Ví dụ mua sổ cái

Sổ cái chung còn được gọi là sổ cái chính hoặc danh nghĩa, bởi vì nó giữ cả hai mặt của giao dịch nhập kép. Ngược lại, sổ cái mua hàng và bán hàng được gọi là sổ cái công ty con vì chúng không phải là một phần của hệ thống nhập kép. Trong khi sổ cái giữ các tài khoản "chung", chẳng hạn như bán hàng, mua hàng, tài sản cố định và tài khoản ngân hàng, sổ cái công ty con ghi lại các giao dịch của công ty với các nhà cung cấp hoặc khách hàng cá nhân. Có các sổ cái riêng biệt giúp dễ dàng hơn để xem số tiền còn nợ hoặc của mỗi doanh nghiệp mà công ty giao dịch.

Sách ngày

Bạn có thể thực hiện các mục trực tiếp vào sổ cái, nhưng thực hành kế toán tốt là ghi chúng đầu tiên vào một cuốn nhật ký hoặc sổ ngày, còn được gọi là một cuốn sách gốc. Mục đích của sổ ngày là liệt kê các hóa đơn, tín dụng, thanh toán và biên lai theo ngày, tên khách hàng hoặc nhà cung cấp, tài liệu tham khảo, loại bán hoặc cung cấp và số tiền. Trong một hệ thống kế toán thủ công, nhân viên sổ cái gửi bài định kỳ, thường là hàng tháng, tổng cộng từ sổ ngày đến sổ cái. Trong các hệ thống máy tính, việc đăng tải sổ cái chung được thực hiện tự động khi mỗi giao dịch được nhập.

Hóa đơn mua hàng

Khi một công ty thực hiện mua hàng bằng tín dụng, nhà cung cấp sẽ cung cấp hóa đơn được ghi trong sổ ngày mua hàng hoặc nhật ký mua hàng của công ty. Tổng số tiền được lập hóa đơn được nhập theo tên của nhà cung cấp, cùng với phân tích hoặc mã của loại cung ứng. Ví dụ: hóa đơn 500 đô la cho giấy in sẽ được phân tích vào tài khoản văn phòng phẩm sổ cái chung. Khi hóa đơn được đăng lên sổ cái, ghi $ 500 dưới dạng tín dụng vào tài khoản phải trả và ghi nợ vào tài khoản văn phòng phẩm, hoàn thành mục nhập kép. Ngoài ra, hãy đăng tổng số $ 500 vào tài khoản của nhà cung cấp trong sổ cái mua hàng của công ty con.

Tín dụng mua hàng

Nhà cung cấp có thể cấp tín dụng cho hàng hóa bị lỗi hoặc bị hư hỏng hoặc giao hàng không đầy đủ. Tín dụng có thể được nhập dưới dạng số tiền trong sổ ngày mua hàng hoặc trong một tạp chí tín dụng mua hàng riêng biệt. Ví dụ: nhà cung cấp giấy máy in phát hành khoản tín dụng 50 đô la cho giấy bị hỏng. Gửi $ 50 dưới dạng ghi nợ vào tài khoản phải trả và tín dụng vào tài khoản văn phòng phẩm. Ghi lại tín dụng vào sổ cái mua hàng như một khoản khấu trừ từ tài khoản của nhà cung cấp.

Thanh toán mua hàng

Thanh toán và biên lai được đăng đầu tiên vào sổ quỹ tiền mặt trước khi chuyển chúng vào sổ cái. Khi công ty thanh toán số dư 450 đô la do nhà cung cấp, hãy nhập số tiền đó vào bên thanh toán của sổ quỹ tiền mặt. Gửi số tiền thanh toán vào tín dụng của tài khoản ngân hàng và ghi nợ vào tài khoản phải trả trong sổ cái. Đồng thời ghi lại khoản thanh toán 450 đô la vào tài khoản của nhà cung cấp trong sổ cái mua hàng. Hiệu quả ròng của các giao dịch này là chi phí 450 đô la trong tài khoản văn phòng phẩm và thanh toán 450 đô la từ tài khoản ngân hàng trong sổ cái và số dư bằng không trên tài khoản của nhà cung cấp trong sổ cái mua hàng.