Ví dụ về các vấn đề kế toán với tài khoản T

Kế toán T là một phương pháp được sử dụng bởi kế toán viên và kế toán viên lấy tên từ hình chữ T được hình thành bởi hai cột được sử dụng để ghi lại các mục. Còn được gọi là kế toán kép, kế toán T cung cấp một trợ giúp trực quan để xem các khoản nợ và tín dụng ảnh hưởng đến các tài khoản trong sổ cái như thế nào. Mặc dù các chương trình kế toán đã làm cho mục nhập dữ liệu tài khoản T trở nên lỗi thời, hầu hết các chương trình tạo lại các mục nhập kép trong phần mềm và tạo báo cáo theo định dạng quen thuộc này.

Nguyên tắc nhập dữ liệu tài khoản T

Trước khi phần mềm máy tính trở thành chuẩn mực cho kế toán và kế toán, doanh nghiệp đã được theo dõi bằng cách viết nhật ký viết tay bằng tài khoản T. Mỗi tài khoản được liệt kê các khoản ghi nợ và tín dụng, ở bên trái và bên phải của trang tài khoản T, tương ứng. Mỗi giao dịch được nhập hai lần, một lần là ghi nợ và một lần là tín dụng, trong hai tài khoản. Điều này cung cấp một cách dễ dàng để kiểm tra lỗi, vì tổng các khoản ghi nợ sẽ khớp với tổng số tín dụng. Khi một tạp chí không cân bằng theo cách này, vấn đề có thể được tìm thấy và sửa chữa trước khi đăng vào sổ cái.

Số dư dùng thử

Quá trình kiểm tra từng tài khoản T để biết số dư nợ và tín dụng được gọi là số dư dùng thử. Bất kỳ lỗi nào được tìm thấy ở giai đoạn này đều được sửa chữa, sau khi số dư dùng thử vượt qua, giai đoạn kế toán kết thúc và dữ liệu bước vào giai đoạn kế toán, nơi nó được điều chỉnh và tổ chức thành các báo cáo. Chức năng cân bằng thử nghiệm phần lớn được xử lý bởi phần mềm. Nhân viên kế toán nhập một giao dịch một lần và phần mềm kế toán xử lý phần nhập kép trong mã của nó. Nếu phần mềm được thiết lập đúng cho một doanh nghiệp, số dư dùng thử sẽ luôn ở trạng thái cân bằng.

Lỗi về nguyên tắc

Lỗi về nguyên tắc là một vấn đề được tạo ra khi các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung không được tuân theo hoặc áp dụng không chính xác cho tài khoản T. Một ví dụ về lỗi nguyên tắc có thể coi việc mua thiết bị là chi phí thay vì chi phí vốn hoặc ghi nhận mức lương của nhân viên hành chính là lao động trực tiếp trong môi trường sản xuất. Mặc dù các lỗi thuộc loại này sẽ không gây ra số dư dùng thử hoặc các lỗi toán học khác, những lỗi này sẽ ảnh hưởng đến việc phân bổ các khoản nợ và tín dụng và có thể gây ra các báo cáo không chính xác.

Lỗi của Ủy ban

Lỗi hoa hồng đề cập đến dữ liệu tài khoản T được ghi lại không chính xác. Điều này có thể bao gồm các vấn đề đơn giản như bỏ đi số 0 hoặc đọc sai số viết tay. Các mục nhập có thể được thực hiện cho các tài khoản chính xác nhưng với số tiền ghi nợ và tín dụng bị đảo ngược. Lỗi chuyển vị xảy ra khi các số bị đảo ngược, chẳng hạn như 31 được nhập là 13. Nếu số tiền không cân bằng chia hết cho chín, rất có thể có lỗi chuyển vị, vì chênh lệch của hai số được chuyển đổi luôn chia hết cho chín.

Lỗi thiếu sót

Khi một giao dịch được ghi lại một phần hoặc hoàn toàn bị thiếu, đó là một lỗi thiếu sót. Ví dụ bao gồm các điều chỉnh hoặc tính toán hoặc giao dịch bị quên đơn giản. Thiếu sót một phần có thể hiển thị trong các thủ tục số dư dùng thử trên tài khoản T. Thiếu sót hoàn toàn có thể khó xác định bằng cách sử dụng tài khoản T.