Các yếu tố của dịch vụ khách hàng tuyệt vời

Đại diện dịch vụ khách hàng (CSR) lý tưởng thể hiện một số phẩm chất khiến cho những gì thường có thể là một trải nghiệm khó chịu khi giao dịch kết thúc với một người tiêu dùng hài lòng. Bởi vì con đường giao tiếp giữa các cá nhân này có thể khó khăn để điều động, dịch vụ khách hàng thành công sử dụng nhiều yếu tố tích cực để đạt được kết quả thành công này.

Kiên nhẫn

Cho dù trực tiếp, trực tuyến hoặc qua điện thoại, các giao thức dịch vụ khách hàng tuyệt vời được rút ra từ cùng một nơi, với sự kiên nhẫn đứng đầu danh sách. Bản chất của dịch vụ khách hàng là giúp mọi người khắc phục một vấn đề, vì vậy rất có thể cá nhân đó sẽ bị kích thích khi anh ta đạt được CSR. Đại học Tăng trưởng khuyên bạn nên giữ mát bằng cách hít thở sâu và chậm, dành một chút thời gian bằng cách giữ người tiêu dùng tức giận, lôi kéo một giám sát viên để xử lý những người gọi lạm dụng và nhớ rằng trong khi không phải là điều đúng đắn, khách hàng sẽ thất vọng và không CSR.

Khẩn trương

Các vấn đề nhanh hơn được giải quyết, khách hàng sẽ sớm hài lòng và trên đường đi. Một số vấn đề không thể được khắc phục bằng một liên hệ duy nhất, điều đó có nghĩa là đại diện dịch vụ khách hàng đã sẵn sàng để hoàn thành những gì có thể được thực hiện ở cấp đó và sau đó chuyển hướng đến bộ phận thích hợp để giải quyết thêm.

Lắng nghe

Nghệ thuật lắng nghe là một thành phần quan trọng của dịch vụ khách hàng tốt mà không phải lúc nào cũng tận dụng tối đa lợi thế của nó. Các vấn đề phải được hiểu trước khi chúng có thể được giải quyết, vì vậy CSR cải thiện đáng kể yếu tố giao tiếp bằng cách dành thời gian để tìm hiểu tất cả các khía cạnh của tình huống. Một cách tốt để đảm bảo tất cả các thông tin thích hợp đã được nghe chính xác, theo Giáo sư Emeritus Bill Huitt, là lặp lại các điểm chính để khách hàng xác nhận là chính xác. Ngoài ra, hãy nhìn vào mắt cá nhân khi mặt đối mặt để mang lại kết nối lớn hơn khi quan tâm đến việc lắng nghe.

Tích cực

Dịch vụ khách hàng có thể không phải là một lĩnh vực cho tất cả mọi người, nhưng những người nắm bắt nó như một sự phù hợp tốt nhận ra cách nói một số điều làm cho một sự khác biệt to lớn trong cách họ được nghe. Hệ thống học tập tác động khuyến nghị các từ văng theo cách sao cho thông điệp tích cực hơn. Ví dụ, CSR có thể chỉ đơn giản nói rằng sản phẩm được đặt hàng lại và không cung cấp hỗ trợ thêm, hoặc anh ta có thể giải thích nó hết hàng nhưng cũng đảm bảo người tiêu dùng sẽ nhận được sản phẩm khi có sẵn.