Ẩn các mục đã gửi trong Outlook 2010

Email Outlook lưu tất cả các tin nhắn email đã gửi trong thư mục Mục đã gửi. Những email này có thể bị xóa, nhưng chúng không dễ bị ẩn. Để làm cho các email được gửi ít rõ ràng hơn, chúng có thể được chuyển đến một thư mục con của thư mục Mục đã gửi hoặc bất kỳ thư mục hoặc thư mục con nào khác. Một phương pháp an toàn hơn là xuất email đã gửi sang một tệp dữ liệu riêng biệt.

Xuất email sang một tệp dữ liệu riêng biệt

Outlook lưu trữ email trong một tệp dữ liệu với phần mở rộng PST. Để lưu trữ, sao lưu hoặc bảo mật, email có thể được sao chép vào một tệp riêng biệt. Chọn tab "Tệp", sau đó "Mở và Xuất" và chọn "Nhập / Xuất". Chọn "Xuất ra tệp" và nhấp vào "Tiếp theo". Chọn "Tệp dữ liệu Outlook (.pst)." Bây giờ bạn có thể chọn thư mục để xuất, lọc vào các email cụ thể và chỉ định tên và vị trí của tệp dữ liệu mới. Bạn cũng có thể thêm mật khẩu bảo vệ. Vị trí có thể ở bất cứ đâu trên máy tính hoặc trên thẻ nhớ USB.

Cân nhắc khi xuất thành tệp dữ liệu

Xuất tin nhắn email không xóa bản gốc. Những điều này cần phải được xóa riêng. Bạn nên xác minh rằng xuất đã hoạt động trước khi xóa bản gốc. Phải thêm tệp PST vào Outlook để xem email. Trong tab "Tệp", chọn "Thông tin" và "Cài đặt tài khoản." Sau đó nhấp vào tab "Tệp dữ liệu" và "Thêm." Sau khi xem email, bạn có thể xóa mục nhập tệp khỏi danh sách tệp dữ liệu và xóa thư mục khỏi danh sách thư mục.

Thông tin này áp dụng cho Outlook bằng email POP (loại phổ biến nhất cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ). Nó không áp dụng cho các văn phòng lớn hơn sử dụng dịch vụ Exchange Server hoặc IMAP.