Cách tạo điều kiện cho một đội

Tạo điều kiện cho nhóm là nghệ thuật nhiều hơn khoa học. Người hỗ trợ hiệu quả sở hữu những phẩm chất và đặc điểm như tính khách quan, giải quyết vấn đề tốt, ra quyết định, quản lý nhóm và kỹ năng giao tiếp rất khó đo lường về mặt định lượng. Quá trình tạo thuận lợi xác định cách các thành viên trong nhóm trong doanh nghiệp nhỏ của bạn tương tác với nhau và với toàn bộ nhóm, cũng như cách họ đưa ra quyết định, giải quyết vấn đề và quản lý xung đột với tư cách là một nhóm.

Biết trách nhiệm của bạn

Một viễn cảnh thuận lợi là một quá trình tốt sẽ tạo ra một kết quả tốt. Viễn cảnh này có nghĩa là vai trò của người điều phối nhóm tập trung nhiều hơn vào các cuộc họp nhóm và về cách các nhóm làm việc cùng nhau trong các cuộc họp hơn là về một sản phẩm hoặc kết quả công việc cụ thể. Trách nhiệm tập trung vào việc thiết kế và lên kế hoạch cho các cuộc họp nhóm, hướng dẫn cuộc họp khi nó tiến triển và đảm bảo có sự tham gia hiệu quả và tích cực. Khi cuộc họp kết thúc, người điều phối vẫn có trách nhiệm đảm bảo biên bản cuộc họp, bao gồm kết quả, hành động và câu hỏi được ghi lại đúng cách và mọi theo dõi cần thiết đều được xử lý hiệu quả trước cuộc họp dự kiến ​​tiếp theo.

Tạo một chương trình nghị sự

Bắt đầu bằng cách tạo ra một chương trình họp chi tiết xác định rõ mục đích của cuộc họp và vạch ra các mục tiêu của cuộc họp. Phân phối chương trình nghị sự một vài ngày trước cuộc họp để người tham dự biết những gì mong đợi và có thời gian để chuẩn bị. Chi tiết hơn bạn bao gồm chương trình nghị sự hữu ích hơn sẽ là một công cụ hỗ trợ. Ví dụ, một chương trình nghị sự có thể đảm bảo cuộc họp không diễn ra trong thời gian quy định của họ, giữ cho người tham gia tập trung, tăng sự tham gia của cuộc họp và loại bỏ khả năng cho bất kỳ lý do nào khi người tham gia có thể giao hàng.

Đặt quy tắc nền phù hợp

Các quy tắc nền tảng rõ ràng, được xác định rõ ràng là rất quan trọng để đảm bảo không khí cuộc họp được lịch sự và tôn trọng, đặc biệt nếu bạn mong đợi một cuộc tranh luận sôi nổi sẽ xảy ra. Bắt đầu cuộc họp bằng cách cho phép mọi người tham gia thiết lập các quy tắc cơ bản tập trung, ví dụ, về sự tham gia và giá trị của các ý kiến ​​khác nhau. Bao gồm một quy tắc nền tảng bảo mật và một danh sách những gì sẽ không được dung thứ khi các ý kiến ​​xung đột và những người tham gia không đồng ý, chẳng hạn như đặt ra, gọi tên hoặc tấn công cá nhân. Ghi lại và hiển thị các quy tắc nền tảng trong suốt cuộc họp ở một vị trí dễ thấy.

Quan sát và can thiệp

Theo dõi các cuộc họp nhóm và tập trung vào các mục tiêu cuộc họp bằng cách quan sát những gì đang diễn ra và can thiệp khi cần thiết. Ví dụ: can thiệp khi một hoặc hai người tham gia dường như đang kiểm soát cuộc thảo luận bằng cách hướng câu hỏi về phía người tham gia không hoạt động. Khuyến khích sự tham gia chung bằng cách đặt câu hỏi mở khuyến khích thảo luận và giao tiếp cởi mở, chu đáo. Hãy thẳng thắn và thẳng thắn khi các cuộc thảo luận bắt đầu đi lệch hướng bằng cách nhắc nhở nhóm chủ đề ban đầu được đưa ra để thảo luận. Đề nghị lên lịch một cuộc họp khác để thảo luận về chủ đề mới hoặc cho nhóm biết bạn sẽ đưa nó vào chương trình nghị sự cho cuộc họp được lên lịch thường xuyên tiếp theo.