Kỹ năng giao tiếp kinh doanh hiệu quả

Kỹ năng giao tiếp kinh doanh hiệu quả là rất quan trọng đối với các đồng nghiệp và tương tác khách hàng thành công. Cả người nói và người nghe đều chia sẻ trách nhiệm làm cho thông điệp rõ ràng, nhưng giao tiếp hiệu quả vượt xa khả năng nói và nghe đơn giản. Ngôn ngữ cơ thể, giọng nói, lựa chọn từ ngữ, làm rõ thông điệp và phong cách giao tiếp đều phát huy tác dụng, và có thể tạo ra sự khác biệt giữa thành công và thất bại trong các giao dịch và tương tác giữa các cá nhân.

Nói hiệu quả

Người nói phải học cách diễn đạt thông điệp của họ theo cách người nghe có thể hiểu, truyền tải nó theo cách phù hợp với chính thông điệp đó. Các vấn đề nghiêm trọng được đưa ra tốt nhất trong một giọng điệu nghiêm túc, nhưng liên quan đến phản ứng đã biết hoặc tiềm năng của người nghe. Phản ứng của người nghe đối với cả tin tốt hay xấu có thể được người nói kiểm soát trực tiếp, miễn là lựa chọn từ và phân phối được xem xét cẩn thận. Một phần của việc nói hiệu quả là hiểu người nghe của bạn và cách họ có thể phản ứng, hoặc truyền tải thông điệp của bạn theo cách chung chung nếu người nghe không biết.

Lắng nghe tích cực

Lắng nghe tích cực được thực hiện bởi cả người nói và người nghe trong giao tiếp hiệu quả. Lắng nghe tích cực từ phía người nghe liên quan đến giao tiếp bằng mắt, gật đầu, cử chỉ và nhận xét ngắn gọn để thể hiện sự hiểu biết. Về phía người nói, những cử chỉ và nhận xét này là manh mối cho phản ứng và sự hiểu biết của người nghe. Nếu người nghe có vẻ bối rối, người nói có thể đánh giá lại cách diễn đạt hoặc gửi thông điệp và người nghe phải tự mình đặt câu hỏi, xác thực những gì đang được nói và cung cấp đầu vào nếu cần thiết.

Hỏi những câu hỏi

Các câu hỏi của cả người nói và người nghe phải thuộc loại kết thúc mở - những câu hỏi không thể trả lời bằng có hoặc không. Các câu hỏi mở khuyến khích giao tiếp, đối thoại và hiểu biết thêm, và có thể giúp tất cả những người tham gia vào cuộc trò chuyện tiếp tục điều tra và làm rõ thông điệp.

Ngôn ngữ cơ thể

Nhận biết và giải mã ngôn ngữ cơ thể là cả một nghệ thuật và khoa học. Chuyển động mắt và tiếp xúc, lập trường, tư thế, nét mặt, bồn chồn và ngôn ngữ cơ thể khác đôi khi có thể đưa ra manh mối cho người nói và người nghe. Nếu giọng nói của người nói bình tĩnh nhưng nét mặt hoặc tư thế của anh ta thì căng thẳng, thông điệp có thể gây nhầm lẫn cho người nghe. Ngược lại, một người nghe fidget hoặc không giao tiếp bằng mắt có thể tạo cho người nói ấn tượng rằng người nghe đang chán hoặc không chú ý.

Phương thức giao tiếp

Trong thế giới kinh doanh hiện đại, mọi người giao tiếp bằng văn bản, điện thoại, email, thư từ và giao tiếp bằng lời nói. Trong giao tiếp hiệu quả, bạn phải chọn phương thức giao tiếp phù hợp nhất với thông điệp. Các doanh nhân là những người nói rõ ràng có thể không phải là nhà văn rõ ràng, vì vậy thông điệp trong email và thư từ đôi khi có thể bị hiểu sai. Điều tương tự cũng xảy ra đối với các nhà văn có thể tạo ra các thông tin liên lạc chi tiết ở dạng viết, nhưng bị nghẹt thở khi nói bằng lời nói. Học cách hùng hồn với tất cả các hình thức phương thức giao tiếp có thể không phải là nhiệm vụ dễ dàng nhất, nhưng người giao tiếp hiệu quả biết những hạn chế của cô ấy và chọn phương tiện để phù hợp với thông điệp.