Làm thế nào để tài liệu đào tạo phá hủy

Bất kể bạn đang kinh doanh ngành hàng nào, bạn cần thiết lập các quy trình hủy dữ liệu phù hợp. Chỉ cần vứt dữ liệu nhạy cảm của bạn ra thùng rác có thể khiến công ty của bạn và nhân viên của bạn mở cửa cho hành vi trộm cắp danh tính. Tất cả các công ty, bất kể họ làm gì hay có bao nhiêu công nhân, cần phải thiết lập các hướng dẫn rõ ràng để xử lý và hủy dữ liệu nhạy cảm, và các công ty đó cần phát triển một kế hoạch đào tạo hủy dữ liệu cho tất cả nhân viên.

Đánh dấu tất cả các thùng hủy tài liệu rõ ràng để tất cả nhân viên sẽ biết cách và nơi xử lý các giấy tờ nhạy cảm và dữ liệu khác. Nếu các thùng khác nhau được sử dụng cho các loại mặt hàng khác nhau (ví dụ: giấy, thẻ, CD), hãy chắc chắn rằng mỗi thùng được đánh dấu rõ ràng với loại dữ liệu được sử dụng.

Đặt thùng hủy tài liệu trong mỗi bộ phận và đảm bảo rằng tất cả nhân viên có thể dễ dàng truy cập. Nếu thùng rác không được đặt ở vị trí thuận tiện, việc tuân thủ có thể khó khăn hơn.

Đặt áp phích đầy màu sắc và bắt mắt gần mọi thùng rác và trong các khu vực chung nơi nhân viên sẽ nhìn thấy chúng. Điều này sẽ nâng cao nhận thức về các thùng và tầm quan trọng của việc sử dụng chúng ngay cả trước khi buổi tập huấn được tổ chức.

Chuẩn bị các bản phát hành đơn giản cho mỗi công nhân chi tiết loại tài liệu nào tuân theo chính sách hủy dữ liệu và loại nào không. Cung cấp các ví dụ rõ ràng về dữ liệu có thể có khả năng nhạy cảm hoặc bí mật, như dữ liệu bán hàng, biên lai và hồ sơ bệnh nhân.

Cung cấp các ví dụ về các mục không phải là giấy tuân theo chính sách hủy dữ liệu, như đĩa hoặc ổ cứng máy tính. Hãy chắc chắn rằng nhân viên biết cách vứt bỏ những món đồ đó đúng cách.