Ví dụ về kế hoạch dự phòng kinh doanh

Mỗi doanh nghiệp phụ thuộc vào một số "quà tặng" nhất định, bao gồm từ việc giữ chân nhân sự chủ chốt, cho đến lập kế hoạch khẩn cấp, cho đến các thỏa thuận tín dụng. Nhưng điều gì xảy ra khi một CEO tương đối trẻ bị giết trong một vụ tai nạn hoặc khi một trận động đất phá hủy trụ sở của công ty? Hoặc, khi một dòng tín dụng bị hủy bất ngờ? Thực tế có vô số điều có thể sai và ảnh hưởng tiêu cực đến một doanh nghiệp.

Thậm chí có những điều tốt bất ngờ có thể gây rối - một ví dụ kinh điển là doanh nghiệp nhỏ có được một hợp đồng lớn vượt xa khả năng hiện tại của công ty để thực hiện nó. Kế hoạch dự phòng đặt ra những gì sẽ xảy ra khi một hoặc nhiều sự kiện bất ngờ này xảy ra. Mỗi doanh nghiệp - dù lớn hay nhỏ - đều cần kế hoạch dự phòng riêng.

Các ví dụ sau đây liên quan đến cách các yêu cầu của SEC đối với các kế hoạch dự phòng có thể ảnh hưởng đến một doanh nghiệp.

Vấn đề là gì?

Mỗi kế hoạch dự phòng trả lời một câu hỏi về một vấn đề. Trong trường hợp này, SEC yêu cầu mỗi công ty Tư vấn đầu tư đã đăng ký phải có kế hoạch hồ sơ để đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể tiến lên và giao dịch công bằng với các nhà đầu tư khách hàng của mình trong trường hợp người đứng đầu công ty không có mặt do tử vong, bệnh nặng hoặc tai nạn . Câu hỏi đơn giản là: Công ty sẽ xử lý khách hàng như thế nào khi người đứng đầu công ty không có mặt?

Thông tin và dữ liệu sẵn có

Điều đầu tiên mà SEC yêu cầu là sẽ luôn có một số phương tiện để khách hàng có thể truy cập thông tin của họ trong tài khoản của công ty, quan trọng là hồ sơ nắm giữ cổ phần hiện tại của mỗi khách hàng, nhưng cũng là tài liệu cần thiết liên quan đến tư vấn thuế và kế hoạch nghỉ hưu. Kế hoạch dự phòng giải quyết nhu cầu này theo hai cách:

• Nó tuyên bố rằng tất cả thông tin khách hàng được lưu trữ trên máy tính chính của công ty và máy tính được sao lưu liên tục trên một ổ đĩa cục bộ riêng biệt và trên đám mây. Thông tin truy xuất cụ thể được cung cấp.

• Nó nói rằng hồ sơ của tất cả các nắm giữ của khách hàng cũng được lưu giữ tại môi giới nơi công ty thực hiện tất cả các giao dịch và mỗi khách hàng có quyền truy cập không hạn chế vào hồ sơ môi giới.

Gói sẵn có dữ liệu gồm hai bước này đảm bảo rằng nếu, tòa nhà của công ty bị phá hủy, thông tin vẫn có sẵn bên ngoài, cả cho công ty và, độc lập, cho khách hàng của công ty. Vì môi giới đại lý của công ty có nghĩa vụ sẵn có thông tin bắt buộc của SEC như công ty tư vấn, hồ sơ khách hàng lưu giữ tại môi giới cũng có sẵn tại một địa điểm bên ngoài được duy trì bởi môi giới. Do đó, hồ sơ khách hàng được lưu trữ và duy trì liên tục ít nhất bốn vị trí vật lý riêng biệt và trên đám mây.

Phương tiện giao tiếp thay thế giữa cố vấn và khách hàng

SEC cũng yêu cầu mỗi công ty phải có một phương tiện giao tiếp thay thế với khách hàng. Có sẵn phương tiện thay thế cho phép công ty tiếp tục xử lý tài khoản của khách hàng một cách kịp thời trong trường hợp thảm họa. Ngoài địa chỉ email và số điện thoại của công ty, công ty còn duy trì hộp thư ở một thành phố khác và định kỳ nhắc nhở từng khách hàng của mình về địa chỉ thay thế đó. Người đứng đầu công ty cũng có một tài khoản điện thoại di động chuyên dụng tách biệt với tài khoản điện thoại doanh nghiệp của công ty hoặc số di động cá nhân của anh ấy và đảm bảo rằng mọi khách hàng đều biết số độc lập đó.

