bộ hoặc chuẩn bị cho nỗ lực tuyển dụng nhanh chóng.

Khi bạn nhận được kết quả dự báo nhân viên của mình, hãy chuẩn bị các điều phối viên của bạn để chuyển lên vị trí quản lý một ngày và người quản lý của bạn để chuyển sang giám đốc, nếu có thể. Nhân viên cấp dưới không thể lấp đầy một số vị trí vì họ yêu cầu bằng cấp hoặc chứng chỉ cụ thể, nhưng một số vị trí có thể được lấp đầy bởi nhân viên nội bộ. Thêm đào tạo nhân viên vào các nỗ lực nguồn nhân lực của bạn để chuẩn bị nhân viên chủ chốt vươn lên trong tổ chức vì các nhân viên cần được thay thế.

Ngân sách dựa trên cấp độ nhân viên tương lai

Ngoài việc dự báo nhu cầu lao động, dự báo nguồn nhân lực giúp bạn lập kế hoạch ngân sách dựa trên cấp độ nhân viên trong tương lai của bạn. Ví dụ, dự báo nhu cầu có thể cho thấy nhu cầu cần nhiều lao động thời vụ hơn. Đánh giá nhân sự có thể xác định cách tốt nhất để xử lý vấn đề này là với nhân viên bán thời gian hoặc trả lương ngoài giờ cho nhân viên hiện tại.

Nếu nhu cầu lao động của bạn sẽ không thay đổi vào năm tới, bạn vẫn có thể tăng chi phí nhân viên dựa trên mức tăng hàng năm và lợi ích tăng lên. Giám đốc nhân sự của bạn dự báo chi phí nhân sự của bạn mỗi năm để giúp bạn lập ngân sách.