Cách tốt nhất để lưu các hình thức phát hành

Các hình thức phát hành là cần thiết cho các doanh nghiệp cần giải phóng trách nhiệm pháp lý từ những người đang sử dụng dịch vụ của họ, chẳng hạn như các công ty nhảy bungee hoặc các công ty sản xuất phim có thể đưa chúng vào máy ảnh. Lưu trữ các hình thức phát hành này rất quan trọng trong trường hợp một vấn đề pháp lý xuất hiện liên quan đến một trong những người đó.

Tạo bản sao

Tạo bản sao của mỗi hình thức phát hành đã ký nên được thực hiện và lưu trữ ở hai nơi riêng biệt. Bằng cách này, bạn không chỉ có một bản sao lưu mà còn có khả năng chống cháy hoặc một thảm họa khác. Những bản sao này phải được đục lỗ và đưa vào các chất kết dính ba vòng nặng để chúng được bảo vệ chống hao mòn. Chúng cũng nên được dán nhãn rõ ràng để chất kết dính không bị lạc giữa các chất kết dính dạng phát hành khác.

Quét và lưu trữ

Mỗi hình thức cũng có thể được quét và lưu trữ trong ổ cứng trên máy tính hoặc trên máy chủ FTP. Mặc dù quá trình quét có thể mất một chút thời gian - mặc dù có những máy quét có thể quét nhiều mẩu giấy cùng một lúc - sẽ rất đáng để có những thứ này ở dạng điện tử để bảo vệ thêm. Bằng cách này, chúng sẽ dễ dàng tổ chức trên máy tính của bạn hơn, vì bạn có thể chỉ cần gắn nhãn các tệp và liệt kê chúng theo bảng chữ cái.

Khóa trong kho

Tất cả các hình thức phát hành nên được sao chép và bảo vệ ở một nơi, chẳng hạn như ngân hàng hoặc khu vực lưu trữ có độ an toàn cao. Thuê không gian lưu trữ có thể tốn kém, nhưng có thể là một ý tưởng tốt cho một công ty có các tệp rộng lớn, chẳng hạn như một công ty luật.