Truyền thông thay thế giữa cố vấn và nhân viên

Trong công ty nhỏ này, chỉ có hiệu trưởng có quyền giao dịch thay mặt cho khách hàng của mình; do đó, một phương tiện liên lạc khác giữa cố vấn chính và một nhân viên văn thư không cần thiết để đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể tiếp tục mà không bị gián đoạn. Nếu công ty có nhiều cố vấn đã đăng ký xử lý tài khoản khách hàng, giao tiếp thay thế có nghĩa tương tự như các yêu cầu cho cố vấn chính sẽ được yêu cầu và tại chỗ.

Yêu cầu báo cáo theo quy định

Bởi vì hồ sơ kinh doanh được lưu trữ ở nhiều hơn một vị trí thực tế và cũng được lưu trữ trên đám mây, nơi chúng có sẵn bất kể vị trí của cố vấn. Miễn là cố vấn có sức khỏe hợp lý và đầu óc tỉnh táo, không có thảm họa hoặc trường hợp khẩn cấp nào có thể cản trở các nghĩa vụ báo cáo theo quy định và thỉnh thoảng của công ty.

Nếu cố vấn bị bệnh nặng, chết hoặc không có đầu óc, vợ của cố vấn - một chuyên gia tiếp thị giỏi - sẽ có hướng dẫn để thông báo cho khách hàng, tất cả những người này đều biết cá nhân cô. Cô cũng được hướng dẫn cách chấm dứt hoạt động kinh doanh như một tổ chức đã đăng ký, với thông báo cho SEC. Tại thời điểm đó, doanh nghiệp sẽ ngừng hoạt động và khách hàng sẽ chịu trách nhiệm về tài khoản của chính họ với sự gián đoạn tối thiểu.

Truy cập vào các quỹ trong trường hợp chấm dứt công ty

Khách hàng có quyền truy cập liên tục và không bị cản trở vào các quỹ và hồ sơ mọi lúc thông qua nhà môi giới đại lý của công ty.

Takeaway cho tất cả các loại kế hoạch dự phòng

Kế hoạch dự phòng đặc biệt này cho một dịch vụ tư vấn đầu tư nhỏ đã đăng ký cung cấp thông tin tốt về kế hoạch dự phòng nói chung:

• Mọi kế hoạch dự phòng bắt nguồn từ câu trả lời cho một câu hỏi cụ thể, ở đây: "Những biện pháp bảo vệ nào tồn tại để tiếp tục hoặc chấm dứt dịch vụ này trong trường hợp cố vấn chính không thể đưa doanh nghiệp tiến lên?"

• Mỗi kế hoạch dự phòng cung cấp các giải pháp cụ thể cho một hoặc nhiều vấn đề cụ thể .
• Kế hoạch đề cập đến cách công ty phản ứng nội bộ với sự kiện và cũng như cách công ty phản ứng với sự kiện bên ngoài.
• Các kế hoạch dự phòng toàn diện hơn có thể bao gồm một số kế hoạch cụ thể khác nhau như kế hoạch trong ví dụ, mỗi kế hoạch giải quyết một cuộc khủng hoảng cụ thể hoặc một sự kiện bất ngờ.

Kế hoạch đặc biệt này giải quyết hai vấn đề phổ biến đối với nhiều kế hoạch dự phòng: mất dữ liệu và mất khả năng lãnh đạo. Các vấn đề khác kế hoạch dự phòng thường giải quyết là:

• thiên tai (cũng tiềm ẩn trong ví dụ)
• Các mối đe dọa an toàn công cộng, thương tích của nhân viên và khách hàng và tai nạn tại nơi làm việc nói chung
• quản lý sai, cố ý hoặc vô ý
• lập kế hoạch đáp ứng cho các vấn đề trách nhiệm sản phẩm cụ thể.