Hệ thống giải ngân tiền mặt là gì?

Mỗi doanh nghiệp nhỏ cần một hệ thống giải ngân tiền mặt xử lý hiệu quả và an toàn các khoản thanh toán bằng tiền mặt của công ty. Các tài khoản phải trả, hoặc A / P, được liên kết chặt chẽ với các khoản giải ngân bằng tiền mặt và hầu hết các giao dịch được xử lý thông qua A / P khi thanh toán bằng tiền mặt được thực hiện. Tài liệu phù hợp là một phần của chức năng giải ngân tiền mặt hiệu quả và tất cả các khoản giải ngân tiền mặt phải được ghi lại trong hồ sơ tài chính của công ty. Sự hiện diện của kiểm soát nội bộ tốt rất quan trọng trong việc giải ngân tiền mặt và giúp đảm bảo rằng tiền mặt được thanh toán cho các giao dịch hợp pháp.

Chức năng phải trả

Chức năng A / P chịu trách nhiệm phê duyệt các khoản thanh toán cho các giao dịch của nhà cung cấp và chủ nợ của công ty. A / P chỉ chấp thuận giao dịch thanh toán khi tài liệu hỗ trợ tồn tại trên giao dịch. Vì A / P khớp với các giấy tờ cần thiết để phê duyệt giao dịch, tốt nhất là không ghi lại khoản thanh toán thực tế cho nhà cung cấp hoặc chủ nợ để ngăn chặn việc thanh toán các giao dịch gian lận hoặc không hợp lệ.

Tài liệu giao dịch

Hầu hết các khoản giải ngân tiền mặt là thanh toán hóa đơn. Ví dụ: khi hàng tồn kho được mua, giao dịch nên có hóa đơn, cùng với đơn đặt hàng và bằng chứng nhận hàng hóa, trước khi thanh toán cho giao dịch được thực hiện. Đối với một dịch vụ, hóa đơn nên tham khảo hợp đồng nêu chi tiết thỏa thuận công việc giữa các bên. Tài liệu bị thiếu có thể là dấu hiệu của một giao dịch không đầy đủ, chẳng hạn như không giao sản phẩm hoặc dịch vụ hoặc hoạt động gian lận.

Ghi giao dịch

Khi doanh nghiệp của bạn mua hoặc nhận một mặt hàng có giá trị với một mức giá cụ thể, nó được ghi lại dưới dạng tín dụng cho một khoản nợ hoặc tài khoản tiền mặt. Các giao dịch tín dụng được ghi nhận là các khoản nợ được thanh toán vào một ngày trong tương lai và, sau khi nhận được chứng từ cần thiết, nợ phải trả và tiền mặt được ghi có vào số tiền thanh toán. Việc ghi lại giao dịch trên hồ sơ tài chính được thực hiện bằng cách tạo ra séc hoặc thanh toán điện tử được phát hành cho nhà cung cấp.

Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ tốt trong giải ngân tiền mặt là rất quan trọng để ngăn ngừa mất tiền mặt. Tốt nhất, nhân viên A / P không nên chịu trách nhiệm giải ngân tiền mặt, để ngăn chặn việc thanh toán các giao dịch không hợp lệ. Việc phân chia nhiệm vụ này có thể bảo vệ tài khoản tiền mặt của bạn. Nếu doanh nghiệp của bạn quá nhỏ cho sự sắp xếp này, một nhân viên không liên quan đến A / P phải đối chiếu tài khoản ngân hàng của bạn mỗi tháng và thực hiện kiểm tra ngẫu nhiên các khoản thanh toán bằng tiền mặt để đánh giá xem các khoản thanh toán bằng tiền mặt có hợp lệ hay không.