Cách ghi lại hệ thống doanh thu

Hệ thống doanh thu đề cập đến cách một công ty tạo thu nhập và cách công ty đi qua hệ thống kế toán của công ty. Một bộ phận kế toán cung cấp các chính sách và thủ tục cũng như các tài liệu mô tả chức năng hệ thống và các yêu cầu của nó để bảo trì. Giữ các hồ sơ này trong tay giúp kế toán dễ dàng khi họ có câu hỏi hoặc khi tuyển dụng mới cần phải hiểu quy trình.

1.

Phác thảo các thành phần riêng lẻ của hệ thống doanh thu cho công ty. Chúng có thể bao gồm tạo hóa đơn, xác định tùy chọn chuyển tiền, xử lý thanh toán, thanh toán tiền gửi, tiến hành đối chiếu ngân hàng, tạo điều kiện ghi nhận doanh thu trong hệ thống kế toán, xử lý tín dụng và chiết khấu, thiết lập thủ tục kiểm toán và kiểm soát nội bộ, quản lý các khoản phải thu và hơn thế nữa. Tạo một biểu đồ dòng mô tả tổng quan về các bước riêng lẻ của hệ thống doanh thu để đưa vào tài liệu. Biểu đồ dòng chảy giúp trực quan hóa quá trình.

2.

Viết lên từng bước của biểu đồ dòng chảy trên trang của chính nó, cung cấp chi tiết các bước riêng lẻ. Ví dụ: phác thảo các bước và quy trình tạo hóa đơn mang lại doanh thu cho công ty. Cung cấp hướng dẫn từng bước để tạo hóa đơn của công ty, bao gồm ảnh chụp màn hình của hệ thống kế toán, quy trình gửi thư hoặc gửi hóa đơn cho khách hàng và các bước để gửi hóa đơn sau khi gửi. Không để lại gì. Làm điều này cho từng khía cạnh của hệ thống doanh thu.

3.

Chi tiết các bước cần thiết để xử lý séc nhận được để thanh toán. Bao gồm các quy trình xử lý các khoản thanh toán so với hóa đơn trong hệ thống và bao gồm các hướng dẫn để tạo tiền gửi ngân hàng.

4.

Hiển thị trong tài liệu hệ thống doanh thu cách xử lý giảm giá hoặc tín dụng đối với hóa đơn để đảm bảo số tiền phù hợp được ghi lại trong hệ thống. Bao gồm tài liệu về cách giữ bản sao lưu của các giao dịch được ghi lại.

5.

Viết hướng dẫn về đối chiếu các khoản thanh toán được thực hiện đối với sao kê ngân hàng cũng như truy cập tài khoản ngân hàng trực tuyến để xác minh.

6.

Mô tả quy trình xử lý các khoản nợ xấu hoặc hóa đơn bị xóa vì chúng không được thanh toán. Điều này có thể bao gồm các hướng dẫn gửi hóa đơn đến các bộ sưu tập, nếu đó là một phần của chính sách của công ty.

7.

Xem lại tất cả các tài liệu để xác minh tất cả mọi thứ được bảo hiểm. Tài liệu hệ thống doanh thu khác nhau theo công ty và phải bao gồm tất cả các chính sách và quy trình để xử lý doanh thu. Điều này có thể bao gồm các chức danh của các vị trí xử lý các chức năng cụ thể, kiểm soát nội bộ và hơn thế nữa.

Những điều cần thiết

• Phần mềm biểu đồ dòng chảy