Một ví dụ về cách truyền đạt thay đổi quy trình mới tại nơi làm việc

Thay đổi quy trình và thủ tục là một phần phổ biến của việc cải tổ và sắp xếp lại các nhiệm vụ, mục tiêu và sáng kiến ​​tại nơi làm việc. Có một số ví dụ về cách truyền đạt một sự thay đổi quy trình mới tại nơi làm việc. Trong một doanh nghiệp nhỏ, ngay cả những thay đổi thủ tục nhỏ cũng có thể có tác động lớn đến hiệu quả và năng suất. Có lẽ quan trọng hơn những thay đổi về thủ tục và quy trình thực tế là khả năng truyền đạt những thay đổi cho tất cả nhân viên. Giao tiếp thay đổi quy trình đúng cách sẽ giúp giữ tất cả nhân viên trên cùng một trang trong khi đáp ứng các mục tiêu và sáng kiến ​​mới của công ty.

Đặt ra các chi tiết cụ thể

Xác định thay đổi quy trình thực tế, tác động dự kiến ​​của thay đổi và lý do của bạn để bắt đầu thay đổi. Tạo một tầm nhìn để giúp nhân viên quan tâm và tham gia vào những thay đổi đang diễn ra. Chẳng hạn, khi triển khai chương trình phần mềm mới, bạn sẽ muốn xác định khi nào thay đổi sẽ diễn ra và lợi ích của việc sử dụng chương trình mới cho công ty, chẳng hạn như giảm chi phí. Làm nổi bật những lợi ích mà nhân viên nhận được, chẳng hạn như dễ sử dụng, để giúp khuyến khích nhân viên thay đổi.

Xác định những gì cần thay đổi

Xem xét tác động của thay đổi và tính đến sự cần thiết phải bao gồm các nhà cung cấp và khách hàng bên ngoài trong quá trình giao tiếp. Để ai đó ra khỏi quá trình giao tiếp liên quan đến thay đổi thủ tục tại nơi làm việc có thể gây bất lợi cho các mối quan hệ và năng suất. Trong trường hợp giới thiệu phần mềm mới, bạn cần thông báo cho tất cả nhân viên về sự thay đổi và xem xét giáo dục các nhà cung cấp về bất kỳ bước cần thiết nào liên quan đến việc sử dụng chương trình mới vì lợi ích của họ, chẳng hạn như theo dõi đơn đặt hàng hoặc bán hàng.

Phương thức giao tiếp

Chọn giao tiếp đại chúng không tốn kém, chẳng hạn như email, cho các thay đổi quy trình nhỏ đòi hỏi ít lời giải thích và để lại ít chỗ cho sự nhầm lẫn. Truyền đạt những thay đổi lớn về thủ tục, chẳng hạn như những thay đổi liên quan đến việc xử lý khiếu nại của khách hàng, theo cách gần gũi hơn. Các tùy chọn để truyền đạt những thay đổi lớn bao gồm lưu trữ các phiên thông tin và tiến hành các cuộc họp nhóm hoặc bộ phận. Trong trường hợp giới thiệu chương trình phần mềm mới, việc truyền đạt sự thay đổi với các bộ phận hoặc nhân viên trong các nhóm nhỏ sẽ cho phép bạn điều chỉnh cuộc thảo luận để giải thích việc áp dụng chương trình phần mềm mới ảnh hưởng và mang lại lợi ích cho mỗi nhóm như thế nào.

Địa chỉ tất cả các mối quan tâm

Trả lời các câu hỏi về sự thay đổi khi cần thiết và làm rõ rằng việc giúp nhân viên và tất cả các bên quan tâm chuyển sang quy trình mới là ưu tiên hàng đầu. Làm cho đào tạo có sẵn khi cần thiết. Ví dụ, khi giải quyết việc chuyển đổi sang chương trình phần mềm mới, hãy xem xét đào tạo một nhóm nhân viên được chọn để giúp làm giảng viên hoặc cố vấn. Điều này sẽ cung cấp cho nhân viên sự chú ý cá nhân trong một môi trường hỗ trợ.